律师函的几个实务问题

导语
在律师实务中，起草、寄发律师函是最习以为常的事项。在安排助理起草了几份律师函，也审读了多份外所律师寄发给顾问单位的律师函，及至不久前，网上流传的演员蔡徐坤委托上海两家律师事务所律师所发的律师函引发众多揶揄和质疑后，发现其中的问题并非少数。怀着对律师函实务问题的有关探究，经由百度检索，竟然也少有关于律师函起草、制作和寄发的相关论述。通过律师函，可以看到律师对于事实、证据及法律关系理解和把握，也可从中窥探律师的功力到底几何。由此，一方面有必要对律师函的一些实务问题加以阐释，另一方面也经由此文分享我们的一些做法，并希望能够有所助益
一 、洽谈过程：深入了解和掌握有关事实和信息
或许有人因为律师函相对比较简单，只要意思简单明了，及时按照委托期限予以寄发，就万事大吉了。故此，在律师函接洽过程中，可能一些律师也不是特别在意。因为简单，所以就非常容易掉以轻心。一些人可能以为，不就发个律师函，根本用不着想，只需要把委托人的有关诉求了解清楚就可以了；一些人则可能以为，律师函都有通用版本，按照不同的法律关系填报就能八九不离十。正是因为有此种心态，在律师函的洽谈过程中，就缺少了那种案件洽谈过程的严谨与仔细。事实上，律师函接洽过程同样马虎不得，也需要与任何其他律师实务一般严守精细化操作的规程。
在律师函委托洽谈过程中，根据实务经验，为了在洽谈过程中勾勒律师函的概貌，应该明确以下事项：
其一，当事人陈述的事实。律师函的起草，也需要以事实为根据。这个事实，在委托洽谈的过程中，即是当事人的陈述。作为律师，要引导当事人将有关事实尽可能完整清晰地陈述出来。有一些事实是比较简单的，比如简单的民间借贷、货款催收、业务办理、为或者不为一定的行为等等；而在一些时候，可能发函的事实比较复杂，比如涉及多名股东之间的纠纷事宜、涉及人数众多的遗产处理、涉及人数多范围广的经销代理行为等。律师通过认真听取当事人陈述，要对事实的真实性、复杂性、完整程度有一个基本判断。在听取当事人事实陈述的过程中，要重点将“事实的主要构成”记录清楚。什么是“事实的主要构成”？简言之，就是能够基本呈现一项或多项事实的主要元素，这些元素涵盖“什么人、什么时间、什么地点、什么事情、什么结果”。把这些元素抽离出来，就能够基本判定当事人所陈述事实的真实性了。
其二，仔细审查当事人能够提供的证据。在当事人陈述事实的过程中，究竟有哪些证据作为支撑，是律师应该加以注意的问题。比如在洽谈催款的律师函时，要分清楚究竟是基于何种法律关系，到底是借款、货款、预付款、退款或其他，到底是基于何种基础事实而产生纠纷等。对于当事人提供的证据，律师有必要进行真实性辨别。一方面要清楚已有的证据能否证明当事人所陈述的事实，一方面也有必要基本确认这些证据是真实的。在一些实务案例中，当事人的证据可能不足以证实相关事实，此种时候，尤其需要甄别当事人陈述的真实性。在一些法律实务当中，可能当事人手中并没有相应证据，比如买卖纠纷没有合同、没有转款支付凭证、没有相应的票据等等。此种时候，就有必要由律师根据经验作出判断。
其三，确定发函对象。律师函发给谁，是非常重要的，既要避免发给不相关主体，也要避免遗漏了相关主体。值得注意的是，这并不是一个随意的问题。在一般的法律关系中，发函对象是相对明确的，但在一些特殊的情形之下，深有斟酌的必要。在合并出借的借贷案例中，A和B以共同出借方式将钱借给C，借条仅显示B的名字；B与A有过共同出借的意思表示，但C可能并不完全知情；如果最终债务人不能及时还款，A要向C发函，就会有一些事实和法律上的羁绊存在。此时，律师接受A的委托发函，就需要仔细斟酌，到底是敦促B向C催债还是直接向C发函催债。两者之间是基于不同法律关系，且也是有着不同证据要求。在确定了发函对象之后，还需要详细了解一下发函对象的地址、电话、邮箱等，以确保对方能够及时收到律师函。如果当事人不能提供相应信息，则也需要尽可能多地了解对方的有关信息，以在向公安机关调取身份信息时能够予以识别。
二、内容与形式：经验、逻辑与法律论证完美结合
律师函起草究竟有没有一定的技巧和规范？律师函内容应该呈现怎样的逻辑结构？这是很多律师没有加以注意的问题。正因如此，即使是许多资深律师起草的律师函，要么让人无所适从，要么显得咄咄逼人。前文述及的关于蔡徐坤的律师函，就存在类似问题。律师函尽管并无明确的规范要求，也没有明确的内容结构标准，但是，基于律师业务精细化操作，作为一类重要的实务文书，律师函在内容上无疑应该有相应的标准。
1. 发函权限问题。这是在起草律师函的时候，首先应该表明的问题。通常的表述如下：“某某律师事务所某某律师接受某某的委托，就委托人与贵方之间的某某事宜，致函如下”。其后，就是关于正文的表达。这种阐述，的确已经基本表明了发函的权限问题。但是，从另外一个层面，我们也需要思考，怎样在表述权限的同时，呈现律师在文书之外的工作内容，从而能够更加夯实发函的基础？故此，我们建议，在这种权限表达的同时，有必要加上律师对相应事实、证据、法律关系进行审查和论证的相关内容。关于这一点的表述，可以表述为“本律师经过认真听取当事人陈述，核实了当事人的有关证据材料，进行了严谨的法律分析”。
2. 论证逻辑与结构。任何一项法律实务，都内含有特定的论证逻辑。律师函作为法律文书，从文字里面呈现出来的内容，既能够反映律师的水平和功底，也能够呈现律师对措辞精准拿捏的程度，还能够反映出律师处理实务的思维逻辑。根据我们的实务经验，这种论证逻辑，在结构上可以有多种方式，比较常见的如下：（1）事实陈述+法律关系甄别+权利申张+履行期待+不利后果。此种论证理论和逻辑结构，是相对比较完善的律师函逻辑结构。需要特别指出的是，这里的事实陈述，是经过律师初步认定的事实，既不能完全等同于当事人陈述的事实，也有别于经过互相质证的法律真实，而是在初步确认真实性的基础上所认定或者推定的事实。之所以用“推定”，是因为在许多时候，可能当事人提供的相应证据并不充分，或者说本就希望通过律师函的方式能够补强证据不足。应该注意的是，我们在这里并未十分强调关于证据的援用，并且也不强调将证据的罗列和陈述作为律师函的内容。（2）法律关系甄别（事实陈述）+权利申张+不利后果。在一些情形之下，尤其是权利义务相对清楚、法律关系相对简单的案例，对法律关系的甄别往往结合事实进行陈述。比如，在有关合同纠纷的律师函中，关于合同是否成立、是否生效、是否违约等内容的陈述，往往会结合相应的事实予以展开；又比如，在取回特定物件的纠纷中，肯定也涉及动产交付的过程、时间、地点以及基础法律关系。因此，在进行法律分析的同时，已经是结合了有关事实陈述。（3）事实陈述+权利申张+不利后果。将法律关系的甄别与权利申张的内容结合起来，也是律师函常见的阐述方式。在完成了对基本事实的陈述后，律师以法律作为依凭向对方当事人主张权益，是非常合理的。但是，这种逻辑结构并非能够适用所有的律师函。原因在于，律师应该清楚，并非当事人的所有诉求都有充足的法律依据；对那些没有法律依据的诉求，超出法律范围的诉求，在律师函中，律师也有必要尊重当事人的意思表示。比如，在没有借条的借贷中，明明没有证据表明需要支付利息，但当事人表示需要支付利息，此时利息的法律依据就不是十分充分。那么，律师在函件表述的时候，基于委托人的利益，当然可以根据当事人的要求予以主张，只不过在起草律师函的时候需要依循不同的论证路径。
不利后果陈述问题。大多数律师在发函的时候，都会涵盖不利后果的问题。这种做法的好处是，希望对方当事人能够在明确不利后果的情形之下能够及时履行相应义务，从而实现委托人的权益。但是，不利后果的陈述，并非律师函所必需。在很多时候，律师也需要考虑对方当事人的感受和承担意愿，一些当事人可能对于这种不利后果是非常反感的。在催付抚养费的律师函中，我们觉得，就应该少一些关于不利后果的表述。在某些情形中，不涵盖不利后果的相关内容，也能如期实现当事人的合法权益。律师在处理实务的时候，有时候需要加以甄别许多法律之外的因素，这样才能更好地撰写出漂亮的法律文书，律师函也是如此。尽管，从前述的内容结构而言，我们几乎在每种常见律师函结构中都提到了不利后果的陈述问题，但在实际操作的时候，我们仍然希望律师能够慎重斟酌。
三、措辞表达：有理有节，精准到位，彰显文风
律师函的语言风格问题，是值得引起重视的。有的律师函逻辑不清，全文看下来，不知所云；有的律师函标新立异，主旨不明；有的律师函平淡无奇，该说的着墨不多，不该说的长篇大论；有的律师函语言咄咄逼人，几近恫吓；有的律师函事实不清、法律关系不明……等等，一封律师函，看起来并不是十分重要，但基本能够呈现律师的文字功底、法律功底、处理实务的功底。因此，对于律师函的文字风格，我们认为有必要专门作为一个问题加以阐释。
那么，从律师函措辞而言，一份律师函在语言表述或者说语言风格上应该遵循怎样的基本规则？应该从哪些方面努力，以进一步提升律师的文字水平？我们认为，一份高妙的律师函，在语词的表达上，应该从以下方面予以完善：
1.多一些客观，多一些精准。尽管律师在接受了委托人的委托之后，应该在法律范围内尽可能谋求当事人的合法权益，但在律师函中，律师也可以维护和主张当事人不违法的权益。这是律师函与司法诉讼程序最大的差异所在。但是，这并不意味着律师函可以凭空起草，恰恰相反，律师函依然需要依循当事人之间的事实关系。因此，就表述而言，对于律师函，要尽可能客观地陈述有关事实和证据，并以这些事实和证据为基础，向对方当事人主张权益。我们所说的客观，也就是律师基于现有事实和证据对基础事实和基础法律关系的陈述和表达。这种陈述和表达，本质上是梳理和提升当事人陈述，并切换为法律上的语言和表达。这种客观，一方面是基于当事人的陈述和证据，一方面也需要剔除律师自身的情感和偏好，从而尽可能呈现事实关系的客观性。精准表达不仅仅是一个原则和要求，而是能够通过文字和语言予以检验。这种精准表达涵盖对事实的表达、证据分析的精准，精准拿捏其中所涉及的法律关系。语言是有比较大的张力和空间的，律师的表述，要尽可能减少语言的这种张力和空间。在律师函的起草中，少一些模棱两可，少一些含糊其辞，看起来简单明了、浅白易懂，就是精准的涵义所在。
2.条分缕析，有理有节。分析的逻辑和思路，需要通过语言来展现。律师函看起来属于一般法律文书，但高水准的律师函也不多见。一份高水准的律师函，应该是在事实铺陈、证据采信与分析、法律关系解剖等方面都条理分明。无论是单独解构事实，还是事实与证据交相陈述，抑或是事实、证据、法律规则相伴而行，都有着清晰的条理和逻辑。事实上，在绝大多数法律实务中，这种逻辑和条理是非常明确的。在一些复杂事例中，这种条分缕析尤为重要。因此，在起草律师函之前，我们建议，应该先有一个初步思路，然后依据这个思路将有关事实、证据和法律关系嵌入其中。律师函的条分缕析，不应该通过许多夸大其词来呈现，也不应该通过众多的虚拟、比喻来链接。律师函中做到理据充分，无疑是非常必要的。值得注意的是，在许多事例中，律师函的目的即在于创设证据，此时的论述，就需要更加偏重于法律规则的阐释和解析了。
3.少一些情绪，少一些空洞，少一些恫吓。律师函要少一些情绪性的语言，即使是当事人要求，律师也要巧妙地通过文字予以处理。律师始终应该清楚的是，律师函不是为了激发矛盾，而是为了解决矛盾。毕竟，律师函不同于泼妇骂街，要更多地在于说理，而不是代表当事人宣泄情绪。有一些律师函非常空洞，造成空洞的原因，一方面在于对事实、证据和法律关系把握不够；另一方面也在于语言运用缺乏条理和灵动，读起来索然寡味。经常在一些律师函当中看到，“如果不……，则如何如何”的恫吓式表达，这也是应该尽可能加以避免的。
律师的文书，粗看起来是一种表达，背后则潜藏着律师的涵养、文风与处理实务的综合水准，一字一句都应该严谨。如此，才是一个优秀律师所应有的风貌。
四、覆水难收：几个不可忽视的细节
在律师函起草完之后，依然有一些细节值得重视。这些细节，如果不加以注意，很有可能诱发一些不必要的纠纷，甚至可能无法实现当事人的发函目的。总结实务的经验，在寄发律师函的过程中，有必要注意以下细节：
首先，应该仔细检查、核实。这种检查并非针对全部内容，而是围绕一些细节。诸如：名字、名称是否准确，数字金额是否一致，户名、账号是否清楚无误，援用的法律依据是否为最新的条文，编号、序号是否连贯等等。在我们经办的实务中，曾经出现过律师将发函对象弄错、名字出现笔误等招致相关当事人投诉，事情虽然不大，但也的确是不应该发生的失误。
其次，快递单填写有技巧。快递单的填写一定要注意技巧，要将律师自身的证据意识贯穿到其中。最好的方式，在快递单上即表明为律师函，并且一定要在寄件人处签名并写下日期。作为申张权利或者告知事项的律师函，在许多时候能够起到中断时效、表明时限等作用，日期的标注是非常重要的。
再次，拍照作为证据留存。在发函的时候，高明的律师会拍摄一张照片，以证明寄发了律师函。之所以这样做，一方面是因为律师可以凭此向委托人证明，已经履行了发函事项；另一方面也可以在未来可能发生的诉讼中作为证据，以应对对方当事人“没有收到律师函”的狡辩。这种照片怎么拍，实际上也可看出律师的证据意识。在我们的经验中，都是要求助理将文件的半入快递袋、并结合已经张贴的快递单一起拍照。这样做能以非常直观的方式证明：其一，已经寄发了函件；其二，所寄发的函件确为律师函。这对于主要以中断时效为目的律师函的意义，尤为重要。