协作效率极高的团队都做了些什么？

编者按
律师的协作是特别的，需要极为细致，容不得细节的误差，因为误差将损耗律师的时间和专业性，就是在大幅度提高律师的成本。如何做好律师之间的信息互通，这个难题困扰了几乎所有的团队，而作者的团队在这方面表现的尤为出彩，来看看他的亲身经验，相信会引起你的不少共鸣。
我们是一家从1990年起家的小律所，也是Alpha的天使用户之一。在Alpha之前，我们用过某律所管理软件，外加Excel、Numbers、Teambition、印象笔记、微信、百度云、钉钉、iLaw等多种软件工具来管理团队和进行协助，团队的每一位伙伴都要学习较多的工具软件，每一位伙伴各自常用的软件又各不相同，团队协助的时候真心有点累。
例如，团队中某位合伙人将过其42岁生日，在有Alpha之前，我自己会先用Numbers（或者用Excel）进行策划，如下图：

然后我们要通过其他软件（比如微信）给其他人发任务，任务发布后，其他人有没有收到，收到任务后是否完成了任务，发布任务的人是难以知道和控制的。团队把需由多人共同完成的任务结果进行整合的过程，又可能伴随着一个个大大小小的会议。现在回想，一款不能真正提高效率的软件实际上是在拖延团队效率的提升。
2017年1月，我们作为较早的天使用户，开始了我们的Alpha之旅，记忆中，iCourt Alpha的天使用户墙上，我也悄悄地占了一个右下角不起眼的位置。
不得不说，归功于iCourt对于国内两百多家律师事务所团队宝项目和近万名律师的工作需求的了解，Alpha也有了与生俱来的与律所和律师间的契合度和亲切感。我们团队用了Alpha之后，果断不再使用以前的大量软件，不再需要在上述多个软件中来回切换，转而整个团队一起统一集中使用Alpha。从此一切团队协助通过Alpha变得简单了。
失之毫厘、差之千里：团队的信息传递误差
开始使用Alpha，很多伙伴最初使用的功能可能仅仅是设项目和开任务这两个基本操作。


但各位亲，您可千万别小看这两个基本操作，里面可大有乾坤呢。
我曾经在主持律所法律英语比赛的时候，组织过一个互动游戏：让参加活动的所有人排成一列长队，主持人把一个内容简单但较长的句子，耳语告诉队伍的第一个人，然后第一个人通过耳语告诉队伍的第二个人，一个人一个人通过耳语传下去，传的过程中队伍人员不得交叉相互交流，直到传到队伍最后一个人为止，这样看看传到队伍最后一个人句子会变成什么样子。句子是：“I scream, you scream, we all scream for ice-cream！”结果经过了十来个人传到最后，变成了：“I like ice-cream！”
团队协助中，信息在传递的过程中很有可能会产生损耗和改变，往往到最后变成另外的样子了，在实际工作中通过多次或者长时间的传递，团队之间是很难有效传递信息和互相沟通的。
往往在一起磨合多年的团队成员之间，产生损耗和改变的概率会小于新成立的团队，但这个看似不是很重要的问题，往往会导致律师在工作中产生很大的失误。
比如，法院打电话过来通知律师，开庭时间推迟，新的开庭时间另行通知。如果接电话的是律师助理，而律师助理把这个信息通过微信发给律师，而没有口头再跟律师提起，助理认为已经通知到律师了。结果助理给律师发的微信律师没留意，一不留神就错过了。到了开庭时间，律师正常去开庭，才发现庭审时间要延后，这样就导致了时间的浪费。
这个例子还算是小事，请设想一下，如果法院通知变更了开庭时间，而律师因内部错过信息而没有去开庭的情况下，将可能会导致案件按撤诉处理或者缺席审判的结果。类似情况发生的概率是很高的，比如航班的信息变化、客户酒店住房的变化等，都是看似不重要的小事但往往很容易出错的。这个时候，Alpha任务功能的出现，就像是救世主降临一样，让一切就变得so easy了。
工作安排逻辑探讨：先有案件还是先有任务？
问题一：先建项目，还是先建任务？
世界上有一道非常经典的题目，就是：先有鸡才有蛋，还是先有蛋才有鸡？在Alpha中我们可以把鸡理解为项目，把蛋理解为任务。项目就是团队要搞的一件大事，比如一个诉讼案件；任务就是团队要搞的一件小事。在Alpha使用中，很多伙伴也会有一个这样的问题：先建项目才建任务，还是先建任务才建项目？
假如在创设任务的时候，没有将这个任务指定某一案件项目，Alpha就会把这个任务默认为个人任务。这种情况下，这个个人任务是没有相对应的项目的。这样的个人任务，应该是一些与工作没有关系的事情。
比如，我收到信用卡银行发来的信息，告诉我本月账单是多少，最迟还款日是哪一天。我就可以把这件事设成个人任务，然后，在月底的时候，就由系统来提醒我，把钱转到我的信用卡账号上面去，以避免出现逾期还款的情况。
这样做的好处是，设任务的时候比较方便，不需要指定任务的负责人。但是在一段时间后，当我们在对个人的时间成就进行浏览时，我们会发现，由于个人任务没有对应的项目，如果个人任务太多的话，你就不知道你自己的时间花在哪里。
但是站在团队的角度，当我们需要对某一个客户或者是某一个项目所花费的时间和精力进行统计的时候，如果打开统计，全是个人任务，我们根本不知道这个人的时间具体花在哪个项目上面去了，所以律师需要把自己的任务归入具体的案件项目中去。

他（/她）自己能怎么办呢？估计他（/她）自己也很绝望吧！
我个人意见认为，应先有项目，再开任务，这样可实现分田入户，摊丁入亩，任务到人。较为Cool的姿势如下：
当我们先设置项目，然后再在项目中进行任务的设置，或者是新设任务，这两种情况都跟某一个具体的项目相关联的时候，我们就可以在任务的左下角，导出任务列表呈现给客户。

突然有很高大上的感觉？有没有？

除了可以把任务列表呈现出来以外，我们在每一个任务进行计时的时候，由于任务已经事先关联到项目，相关任务的计时也会统一归入到该项目里面。这样我们每隔一段时间，对于该项目也可以实行计时的统计分析了。

我们还可以通过下图1、2、3三个简单的步骤，就轻松地把该项目的“计时列表”进行导出。

通过系统导出的“项目工作时间统计表”，几乎可以直接发送给客户了，不需要我们再进行过多的修改，界面看上去简单、漂亮，非常的高大上，尽显律师团队专业素养。

除了上述的导出“任务列表”，以及导出“项目工作时间统计表”以外，还有没有更炫酷的功能呢？答案是：有的！
当对某些委托了我们多个案件项目的当事人进行综合统计分析的时候，我们通过Alpha可以看到，我们跟这个当事人之间代理了多少个项目的案件，这些多个项目案件总共的服务时间是多久，总共收的律师费是多少金额，进而可以算出我们的平均小时费率是多少。在这样的分析下，我们再不提高律师费，还对不对得起自己？

问题二：我们要任务还是要结果？
相信大家都听过这样的一个故事，一个公司的老员工抱怨胡老板为什么不提拔自己，而是提拔了另一位新员工（小潘）。胡老板告诉他，上次我让你帮客户订一张第二天从广州到桂林的飞机票，你是怎么回答我的？老员工回答说，因为当时已经买不到飞机票了，所以我就回答你说，票没有了。
胡老板就问他，你知道后来我把这个问题问了小潘，他是怎么回答我的吗？老员工说，他应该也是买不到票吧？胡老板告诉他，虽然小潘一样买不到飞机票，但是他告诉我，把客户从广州送到桂林，虽然飞机票已经没有了，但是有另外两种替代的方法，第一种包车送客户去桂林，第二种是坐高铁。从方便和效率来说，他会推荐使用高铁，他也查询过了，刚好有一班从广州到桂林的高铁票可以购买，价格是**元。最后，小潘问胡老板，是否需要我帮您订购从广州到桂林的高铁票？
通过这个例子，我们可以看出：老员工在对待工作上，他仅仅是完成了一个任务；相对来说，小潘知道胡老板想要的并不是任务，而是结果，所以，小潘就为达成胡老板所需要的结果，而付出了更多的努力，得到了胡老板的认可并最终成为了公司的合伙人。
相信这个例子已经告诉我们，我们在团队协助工作中，需要的并不是完成任务，而是结果的实现。而在Alpha中，已经很好地帮我们实现了这个结果的控制流程。比如，在一次开庭后，法庭要求我提交一份追加被告申请书，我与伙伴是如何分工合作的呢？
首先，我创建了一个追加被告的任务。然后把这个任务，关联在相应的案件所在的项目中。然后，我再设置好这个任务的完成时间。接着，我把我自己和另外一个团队的伙伴同时设为这个任务的负责人。
其次，我在任务详情里面，注明了我希望把这个任务进行一个背景介绍或者任务说明，希望达到怎么样的结果。任务中要用到的文件，我们可以添加在任务附件中。
再次，为了保障任务的每一个细节顺利完成，我们设计了详细的任务检查项。【温馨提示：设置检查项的终极目标，是把检查项的每一步设置达到高中生都能看明白的水平】。
最后，随着任务的进行，我和伙伴互相在任务后面进行评论。
整个任务的完成情况，我们通过一开始正确设置任务并关联到项目中、设置任务详情、检查项、附件、评论，就可以把整个任务交代得一清二楚了。这样一个任务设定下来，出错的可能性就会大大降低。并且，以后团队遇到类似的问题，我们也可以让团队中的其他成员再回看我们之前的这个任务，他们就可以很清楚地知道该任务是怎么操作和完成的了。


看完了上述的操作，您会不会觉得律师的工作，原来是如此地easy呢？试想一下，如果我们把大部分的律师工作（特别是同一类案件中）中可重复的操作，全部设置成具体的项目组或者任务组，我们在工作中就可以轻松地实现任务流程化和项目清单式管理了。
而如果一个团队，通过2到3年的打磨、积累，可以把团队里面大量的工作，都实现清单式的管理和流程化的控制，那么这所有的工作，难道不会变得so easy？
我个人认为：律师和看到本文这个地方的人都是非常聪明的人。所以本文如果能够给大家在繁忙地工作中带来一点点小清新的话，我就很幸福了。So，各位大侠，快请服下Alpha这副药吧！