如何用文书管理突破团队协作瓶颈？

编者按
团队协作的高效是许多律所、律师团队的追求，但具体操作却又是共同的难题。因此，法秀今天与大家分享Alpha用户李增广律师及其所在团队如何通过文书管理，纲举目张、一举多得地实现高效团队的建设。
团队一体化建设的难题
在团队一体化建设的进程中，不论是诉讼律师还是非诉律师，都要求其能够与团队成员有良好的协作。但不同于标准化程度更高、更适合分工流水作业的非诉业务，诉讼业务最大的特点就是主办律师的主观意志对案件影响巨大、并且其完全有能力独自承办一个案件。
而习惯了“单兵作战”的律师们，在学习、适应团队各种各样的管理制度、工作标准的时候多少会有抵触情绪，认为是在加重他们的负担，因为他们觉得花在这上面的时间没有产生价值。
因此，如果能以一种更加轻量的、一举多得的方式推进团队一体化的建设，那无疑是整个团队的福音。通过Alpha的应用实践，我们发现，文书管理就是这种经济高效的管理方式。
为什么是文书管理？
处理文书是律师日常工作中最普通、最频繁的工作。对团队而言，也是最有价值、所有人都愿意付出经历去提升和关心的。因为无论是诉讼还是非诉业务，律师的工作成果最终都会固定为一份份文书。甚至可以说，文书就是律师服务的产品，是律师能力和品牌的证明。
而文书传递、交割是律师之间最频繁的互动方式，因此最有利于培养律师之间的协同习惯。
过去由于每个人的文件都是按照个人习惯单独保存，将文件同步到团队中的各个成员就是一项不小的工程。现在我们通过Alpha文档系统实现了全团队的文件同步，文件自动与团队的全体成员共享，大大降低了团队文件管理的成本。
但此时，每个人不同的文件管理习惯就会发生冲突。当文件积累到一定程度后，一个案件的文件夹里可能会同时存在好几种文件排放方式，进而影响团队协同和文件管理的效率。


如果碰上对文件管理要求比较严格的主办律师，甚至可能拒绝助理帮助上传、整理文件。
此时如果团队建立并顺利适应了一套内部通用的文书管理方法，其就会成为团队内部沟通协作的“语言”，协作将成为每一个人工作的自然状态，进而打破“团队-个人”、“上级-下级”的二元对立思维，提升自己作为“团队一份子”的认知高度，提升每一个人的团队意识。
统一文书管理解决方案
既然要打造一个一体化协同的团队，内部行动和工作标准就应当一致。文书管理作为律师业务的重要一环，也必须按照统一的标准进行。
我们曾经尝试过推行统一的文件命名规则，但是实践中我们发现，文书数量太大，管理起来很困难；同时文件名称虽然统一了，但是存放的方法还是各不相同，文件缺漏或者丢失的情况时有发生。为了减少管理对象，用更科学的方法排布所有的文件，我们设计了一套文件夹体系，在所有诉讼案件中使用。
文件夹系统与文件命名规则相比的优势在于，可以通过内在的逻辑结构指示文件的位置。使用者即便真的忘记了文件的存放位置，按照逻辑关系也可以准确找到想要的文件。此外，可以相应地简化文件名，降低文件名称管理的成本。

文件夹系统架构

我们目前使用的文件夹系统按照诉讼项目办理的时间和逻辑顺序，分为七个大的子目录。每个子目录的逻辑构成和主要内容设置如下：
（一）授权手续：

【为谁做】
合同、授权、风控安排
（二）沟通协调：

【做什么】
案件办理过程中进行内部讨论的纪要，与客户交流的记录，服务方案、诉讼策略或工作进度报告
（三）证据材料：

【用什么做】
我方身份信息、我方证据及证据清单、对方的身份信息和证据
（四）检索研究：

【怎么做】
针对案件进行法律、案例、学术观点、实务指引、案件背景信息等信息的检索成果，制作检索报告和诉讼策略分析
（五）诉讼文书：

【出成果】
来自法院的文书及出庭以外提交法院的文书材料
（根据程序不同，“诉讼”可改为“仲裁”、“复议”、“听证”等）
（六）出庭文件：

【出结果】
庭审后需要提交法院或携带出庭的材料
（七）其他文件：

【附属材料】
案件办理过程中产生的财务文件，以及案件办理后的复盘总结、衍生的原创文章或者课程文件等。
文件夹系统的作用
这一套文件夹系统除了作为统一的文书管理规范以外，还融入了其他几个管理事项的逻辑：

所以，团队内适用一套统一的文件夹系统，除了实现文件管理本身的目的之外，还可以同时在多个方面起到作用：
统一的文件存放方式——所有人都知道“去哪里找什么”
隐性的流程标准——所有人都能看到“哪里缺了什么”
更直观的进度展示——所有人都能明白“进展到哪里了”
更便利的文档协同——不用再费心传来传去
更通用的工作成果——文档“生成”“运用”“整理”一次性解决
前面已经讲到，我们的文书管理希望能够在文档管理、工作协同、统一品控、流程衔接、延伸应用等方面起到积极的作用。而在实践中我们惊喜地发现，上述各个方面工作的推进落实，都依赖于对应的文书材料。文书管理可以说是整个团队协作和管理的中枢环节。

所以，上面的逻辑反过来也是完全可行的，即文档管理、工作协同、统一品控、流程衔接、延伸应用等多项工作，只需要通过做好文书管理一件事情，就可以全面落实！

（1）按照文件夹系统的标准设置，【文档管理】全部统一；
（2）按照文件夹系统的内在逻辑，文件夹可以起到任务清单的作用，【工作协同】、【流程衔接】只需要查看文件夹内容即可实现；
（3）【统一品控】更是可以直接用文件夹系统结合团队标准文书，实现业务文书类型、内容、写作标准的完整、统一；

（团队标准文书工具箱）
（4）撰写工作报告、结案总结、原创文章、案例解析，甚至进行团队业务培训，都可以直接通过文件夹系统获取全面的基础资料，大大减少整合资料等重复劳动，【延伸应用】在统一的文件夹系统内完全不在话下。
让良好的团队协作一体化
律师业务，尤其是诉讼业务，本身就是灵活机动、带有强烈个案特征和律师个人特色的。这是无法改变的客观情况，也是变化的起点。如果确实希望打造一个一体化团队，承认并且顺应这样的现状才是务实的做法。
与其通过各种指引、标准做一个理想团队画像、再用这个画像去“规训”团队，不如从团队业务的特色出发去“调理”团队的工作流程和沟通方式。毕竟，在一体化的团队建设中，我们应该把最大的精力放在团队最核心、最有价值的事情上，从所有人都关心的事情入手来优化我们的工作环境和体验。
一体化的团队协作，应当更多地强调团队成员对团队事务的“参与”，以润物细无声的管理方式“引导”团队成员到符合团队理念的状态。团队无须被迫接受规章制度的“训练”，而是自己主动“发明”适合自己的协作方式，把这种协作方式变成团队自己的“语言”，越用越熟，越用越顺，越用越有创造力，最终打造出一个富有创造力、同步到骨髓里的一体化团队。