关于案件归档这件事的碎碎念

目前，我主要的工作是协助完成行政方面的任务，其中对案件归档的审批与录入是占比较大的工作内容。因此，本文主要是围绕这个主题展开讨论，供大家参考。
01基本信息的一致性
基本信息不一致是在整个审批中发现的最为常见的问题。首先，这里所指的“案件基本信息”比较宽泛，包括案件类别、案号、案由、当事人双方的信息、受理机关、收费金额等所有需要做到在归档材料中前后一致的信息。其次，以下文件的相关信息需要保持一致：
（1）卷宗封面上的相关信息；
（2）案件受理批办单上的相关信息；
（3）发票上的的案号及金额，若是几个案件合计开票无法直观体现该案金额的情况下最好进行标注说明；
（4）合同中的案号、当事人、案由、办案律师以及代理费；
（5）授权委托书（刑事辩护委托书）中的相关信息；
（6）公函中的案号、法院及相关信息；
（7）作出判决书、裁定书、调解书、裁决书的受理机关与前述相关文件中填写的受理机关要保持一致
提示：若中间因管辖等问题出现变更导致不一致，也建议进行标注说明；
（8）结案批办单上的相关信息。
上述材料中相同的信息前后都要保持一致，不可以出现矛盾。
02相关手续材料的完整性
要完整、准确
这里所指的手续类材料主要包括受理批办单、律师费减免申请（此材料在特定减免律师费案件中才需要）、发票、委托代理合同（刑事委托协议）、授权委托书（刑事辩护委托书）、公函、结案批办单、委托须知、质量监督卡，这些是在归档中必须要存在的行政方面的文件，缺一不可。
提示：上述材料都要填写完整、准确。
上述文件中存在该类问题较多的是合同和公函
合同
主要集中在以下几方面
（1）有些合同模板若有专门填写律师执业证号的内容则必须要填写，不可空缺；
（2）合同中的填写处不可空白，若没有内容进行填写则需要画斜线；
（3）合同中需要盖上律所的公章。
公函
（1）公函须是复印件不可以是原件；
（2）律师代理案件的哪几个阶段就需要这几个阶段的公函，这个问题主要出现在刑事案件中，如代理了侦查、审查起诉、审理三个阶段，但却只有其中两个阶段的公函。
手续类材料的完整及准确是案件归档的前提与基础，因此一定要对相关文件进行仔细核对。
03日期
在许多材料中都需要填写日期，因此日期问题也是在归档中比较突出的一方面。首先，会出现上述第一大点中前后不一致的问题，如封面上的结案、收案日期与案件结案批办单中的结案、收案日期不一致。其次，不同日期之间产生矛盾，如归档日期早于结案日期，归档日期甚至早于结案日期等诸如此类需要注意并且完全可以避免的小错误。
以上就是目前在归档审批工作中发现的一些问题，感谢各位愿意花费几分钟对本文进行阅读。