国企选商定商合规——合格供应商库设立及管理的合规分析

引 言
随着市场经济的不断发展，营商环境的持续优化，国有企业的生产方式和业务模式也趋于多样化。对于国有企业而言，合规设立和管理供应商库，有利于提高采购效率、管控采购质量，从而实现降本增效，增强企业综合竞争力。本文将结合《国有企业采购操作规范》（T／CFLP 0016-2023）相关规定及各地政策要求，参考大型国有企业现行供应商库管理制度体系，浅谈合格供应商库设立及管理之合规要点。
一、国有企业能否设立供应商库
上海市国资委于2023年发布的《上海市国资监管企业招标投标合规管理问答》中指出：“我国法律并未直接针对国有企业合格供应商库的建立和使用进行规定，结合《招标投标法》关于邀请招标的有关规定，国有企业可以建立行业合格供应商库。但在实践中，应注意：
1.对于依法必须进行公开招标的项目以及虽然非依法必须进行招标但根据国有企业内部规定应采用公开招标方式进行采购的项目，招标人应以公开方式邀请不特定的供应商参与投标。
2.对于采用邀请招标方式进行招标的项目，招标人可从行业供应商库（即符合相应资格条件的供应商）中随机抽取3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标。国有企业应当通过内部的合规管理制度明确行业供应商库的建立和维护、邀请对象选择的具体标准。”
另，2022年9月，国务院办公厅印发《关于进一步优化营商环境降低市场主体制度性交易成本的意见》（四）切实规范政府采购和招投标版块，亦明确取消各地区违规设置的供应商预选库、资格库、名录库等，不得将在本地注册企业或建设生产线、采购本地供应商产品、进入本地扶持名录等与中标结果挂钩，着力破除所有制歧视、地方保护等不合理限制。
据此可见，鉴于招标程序明确应遵循公开、公平、公正和诚实信用之原则，如限制于供应商库则或被认定为设置“不合理不合规的限制性条款”，进而影响中标效力。
二、设立供应商库的合规必要性
Ø 合规趋势：
为落实党中央、国务院关于建设全国统一大市场的决策部署，推动中央企业进一步规范采购交易行为，提升采购效率和供应商质量，2022年6月1日，“全国企业采购交易供应商信用认证评价系统”在国资委官方网站正式上线；该系统以合规经营、综合素质、财务能力、交易信用、社会责任、履约能力、可持续供应能力、发展潜力、企业管理等作为评价维度，明确了标准化供应商管理体系对实现国有企业采购交易合规管理的重要性和必要性。
Ø 效率要求：
通过设立科学的合格供应商库并对供应商进行有效的管理，可以帮助国有企业快速锁定复合采购要求的合作对象，借助供应商库的信息化体系及定期评价机制亦可帮助国有企业快速锁定具备较好履约能力及履约资信的交易对象，既节省时间，节约成本，也在一定程度上有效规避了履约风险。
Ø 市场竞争：
复杂多变的外部经济环境，导致材料成本波动较大，要提升企业的核心竞争力及风险能力，就要求提高企业对外部市场的开拓能力。设立合规供应商库不仅是单纯的锁定潜在交易对象，更重要的是实现资源市场的战略联盟，帮助国有企业实现产品的质量和成本的有效控制，以确保稳定应对市场变化。
三、供应商库设立与管理的合规路径分析
Ø 结合业务实际，分类设立供应商库
结合企业的业务类型及核心采购领域，分类设立供应商库，明确应对各需求品目的供应商进行评估，分类管理，有利于高效开展采购工作，切实发挥合规供应商库的设立效果。
Ø 明确入库标准，严格执行资格审查
明确资格审查要求及提交方式，做好档案管理，以作为定期对比评估的依据以及或涉诉讼风险的有利证据；建立内部分级审批机制，确保关键部门参与资格审查，如财务、采购、质检、仓库、法务、合规、审计、纪检等，以实现供应商库的设立合理性、针对性、合规性。
Ø 针对核心项目，应进一步开展尽职调查
合格供应商库的设立和管理，主要在于准入环节的风险审查；针对核心项目，如标的较大、影响力广泛的采购交易，应进一步对供应商开展尽职调查，取得专业机构出具的调查报告，对提前发现供应商或存隐患，避免后续合作过程中出现履约瑕疵或违约风险。
Ø 建立科学考评机制，动态开展评估考核
应建立统一、标准化的供应商管理体制与流程，重点围绕履约能力及信用资质，动态开展评估考核，明确奖惩机制。
能力评估：应对供应资源库中供应链需求品目的供应商进行综合能力评估。参加评估的部门和人员至少应包括需求部门、采购或供应链管理部门以及相关技术部门的专家：也可委托第三方专业机构对供应商能力进行评估；能力评估内容应至少包括：财务状况、商务能力、技术与服务能力、生产能力、质量管理、环境保护、社会责任、创新能力、可持续发展能力和战略合作意愿等。
信用评价：宜主动运用政府，行业征信与信用评价结果，同时结合供应商以往参与采购过程和履约表现等，建立供应商的征信和评价机制。
Ø 与供应商签署质量保证协议、保密协议等合规文件
供应商入库时，可与之建立系列协议，前置后续合作中或有风险防范，包括质量保证协议、保密协议、安全生产、廉政协议等。如签署质量保证协议，明确后续合作中质量管理验收方面的责任，要求供应商保证所提供的产品、服务质量符合企业的相关要求，避免单次采购环节质量责任约定不明导致无法追责。