一年办结200个案件的律师是怎么做到的？

小型律师团队是否常常遇到这样的问题：工作量大、案件复杂，但苦于人手不够，往往效率不高。通过律师专属的、流程化的项目管理，可实现资源配置的最优化。今日推文，一起来看小型团队如何通过项目管理思维办理大量案件。
项目管理在法律行业也不算新鲜事了。但这个在建设工程、技术开发、企业管理等领域，都已经成为标配的工作方法，在法律行业的应用程度不容乐观。
究其原因，很多律师会说：没必要，很多事靠脑子记着就好。尤其是对于人数较少的团队。
但与此同时，律师也饱受着工作繁杂、效率较低、人员调配不清带来的常常加班之苦。
江苏米来金融法团队，在过去一段时间，办案律师只有2位的情况下，一年办结200个案件，并培育了多名骨干成员，快速组建了一支专业化的金融法团队。其秘诀就在一套针对小型团队的案件项目管理之道。
案件项目管理，从这五点入手
诚然，项目管理四个字看起来就像一些专门处理复杂的建设工程、互联网项目的专用品，经常可以看到“项目管理42步法”“项目管理20大模块”的字样，十分复杂。对于两三人的律师团队，确实显得没什么必要。
一方面，常规的项目管理过于复杂，不适用于小型律师团队；另一方面，律师办案由于缺乏科学的管理而容易出现低效和失误。
此时，运用项目管理的思维，简化项目管理，使之更适用于律师办案，成为解决问题的关键。
根据律师办案特点，舍弃不必要的部分，可以将项目管理简化拆解为5个核心管理部分：时间管理、人力管理、知识管理、客户管理与沟通管理。

一、时间管理
时间管理是法律项目管理的核心问题，其背后是办案效率与流程的管理。在同时处理多起案件时，案件复杂程度、人员调配等不变的情况下，提升对时间节点与流程的把控成为了关键。
这就是高效管理时间的方法—GTD（Getting Things Done），翻译过来就是“把事情做完”。GTD 的核心是，把心中所想写下来，并制订好下一步的计划，才能够心无挂念、全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。
对于律师而言，必须将办案的经验变成可执行的文字方案和计划，明确每一步的时间节点，做好流程与计划管理，以完成对时间的管理。
二、人力管理
小团队的人力管理往往不需要进行明显的人员层级与结构的区分，指令式的分配方式可以解决大多数情况下的人力分配。
但是在案件增多时，任务划分不明、工作分配不均的问题就会显现。要求团队必须明确每位成员的工作范围，并使每人的工作量尽量合理。
三、知识管理
知识管理的意义对于律师不言而喻，但是在实际操作中经常出现知识文件散乱残缺、不易寻找、难以协作的情况。
对此团队必须统一文件归类方式与命名方式，并建立文件的协同管理与实时更新体制。
四、客户管理
工程项目一般以项目本身为核心，但是法律项目常会出现以客户为核心的案件，对客户的管理就格外关键。
因此，需要对客户进行信息收集、印象分析，记录对客户的服务情况，并注意客户主体的各项风险，以便提升服务质量。
五、沟通管理
对于小团队而言，内部沟通往往是高效率且高质量的，但随着小团队承办案件数量的快速增长，负责人与律所的沟通成本却会快速上升。
如何高效有序地完成团队内部与律所行政、财务的有效沟通？如何实现负责人身处异地也能够快速地进行各类盖章、财务申请？这些都是小团队案件管理必须解决的问题。
怎么做好法律项目管理？
上述的五点，是针对律师办案特点的项目管理思维方式，同时还需要管理技能和工具的依托，才能真正做好案件的管理。笔者将江苏米来金融法团队依托 Alpha 项目管理的办案经验总结如下。
一、明确时间节点
除了把办案经验转化成为办案流程，对于时间管理更重要的是明确时间节点。
江苏米来金融法团队通过 Alpha-项目管理建立案件项目后，一定会在每个任务的任务详情中写明该任务周期时间，并提示设立该任务的时间提醒。
这样一来，案件里的每个阶段、每个内容都具有非常清晰的时间节点。即使同时处理几十个案件，根据时间提醒都可以从容的推进项目，提高效率。
二、专人办专事
划分好工作范围并解决好人力分配是案件人力管理的核心要点。
通过 Alpha 对任务设置负责人，并在任务名称前加上负责人的名字，可以有效划分工作范围。专人办多个案件的专事，而不是所有人一拥而上办理一起案件，造成混杂。

Alpha 智能操作系统-工作任务划分
至于人力分配，团队负责人可以在 Alpha-成就界面看到团队成员计时情况、已完成和未完成的任务，从而轻松进行人力分配，避免出现工作分配不均的情况。
三、文档与项目结合
受访团队根据传统知识管理的痛点，将知识管理分为三个模块：
一是在 Alpha 文档管理-律所资料库里建立同类案件的文档库，里面包含该类案件的可反复利用的模板类附件，对复杂业务的指引类附件以及可以成为最佳范本的范例类附件。
二是在每个案件的项目中建立专门的任务用以放置所有文档，根据情况随用随取。

设置专门的任务用于放置所有文档
三是在每个任务中上传该任务所需的文件，不用再在成堆的文件中寻找目标文件，做到哪一步，需要用到哪些相应文件，直接在项目的任务中打开即可。
四、让服务价值可视化
在 Alpha-客户管理界面一键导入机构客户的基本信息与工商信息，并出具该客户的风险可视化分析可以助力团队实时掌握客户信息动向。
还可以通过服务分析了解团队为该客户服务项目、时间、成员以及收费情况等。再通过项目分析导出服务情况图标，向客户展示专业与价值。
五、降低沟通成本
只有尽可能地简化并减少非法律业务的处理环节，才能保证小团队对于业务的专注度与效率的大幅提升。
但大量的案件必然会导致团队将大量零散的时间花费在盖章申请、发票处理等与律所沟通的环节上，如果是异地办案，花费的时间更会成倍增长。
通过使用全新的 Alpha 审批功能，团队可以从网页甚至手机上，一键发起各类审批，律所行政和财务同事可以快速处理各类审批。

使用 Alpha 手机端快速发起审批
清晰的案件管理列表可以让团队一目了然的了解所有案件目前的发展进度，沟通成本大幅下降。
如何办理更多案件？
凭借项目管理，可以轻松做到高效管理好单个或数个案件，那么如何可以管理几十甚至上百个案件而不手忙脚乱？以下两个模式可以帮助律师最大程度提高办案效率。
一、建立项目模板
通过项目模板为同类案件建立模板，可以很大程度上实现案件项目管理的“一劳永逸”。

受访者团队所作的 Alpha 共享模板
简易金融案件诉讼
同时，对于小型团队办理同类或批量案件，为避免模板因适用性差导致在模版库里“吃灰”的局面，需要注意以下要点：
1.节奏明快简单
非复杂类案件的项目模板，在阶段划分、任务安排上一定要明快简单，具有清晰的时间节点。所有的任务都可以一条线顺下来，每完成一件即可在项目中打勾完成并开始下一个任务。

节奏明快的项目任务设置
2.注重细节，具备风险提示功能
针对一些容易出错且重要的时间、文书、事物在模板的任务详情与检查项中直接标明。保证律师不会因错过时间、错用文书等造成风险。同时根据经验与专业，提前总结容易出现的风险点，做出防范与应对方式。
3.具备知识管理功能
除了可以在任务中添加相应的文档附件进行知识管理，还可以直接搭建【知识管理】的任务组，所有知识管理信息与文件随用随取，并不断更新，使模板拥有更丰富的功能。

设置专门的知识管理任务组
二、以客户为出发点管理项目
在《用项目管理同时办理300个案件的律师是怎么做的？》一文中提出了以客户为出发点与核心进行法律项目管理的模式，非常适合批量案件的管理特点。具体做法为，为客户建立项目，并为该客户的的每个案件复制建立案件任务组，集约式管理，十分高效。

这样的方式还可以将原本的文档库升级成为该客户专用的文书，并对流程进行针对性的优化，更加适用该客户的要求与特点，进一步提升效率与体验。
结语
在我们的工作中，有一些紧急的工作需要完成时，可能都会遇到这种情况：“所有人”被要求去做，“所有人”很确定“某个人”会去做，但结果“没有人”去完成。
即使是小的事情如果没有有效的管理，都有可能出现一团糟的局面。所以，哪怕是简易案件和小型团队，都适用于项目管理，都可以通过项目管理思维和工具高效办案，不断扩充办案数量，提高创收的同时节省时间。