讲真，你还在用Excel管理团队的工作计时吗？

“自律让我自由”，这句著名的Slogan确实是知易行难，最为典型的就是律师们最为重视、又最易忽略的时间管理。
前几日，有位律师朋友咨询我，某服务项目中途停止，但协议中没有约定此情况的收费，该如何是好。我的回答是，较公允的方案是，将同类项目的平均小时费率，乘以团队为此项目的计时。这可让我这位朋友犯了难，虽然团队一直要求工作计时，但此前大都只是在年终时，将全年所有计时扔进（对，这个动词比较贴切）一张Excel表，除了总结中晒一下总小时数，再无他用。所以各种分类统计，无从下手。

（本图为模拟情境图）
相信上面这些情况，在你的团队里或多或少都遇见过。我接触的许多规范管理的律师团队，无论是对外提交工作账单，还是内部考核需要，都会施行工作计时。但实际情况是，律师按照自己的工作习惯，在电脑中用Excel、笔记工具甚至是Word方式记录，在需要使用时再花费大量时间进行合并、统计、分析。
对于律师而言，最大的成本就是时间成本。时间管理如此重要，而一年365天枯燥重复的“计时”动作实在痛苦，如果不是要发送计时账单的需要，大多数律师都难以坚持。从我观察律师团队管理的角度，大部分的时间管理方法，真的局限在管理“时间”上，似乎只有用计时器加上一张Excel表格，再无更好的方法和更合适的工具了。个人认为，如果从时间的“入口”和“出口”两端分别进行有效管理，效果事半功倍，计时不再是负担，而会很容易成为日常工作习惯。
时间的“入口”管理
从任务到时间的有效关联
我们习惯在事后问“时间都去哪了”，而忘了在事前充分规划“时间该去哪儿”。当我们总感觉每天忙碌不堪却产出寥寥时，恰恰应该反思，我们的时间是否花费在应该花费的地方。而在规划时间安排时，一定要建立一个有效的To-DoList（待办清单），采那的《2017如何完成年初立下的宏图大志？》一文中，提到的第一位有效方案就是建立简单可依赖的任务清单。最近颇为火热的《清单革命》书中也提到，清单是帮助使用者发挥专业技能的有效工具，将目标转化为简单、可测、高效的系列检查项。
列出清单的意义，不仅在于任务的安排和提醒，更在于将时间进行有效的归集管理。不少律师用过奇妙清单等清单工具，但仍然无法有效管理时间，原因正是这些工具将任务管理和时间管理割裂了。我在每天开始工作时，首先浏览和完善此前安排在今天的任务清单，之后挑选最为重要紧急的工作，直接从Alpha的任务列表中一键开始该任务的计时。
在使用其他计时工具时，如果一项比较大的任务需要分割成三四个时段计时，必须要严格自我提醒，在该时段工作内容的填写保持严格的一致，否则很难统计某项任务的完整时间情况。如为了A案件起草投标文件分在两天多个时段内计时，我在使用Excel统计表是填写的工作内容，必须是“A案件投标文件-分析意见部分”、“A案件投标文件-律所业绩部分”、“A案件投标文件-报价方案Part1”、“A案件投标文件-报价方案Part2”。而在Alpha中，归集管理变得极为轻松，只要是在同一任务中开始的计时，都会自动归入该任务项下，工作内容可以根据需要随意填写。

在开始有意识的进行时间管理后，我发现按照陈少文老师分享的“重要”、“紧急”分类法，曾经每天碌碌无为的原因，是因为大量“既不重要也不紧急”的事项，割裂了优先级更高的任务进度，导致工作效率降低。以前可能只是有感觉，但现在这个数据变得可量化。例如我预计某案件代理意见应耗时4小时撰写完毕，但因为其他干扰断断续续用了三天才完成，而最后归集到这项任务上的时间高达8个小时。所浪费的4个小时，并不是因为“无能之错”，而恰恰是“无知之错”。通过任务化的精细时间管理，我开始自觉地连续完成单项任务，并在一定阶段后自我复盘哪些“碎片化”是可以有效避免的。
时间的“出口”管理
即时统计反馈促进时间管理
相信不少律师也都有过这样的经历，年终总结时，在Excel表上运用各自计算函数和图表，使出洪荒之力展示一年的辛苦工作。大多数律师可能认为，计时和时间管理，只是为了合伙人的管理，与自己的工作关系不大。确实，如果只有在总结时才能统计时间使用情况，很难让人产生坚持计时的动力；而要每月或者每周进行手工统计，工作量又让人望而却步。
心理学上有一个现象叫“反馈效应”，即时反馈对人培养习惯有着神奇的魔力。如果想要将时间管理成为日常工作的一部分，则必须能够随时了解时间的使用情况，以便及时作出调整。既然所有的时间数据都已经存在Alpha系统中，那么自动统计、即时反馈也是水到渠成的。

我会在每天工作结束时，习惯性打开Alpha的“成就”页面，当周、当月和全年的任务、时间统计情况，一图尽览。作为可视化的老师，我更喜欢将所有数据都进行直观的可视化呈现：任务燃尽图提示我每个项目的任务总量和进度。各种时间的分类统计和每日分布图表，将工作忙闲安排的合理性，从感觉回归数据。在一体化管理的律所中，每一位成员除了完成业务工作外，都要负担一定的所务安排。例如作为主办律师，应当有20%到30%的时间参与律所管理、招聘、内部培训、市场拓展活动，而合伙人这一比例则应提高到50%左右，被大家推选出的管理合伙人，应该将80%的工作时间投入律所管理。有了Alpha的自动统计，可以随时了解自己的工作时间分布情况，及时调整工作重心。
回到“自律让我自由”这句话上来，真正的自律不仅要依靠自制力，更需要符合工作习惯、有优秀用户体验的工具辅助。好的工具，也不应该增加用户的工作量，而是在工作同时完成行为引导和习惯培养。今年情人节的时候，做了一张海报，权当是感谢Alpha帮我省下的时间。