关于涉港中国委托公证文书的各类风险指引

委托公证是在一国的架构下实行成文法和普通法不同法域的两个地区的证明文件的调取、出具、流转、使用的探索和实践。这一项制度吸收了普通法宣誓声明的证明形式，同时充分运用了香港律师对发生在香港特区的有法律意义的事件和文书调查取证的功能，根据不同事项安排了不同的格式，对公证文书中的主张均安排了相关证据支持，用以满足内地用证部门使用实体证据的用证需求。这是全新的公证制度，而委托公证实践中常见一种误差，即委托公证书仅仅记录当事人陈述，无证据支持，俨然香港国际公证人的操作 。因此，必须提高防范风险的意识和落实具体的步骤以杜绝各类风险事件的发生。
以下是在办证中经常遇到的一些风险事项和指引：
一、《委托书》附注用途未包括主要委托事项
对于非亲身办理公证手续的当事人如要委托他人办理事务，可以找委托公证人办理《委托书》公证，由委托公证人出具证明，就可以接纳代爲办理事务。但《中国委托公证人办理公证文书规则(试行)》第七条规定 “委托公证人办理公证文书须按照本规则附件一的各项规定办理，委托公证人在具体业务中遇有本规则附件一中未规定的新事项可以参照最相类似的格式办理”。因此，在内地用证单位没有特定要求的情况下，委托公证人应按《委托书》格式及规定的审查方式爲当事人出具公证地机关并未指明要如何出具的证明书。
举例说明：甲系香港特区居民，因行动不便，未能返回内地办理出售房产事宜，现办理《委托书》公证委托受托人乙代为签署房产买卖合同、办理房产变更登记、收取房款、向银行提前偿还贷款、办理房产解押手续及协助买家办理水、电、煤等公用服务的账户资料变更等多项事务，文书用途是：此文件仅限于XX省XX巿办理赎楼手续之用。由于《委托书》附注用途未包括主要委托事项，因此甲出具的授权委托书等相关材料能否未经委托公证直接在内地使用？
【解答】《委托书》目的是委托代理人代办所有涉及出售房产的事宜，而办理出售房产的转名，必须先偿还贷款及解除抵押登记，所以《委托书》亦包括了代办赎楼的事项，但公证文书附注用途只表述仅用于赎楼手续这单一的事务，极有可能导致受托人在使用该《委托书》时，因用途不符合附注的规限而被内地用证部门拒收，为公证文书写明附注用途时，应尽量把委托事项归类，完整地列于用途之中。
二、 注意公证文书附件是否符合法定要求
公证文书附件是否符合法定要求，要达到真实性、合法性，必须分别依照各类证明书和声明书的格式要求和各类文书对附件的要求出具公证文书，包括：1. 对附件中必须查实又可以查核的应当以查证属实方式出具 ；2. 对一些政府文件可用委托公证人经验以鉴定无疑的方式出具；3. 对于香港以外地区出具的委托公证人无法查证的，则可以当事人负责的方式出具；4. 对于附件中属办理委托公证文书指引中已设定的格式的文件，必须按照该格式出具。
举例说明：有一家ABC有限公司需要办理《公司董事会决议证明》公证， 陈某作爲该公司商标诉讼的法定代表人，有权代表公司签署所有有关诉讼的法律文件，包括以声明方式确认证据文件的真实性和合法性，并办理公证、认证等手续。随附于决议的「宣誓书」为陈某所签署，主要内容为当事人宣誓确认「宣誓书」所附的文件为真实，下款有陈某的签名但「宣誓书」的格式和内容从文字上看并非按委托公证办证的要求，亦未显示有任何人士爲陈某监誓陈某现身处外地，于是内地律师要求当事人以「宣誓书」方式作出确认，有关「宣誓书」的内容已经由内地律师核实确认无误。本案中，委托公证与国际公证证明文书形式不同，委托公证文书的证据标准必须达到真实性和合法性。
【解答】本案例要使用 「宣誓书」(Affidavit) 作为公证书附件，如果是在香港特区作成的声明，就是属于须按已设定的声明书格式及形式，也可称之爲法定的格式和形式，作出的书面陈述，必须在有权主持宣誓的人员面前依照《宣誓及声明条例》作出宣誓，而在香港特区以外作出的，应按当地相关法律要求出具。因本案所涉的「宣誓书」不符合声明书的格式内容和形式要求，即在内容中缺少重要陈述，如 「本人谨凭借《宣誓及声明条例》衷诚作出此项郑重声明，并确信其爲真确无讹。」或其他法律定明的类似表述。在文书制作形式，取证方式上，亦不符合办证规则设定的格式，没有人监誓。因此相关「宣誓书」：1. 如在香港特区作成，就不应作为公证文书的附件，或随附于决议文件之内；2. 如需进行公证后发往内地使用，在香港特区作出的，应由委托公证人依照《声明书》方式办理公证；3. 如按照办证的委托公证人所述，该声明人此时不在香港特区，文书在香港以外的地方；如其他国家作出的，则应按当地公证程序办理，并经中国驻当地使/领馆进行外交认证后交内地用证部门使用；如果声明人在内地需做声明，可请他直接向用证部门说明事由，或按用证部门要求在内地公证处做公证。只是没有必要作为委托公证文书中该董事会决议的附件。
三、公证文书的主文缺乏证据支持引发的风险
在办理公证的过程中，无论是《证明书》、《声明书》还是《委托书》，当时人的主张都必须有证据支持，各类文书都有不同的附件，并需要经过委托公证人查証属实或鍳定无疑。
举例说明：当事人申请出具一家香港公司的《公司资料状况证明》公证，用途在上海巿办理成立子公司的工商注册之用，内容要求述明公司主体资格，包括但不限于股东资料情况等，该公司的股东是ABC HOLDINGS LIMITED (前名为ACB HOLDING LIMITED)……， 经审核，从附件中公司注册处查册所得的周年申报表(表格NAR1)文件里没有查到该公司股东曾用名来源的记录。
【解答】在疫情期间常见一些声明书、确认书，涉及未能证实的事实，涉及内地公司甚至香港公司之间的财务关联，大多用于诉讼用途，而在疫情这一特殊时期，人员虽往来受限，证据的载体、文书的流转却未隔绝。因此，必要的证据仍不可或缺。本案中，委托公证文书证明主文内容应具备证据支持，与查册的内容一致，客观反映被证明的公司情况，不可自行添加查册以外的资料。