邮寄法律文书不规范纠纷处理陷入被动

随着法律意识的增强,市民在合同行为的实施过程中也越发专业,但是专业的同时也应该把握好细节。近日,济南仲裁委员会受理了一起房屋租赁合同纠纷,申请人因对证据的保留不完善而在仲裁中陷于被动。
去年5月份,孙女士租赁了吴先生的一间民房,月租1200元,租期一年。孙女士交纳了保证金和前半年的租金共8400元。谁知,刚住了两个月,公司就把孙女士派往外地工作。租赁的房子用不上了,根据合同约定“任何一方提前解除合同,须提前一个月告知对方,并支付一个月的租金作为违约金”。
孙女士给吴先生打去电话,要求解除合同并退回多余租金。谨慎起见,孙女士又通过快递向吴先生寄去了要求解除合同的书面通知。但吴先生不同意提前退租,双方发生纠纷,孙女士向济南仲裁委员会提起仲裁。
仲裁过程中,孙女士提交了邮寄解除合同通知的邮件详情单和速递查询网页打印件作为证据。仲裁庭发现,邮件详情单“内件物品”一栏空白,不能证明孙女士邮寄的是否是解除合同通知,这不符合合同“任何一方提前解除合同,须提前一个月告知对方”的约定。案情发展因此对孙女士十分不利。
济南仲裁委提醒市民:我国《民事诉讼法》第六十四条规定:“当事人对自己提出的主张,有责任提供证据。”
将快递件作为证据需要特别注意以下几点:
首先,邮寄法律文书要选择信誉度高的快递公司,如EMS,不要选择新成立、规模小的快递公司。
其次,一定要在详情单上正确填写双方当事人的名称、地址和电话,双方当事人的名称、地址和电话最好在签订合同时就写在合同内。
第三,一定要详细填写“内件品名”,譬如本案例中的孙女士就可以这样填写“内件品名”:解除租赁合同(某年某月某日签订)的通知书。
第四,要注意向快递公司索要加盖公司印章的回执单,以证明对方当事人确实签收了快递。速递查询网页往往只能保留几个月时间,速递查询网页打印件容易被对方提出异议。
最后,邮寄的法律文件应当留下备份。