加班管理中的制度价值

最近处理的很多劳动争议案件均涉及到了加班费的支付请求，在案件处理过程中通过与当事人的深入沟通，我们发现无论是用人单位还是劳动者在面对加班问题时或多或少的存在缺乏权利保护的意识及证据留痕的手段，造成劳资双方在发生加班费矛盾争议时，难以通过有效方式从事实公平的角度予以解决。
现实中，我们很容易碰到这类情况：
1、领导：小张，下班后开个总结会啊。
2、部门微信群：XX部门各位同仁，本周六10：00-12：00请准时参与公司视频会议……
3、劳动者：领导我五一有事，想休个假；领导：按公司规定落实请假手续。
这种司空见惯的对话，也从侧面反映出用人单位往往容易忽略加班概念，时常存在于工作日延长劳动时间、在休息日或法定休假日安排劳动者工作的情形。但上述行为从法律角度而言均已构成加班，用人单位应当依法向劳动者支付加班加点的工资待遇。而现实中，很多单位却没有主动足额甚至没有支付劳动者的加班加点工资，这就为后期加班费的争议埋下了隐患。
但事有两面性，现实中往往还有另一种情形，比如：
1、同事：小王，下班了，还不走啊？小王：我还没忙完，过会儿再走。
2、同事：老张啊，周末还来单位，真勤劳啊。老张：在家看孩子学习太头疼，过来处理点工作。
现在很多企业会采用打卡考勤的方式确认职工出勤情况，在上述情景下，劳动者一般会进行上下班打卡，且极有可能保存了当时提供劳动的相关证据，如此一来，一旦劳资双方发生争议，劳动者为了最大限度实现自身权益，势必一并主张加班费。事实上，我们在事后将很难界定劳动者在这种延时下班或休息日、法定休假日打卡上下班的情形中，是否存在工作效率低下、怠工亦或未提供实质性劳动的情形。因此，一旦劳动者提供了加班的初步证据，且用人单位无法提供相应证据予以证明的情况下，将很难排除支付加班费的风险。
那么，用人单位到底要怎么做才能有效规避因加班争议产生的损失风险呢？
规避因加班争议产生的损失风险
首先，用人单位可以考虑建立加班审批制度，完善加班确认程序，并严格按照法律规定支付加班费，从而最大限度降低因加班事实认定不清而造成用工成本增加的不利后果。可以在规章制度中增设加班制度条目，明确规定加班审批流程及加班费的确认方式等内容。如公司因生产经营需要安排加班的，或职工因工作确需加班的，由职工于加班当日填写《加班申请表》，注明加班的具体期日及加班时长，经部门主管确认后，由人力资源部审核备案，并报公司分管领导批准。双休日安排加班的，于6个月内予以调休（注：特指江苏省内企业），无法调休的，按照国家规定支付加班费；节假日及延时加班工资按照国家规定依法支付。未按照本规定履行加班申请手续的，一律不视为加班，不计发加班费。
其次，以“月”、“季度”、“半年”、“年”为节点设置工资确认制度。劳资双方及时确认工资支付项目及具体数额，能够有效降低产生加班费争议的风险。用人单位可根据自身经营情况，合理选择以“月”、“季度”、“半年”、“年”为固定节点，通过书面方式与劳动者核对当期工资总额及具体明细项目（含加班费列项及具体数额），经核对无误，可以要求劳动者签章确认。这样做既有利于降低劳资双方就加班费产生争议的可能性，又方便于一旦此后双方就上述情况出现纠纷时，用人单位有能力提供证据材料对未拖欠加班费的事实予以确认。
最后，用人单位应保证加班审批制度的制定及公示程序均具有合法性。因为加班审批制度属于直接涉及劳动者切身利益的规章制度，故制定时应依法经过民主协商程序，公布时也应当使用公示或直接告知劳动者等能够使劳动者知悉的方式。比如让劳动者在入职前认真学习或者录入员工手册进行发放，并保留相应证据材料。便于在劳资双方发生争议时，作为有效证据使用。
合法合理的制度依据势必是用人单位进行有效管理的利刃，可以有力阻隔劳动用工关系中的外部风险，保障企业的充分自治。