律师如何同时管理上百个案件项目?

多线程工作是律师职业的一大特点。不少同行从做助理开始，就经常同时对接或办理几十个案件。青年律师，尤其是肩负着团队管理、市场案源的青年合伙人律师，更是有大量的项目需要同时跟进。
在笔者的执业初期，总会感觉手上项目一多就开始抓狂，每个项目进展到什么程度总是靠印象，经常处于焦虑的状态中。这种低效率的抓狂作业模式，也导致自己没有时间去积累专业和开拓案源。
后来，随着笔者对于项目管理的熟悉运用，这一问题得以缓解，也曾撰文《“被赶上”管理层的青年律师，如何协调业务与管理？》与大家交流经验。
但是，去年以来，笔者管理的案件数量再次增长，与此同时，个人在律所的管理工作也有新增，使得我必须同时要管理上百个案件和所务项目，除此之外我还必须花时间提升自己的专业能力，于是，抓狂的感觉再度袭来。
为此，笔者升级了项目管理的技能方法，走出了同时管理上百个案件项目的困境，此时再次撰文与大家交流。
一、项目管理从何做起？
首先，我们需要先理解法律项目管理的概念。
对于我们律师来讲，无论是诉讼、专项还是常法，第一步要有一个整体的项目流程，比如一起诉讼案件需要哪几个大的阶段，每个阶段下面有哪些任务，每个任务又有哪些具体的工作要做，要做好整个项目的流程管理，就需要从做好每个任务的流程管理入手。
比如，一个诉讼案件的项目管理，就可以先拆分成几个大的阶段。比如民事诉讼可以分为谈案委托、策略分析、财产保全、诉前准备等阶段；
下一步，每个阶段下又有几个任务要做。即构成每个阶段的具体任务，比如财产保全阶段可以分为：财产线索清单、推进保全手续、实施财产保全这三个任务；
梳理出项目整体流程、主要阶段、具体任务后，笔者会通过 Alpha 系统，依照Alpha项目模块的逻辑，对法律项目进行进行“阶段”和“任务”的拆解，然后明确具体的事、时和人，接着将这些管理要素录入在Alpha“任务”面板中的“任务详情”“时间”和“负责人”中：

但是以上这些都还不足以做到对任务标准化的监控。如果要对单个任务进行监控，可以将我们项目中的任务比做一个“跳水动作”，当评委在对跳水动作打分时，也会有相应的评分要点，而这个要点就可以对应我们任务中的“检查项”。
例如，当我们将发律师函作为一个任务，那么从最开始的委托手续到前期情况了解和材料落实，再到后面函件撰写和审批盖章后签发等等环节，都是不能遗漏的环节，决定了发律师函这个任务的的质量和风险。这些环节就应该列为检查项，并且作为今后发律师函的标准。因此，检查项就成了自我监督纠错的手段。
在Alpha系统里，通过检查项，可以将任务的检查要点分解开来，每完成一个检查要点就在对应检查项前的方框内打上对号，这样就可以完成对单个任务的质量把控。

虽然如此，但是往往随着团队的扩张、人数的增加，这种没有强制制约措施的检查项依旧可能存在形同虚设的情况。比如团队成员为了图方便省事，明明没有做到一些重要检查项，却直接把任务给完成了。其他律师很可能不知道，也检查不到，就可能会给项目和客户带来错误和损失。
为了避免这样的问题发生，也为了进一步降低团队内部流程纠错的成本，笔者所在团队通过“配置任务工作流”的方式来进一步巩固单个任务的质量。
“配置任务工作流”是 Alpha 近期发布的新功能， 这个功能就像是给律师办案加了一个“质检员”，可以设置更严格的办理流程（完成时需要走审批流程），可以强化团队知识管理（比如强制要求上传知识管理附件），还可以在关键节点任务完成后自动对客户发送通知等等。
例如，在上面提到的“发律师函”场景中，我们可以通过配置任务工作流的方式，将完成“发律师函”任务的条件设定为“完成任务下所有检查项”，这样，只要检查项存在没有完成的情况，发律师函的这个动作就不能完成。
甚至，如果想对一些关键节点的任务进行更加规范化的流程质量把控，还可以对单项任务设置“完成任务需要审批”，这样，在完成关键节点的任务时，就可以及时通过审批流程对关键节点任务进行点对点把控。

除此之外，当任务完成的动作需要及时让客户知晓时，例如完成诉讼费缴纳工作等，还可以通过“配置工作流”中“完成任务后触发”的设置，以短信、邮件的形式自动告知客户任务的进度，让任务流程质量把控的意义不仅仅体现在团队内部，客户对律师的办案进度也更加了解。

二、上百个项目如何同时管理？
对于单个项目的把控做到了，可是项目多起来怎么办？一个一个点进去，然后挨个查看还是太费时费力了。
像笔者这边主要负责劳动人事和知识产权的常法、专项、诉讼及知识管理的工作，上百个项目同时进行，每天“我的任务”界面都是一路飘红到底的状态。
同样的，我们也不可能对每个项目的任务组进行随时随地地把控，因为任务组太乱。就只拿业务板块来讲，民商事诉讼案件跟行政诉讼、刑事诉讼的任务组肯定是不一样的，如果财务人员或行政人员要参与到项目进程中来，面对像“审查起诉”这类的任务组估计也会发出这是属于“起诉阶段”还是“审理阶段”的疑问。
那么我们要通过什么方式来把控每个项目的进程呢？这时我们可以继续提升一个维度，在“任务组”之上“项目”之下找到这样一个解决方式，那就是——“项目进程”。
“项目进程”简单来讲就是对“任务组”的再次归纳整理，这也是 Alpha 系统近期更新的功能，这个功能就像给繁杂的项目装了一个“小助手”，随时随地给我们汇报各个项目的进展。

例如，对于管理人员来讲，其实不需要知道每个项目具体前期洽谈了几次以及具体内容，重点只需要知道合同签了、钱给了就可以了，因此对于类似“前期洽谈”“授权委托”等任务组都可以用“委托洽谈”这个阶段进行概括。
再比如，合同签了、钱回来了，后面怎么处理其实也不用过多跟进，主要是需要第一时间知道最终判决/裁决的情况，因此对于“起诉”“答辩”“审理”“保全”等任务组完全可以通过“有序推进”这个阶段概括，进而在这一阶段工作完成后跟进尾款支付或客户安抚的工作。

同样，项目阶段也可能会存在拖拉延迟的情况，针对于此，我们可以对每个项目阶段设置一个预计完成时间，例如对于“委托洽谈”我们可以暂定一个月的期间，如果一个月内还没有定下合同、收到律师费，对应项目阶段就会标红提醒，这个时候管理人员就可以通过评论项目阶段并@对应的负责人来及时跟进，确保项目阶段的时效性。

特别需要注意的是，对于项目阶段的查看并不需要我们点入每个具体的项目，直接在项目列表中的项目名称后面就可以直观看到每个项目现在所处的项目阶段，同时点击显示的项目阶段就可以随时查看这个项目的项目进程面板，帮助团队管理人能够快速、准确把握每个项目的具体进展。
值得一提的是，Alpha 系统的本次更新，还新增了批量设置任务负责人和批量完成任务的功能，比起之前逐个任务分别操作方便了不少，显著提升了任务操作效率。


三、从项目管理到知识管理
再好的流程设置也要有实践落地的机会，才能体现价值。在落地的过程中也会反向倒逼现有流程的升级。因此，阶段性地进行流程的知识管理，将成功经验转化成标准，制成项目模板，不断打磨升级模板，持续提升专业水平和服务客户的能力。
上面我们讲到的这些流程质量把控的各个维度因素，都可以通过“项目模板”的方式进行知识管理。通过项目模板，我们可以把每个任务内的检查项、工作流规则、每种类型项目的任务组、概括归纳出的“项目阶段”等内容均设置为“项目模板”，之后所有同类型的项目都按照这样统一的模板来执行，确保设置好的流程标准能够被不断实践，并在实践中不断升级。
关于Alpha项目模板，Alpha系统在“工具”模块里提供了上百套非常详尽，且有配套流程任务与文书文本的项目模板，可以参见《52套精选律师办案流程+文书，Alpha一键收藏》，笔者经常将其一键创建为自己的项目，然后针对团队自身的办案特点再进行修订；另外，笔者所在的团队的优秀案件项目的经验也会被固定下来，形成专属于自己的项目模板。

结语
曾有律师同行与笔者交流一个问题：花那么多时间在项目管理上，设置那么多任务，有必要么？
笔者是这么回答他的：很有必要。
第一，花不了多少时间，并且这个时间本身是与办案和知识管理的时间重合的，是一件顺手完成的事；
第二，团队反而因此节省了大量的时间，再也不用像以前那样，明明是相似的案件，每个步骤却需要反复重新搞流程文书；
第三，项目管理说到底是对办案质量、团队协作能力的把控，是团队核心竞争力所在。
笔者也相信，法律项目管理是这个时代律师的一项必备技能，如果借助互联网软件科技，这一切会变得更加轻松高效。