优化模式 拓展应用 徐汇区法院全面实现电子卷宗“单套制”归档

编者按
深化审判权力制约监督体系改革和民事诉讼程序繁简分流改革试点是上海法院全年司法体制综合配套改革的两条主线。2月1日，上海高院制定了《关于进一步深化审判权力制约监督体系改革的实施意见》及其任务分解表，针对立案、审判、执行全流程，打造“8+4+1”审判权力制约监督体系；制定了《关于进一步优化繁简分流改革试点工作的实施要点》及其任务分解表，深入推进民事诉讼程序繁简分流改革试点工作。为充分发挥改革信息在落实改革部署、交流改革经验、提供决策参考等方面的重要作用，特围绕上述两条主线分别推出系列改革案例。本期刊载《优化模式拓展应用徐汇区法院全面实现电子卷宗“单套制”归档》。
为推进最高人民法院关于“以电子档案为主、纸质档案为辅”案件归档方式改革的司改试点任务，根据《上海法院电子卷宗“单套制”归档改革试点工作方案》要求，徐汇法院作为上海法院系统第二批电子卷宗“单套制”归档改革试点法院，在市高院的有力指导和支持下，采取分步走的方式稳步推进电子卷宗“单套制”归档改革试点工作。该院坚持以电子卷宗归档为核心的试点基本原则，突出电子卷宗归档服务审判主线和便民利民功能，协同打造全流程网上办案体系，努力提升“智慧法院”建设成效。2020年11月试点以来至2021年7月，共完成单套制归档17,896件。2021年1-7月，电子卷宗覆盖率99.97%，单套制归档案件纸质附件页数同比下降88.48%。2021年8月起，该院全面实现今年及历年已结未归档案件100%“单套制”归档。
一、加强组织领导，推进试点工作有序有力
一是加强领导做实保障。制定《徐汇法院电子卷宗“单套制”归档改革试点工作方案》，成立由院长担任组长的试点工作领导小组。院党组靠前指挥，多次听取试点工作汇报，全面统筹协调试点推进工作。加强人财物各项保障，优化外包服务人员配置，成立数据采集中心和电子档案整理中心，按需配备扫描仪和宽屏显示屏，提速办公带宽，建设电子库房配备光磁库和离线数据备份存储设备，保障卷宗及时扫描归档和数据安全存储。
二是分层分批稳步推进。确定“试点庭全面实现当年度及历年已结未归档案件电子卷宗‘单套制’归档”的工作目标，制定各审判业务部门分批逐一推进的工作方案，试行电子卷宗数据采集、立卷整理、档案管理、离线备份、绩效考核等配套制度，边试点边攻坚，不断总结提升并形成改革经验，确保试点工作平稳高效。
三是强化沟通及时回应。加强学习交流，试点推进过程中,4次赴其他试点法院参观学习，组织12轮书记员培训，召开11次工作例会，发布8期试点动态，建立工作台账及时总结做法、汇总需求并向高院职能部门汇报。突出书记员主体地位，汇聚书记员改革智慧，回应书记员关切需求。建立试点部门书记员微信工作群，召开6次办案法官、书记员座谈会，发放70余份调查问卷，书记员围绕工作流程、工作规范、系统使用等问题积极提出意见建议并被采纳，参与改革的积极性不断提升。
二、线下规范建设，实现工作模式不断优化
一是对内规范流程突出重点。严格按照工作要求，建立电子档案整理中心“扫描—归目校验—质检”的工作流程和申请归档阶段“档案部门初验—电子档案整理中心复验和核对纸质附件—档案部门审核确认归档和入库”的规范化工作流程，重点抓好对电子数据采集完整率、影像数字化达标率、纸质附件合规率的审查，确保档案质量符合要求。通过严格扫描前审查、优化扫描力量配置、建立紧急件优先通道等方式，实现立案扫描和诉中少量扫描立等可取，其他诉中扫描基本当日完成的扫描周期良性运转，书记员获得感不断提升。
二是对外加强指导优化管理。加大管理力度，指导外包服务公司建立外包服务人员业务培训、绩效考核、工作岗位AB角、后备力量储备、驻点负责人管理等工作制度，围绕数据集中采集、申归复验、纸质附件审核等重点工作建立便利书记员归档的工作流程，围绕立卷整理、归档检验、离线备份等主要环节建立便利法官阅卷的操作规范，不断优化外包服务人员的岗位职责、工作量和考核方式，扫描工作效率较试点初期提高40%，外包服务人员的积极性和稳定性不断提升。
三、线上科技赋能，强化电子卷宗深度应用
一是把好入口关降低扫描比例。大力推进网上立案，通过将当事人线上提交的诉讼材料自动导入相应案件的电子卷宗，降低电子卷宗扫描比例。组织辖区内34家律师事务所100余名律师和12家企业召开网上立案培训会，在微信公众号刊载3期网上立案指引，推广网上立案并引导当事人和律师规范提交电子诉讼材料。以电商平台知识产权类案件为试点，于今年2月上线网上要素式立案模块，实现“诉状一键生成、公证存证一键提取、要素信息一键导入”功能，至7月已受理要素式立案3047件，进一步提升网上立案的便捷性和规范性。设置专人辅助审核网上立案材料，确保前端数据采集质量。
二是把好流转关促进一键生成。全面促进电子文件在线生成，积极推进线上证据调查和电商平台数据交互，相关反馈结果自动导入电子卷宗；广泛使用电子签章和在线审批，在合议庭笔录、专业法官会议记录、裁判文书签发稿等文书上使用电子签章，将审理程序转换、审限延长与变更、裁判文书审签、代管款发放等审批事项由线下转为线上；全面实行庭审全程录音录像和大力推进“音字转换”庭审记录改革，实现庭审记录与电子卷宗转换的无缝衔接。2021年2-7月，该院完成1万余件案件的电商平台数据交互，提交在线审批申请3776次，适用庭审记录改革的庭审数为7031件，新收案中单套制归档案件系统原生性文件比例为43.03%，有效推进电子卷宗一键生成。
三是把好使用关实现深度应用。依托电子诉讼材料实现诉讼文书和证据材料的电子送达，开展在线庭审和庭审在线示证，利用电子卷宗系统OCR识别功能进行文书智能生成，将电子卷宗同步导入互联网诉讼服务平台为当事人提供远程阅卷服务，加快推进电子卷宗深度应用，为全流程网上办案和便民诉讼服务提供资源支撑和保障。