浅议第三方组织设置秘书的必要性与可行性

前言
自今年四月以来，在最高人民检察院的安排部署下，刑事涉案企业合规改革向全国推开。山西省检察院、省工商联联合于五月份召开了全省工作部署大会后，华炬合规业务中心紧跟时代步伐，已受邀参与了省内、外十余起相关案件。我们在总结实务经验的基础上，结合现行相关法律及政策规定，研究撰写了十余篇关于第三方监督评估机制运行的完善建议、企业合规律师工作模式探讨、企业合规价值的追求报告等研究学习型微文。自今天起将在本公众号陆续发布，供社会各界交流探讨。不妥之处，请大家批评指正，共同进步！
2022年4月以来，涉案企业合规第三方监督评估机制（以下简称“第三方机制”）在全国范围内全面推开，犹如“一池春水满堂花”般取得了各界瞩目的成果，地方各级的第三方机制都在积极探索适合本地、适合个案的涉案企业合规整改的推进方式。挑战与机遇同在，困难与希望并存，第三方机制在试行阶段必然会遇到无数新课题，而检察机关、第三方机制管委会、第三方组织也必须勇于创新、大胆探索，形成合力，做好企业合规整改的“后半篇”文章。
企业是否真合规、真整改，重在落实第三方机制，进一步讲，其关键在于第三方组织的工作如何更好的落实、推进。第三方组织的工作具有高度协同性，从第三方组织建立到企业整改完成，其每一步工作都需要协调各个部门、统筹工作进度。笔者在接触十多起涉案企业合规整改的案例中发现，如果第三方组织的每一项工作都必须由全部成员完成，必然大大降低第三方组织的工作效率，继而影响涉案企业合规整改进程；而若把某一项工作交给某个特定的成员完成，又不具有现实可行性。因此，笔者认为，第三方组织应当设立秘书一职，以辅助第三方组织更好的完成考察、指导和验收工作。
一、第三方组织设立秘书，具有必要性。
（一）从第三方组织的工作内容看，第三方组织应设立秘书一职。
第三方组织是试点地方第三方机制管委会选任的负责对涉案企业的合规承诺及其完成情况进行调查、评估、监督和考察的临时性组织。第三方组织成立以后，主要有以下三方面的工作：其一，对涉案企业合规计划的可行性、有效性与全面性进行审查；其二，定期或者不定期的对涉案企业合规计划履行情况进行检查、调查和评估；其三，在合规考察期满后，对涉案企业的合规计划完成情况进行全面检查、评估和考核，并制作合规考察书面报告。
诚然，第三方组织工作极具专业性，但是，其工作过程中必然会有许多行政性、程序性、辅助性的工作。从笔者接触十余案例的情况来看，第三方组织工作将诞生诸多文稿，如：会议签到表、会议纪要、（某次赴企业考察的）工作计划、意见反馈表、中期考察报告等等。这些材料应该由谁制作、撰写？第三方组织工作还包括一部分沟通协调的内容，如，第三方组织计划到企业实地考察，如何协调各位组织成员的时间？假如第三方机制管委会指定全部由第三方组织的某位成员完成，这必然破坏第三方组织成员之间的平等地位，不利于第三方组织成员间的团结协作。假如分别交给某几个成员，或大家共同完成，又会因处理并不关键或核心的事项而浪费工作的时间，降低工作效率。相比之下，设置秘书一职可以很好的解决这些问题，第三方组织成员只需把握监督评估进程，行政性、程序性、辅助性的工作可以交由秘书完成，如此便可大大增加第三方组织工作的效率，继而激发第三方组织的工作动力与热情。
（二）从第三方组织成员组成来看，设置秘书一职更为合理。
虽然《指导意见》实施细则第二十三条规定，第三方机制管委会应当根据工作需要，指定第三方组织牵头负责人，也可由第三方组织组成人员民主推举负责人，但是，牵头负责人并不能担负第三方组织秘书的职责。从各个试点地区已经公示的由具备企业合规经验或专门知识的人担任第三方组织成员的组成基本上包括了专家学者、律师、审计师、会计师、税务师、工商联、企业、行业协会相关人员等，他们都是行业翘楚或在行政部门担当领导职务，自身负担着繁重的本职工作，参与到第三方组织的工作中都是以“兼职”的方式，有些行政部门工作人员甚至需要请假才得以参与监督评估工作。因此，第三方组织的工作不可能也不应该过分占用小组成员的时间。他们宝贵的时间应该用于那些关键的、核心的监督评估事项，而不应浪费于协调各方时间、准备会议资料、起草文书这些行政性、辅助性的工作。此时，若第三方组织设置秘书职务，其职责界定为专门辅助第三方组织工作，秘书与第三方组织成员职责划分明确、分工协作，则第三方组成员更能专注于监督评估工作本身，从而助益涉案企业合规工作更好的完成。
二、第三方组织设置秘书，具有可行性。
（一）第三方组织设置秘书有制度理论支撑。
根据《指导意见》实施细则第27条之规定，第三方机制管委会可以根据工作需要，指派专门人员与选任组成的第三方组织及负责办理案件的人民检察院、涉案企业联络沟通，协调处理第三方机制的启动和运行有关事宜。此条规定虽是关于第三方机制管委会设置“专门联络人员”的描述，但是可以确定的是，刑事涉案企业合规第三方监督评估机制的设置并不限制辅助性人员的进入，《指导意见》实施细则第27条规定的组织架构的设置思路完全可以借鉴到第三方组织工作中。
（二）第三方组织秘书招募工作易于开展。
如前所述，第三方组织成员的组成大多是专家学者、中介机构专业人员、行政机构的专业人员，以这些专业人士的身份募集一名辅助性人员实属易事。让年轻一辈参与到第三方机制工作中，对于年轻一辈来说，也是一个极佳的学习、研究、历练的机会。可以预见，一旦第三方组织开放秘书职务，会有一大批青年人员积极参与，而经过一段时间的学习历练，他们也将成为第三方组织专家库的后备力量。
（三）第三方组织设置秘书将极大助益第三方组织监督评估工作的进行。
在笔者接触十数个刑事涉案企业合规第三方监督评估工作案件的过程中，有很多案件的第三方组织成员自己指派私人助理参与到案件中，从事起草文书、资料收集整理等辅助性工作，从第三方组织工作的实际需求讲，未来也将有大批的青年人员参与到第三方组织工作中。而仅以某一个组织成员的“私人助理”身份进行工作，必然不具有真正意义上的正当性，其职责权限范围亦不清晰。与其放任这种“灰色地带”的存在，不如从制度层面开放第三方组织秘书一职，为正在从事或未来需要从事相关工作的“秘书们”正名，让他们光明正大的走到台前，以清晰的职责和明确的工作内容更好的助益第三方组织监督评估工作。
综上所述，建议第三方组织设立秘书职务。秘书的选任可以参考第三方组织的选任机制，建立“秘书人员名录库”，入库机制可以设置为地方第三方组成专业人员名录库入库专家以推荐方式组织入库。具体到涉案企业合规整改的具体案件中，可采取先确定第三方组织成员，再由成员从“秘书库”中共同挑选秘书的方式确定。
综上所述，建议第三方组织设立秘书职务。秘书的选任可以参考第三方组织的选任机制，建立“秘书人员名录库”，入库机制可以设置为地方第三方组成专业人员名录库入库专家以推荐方式组织入库。具体到涉案企业合规整改的具体案件中，可采取先确定第三方组织成员，再由成员从“秘书库”中共同挑选秘书的方式确定。