律师在家办公，效率低下？这里有几条建议

随着疫情的扩散，企业复工时间一再延迟，各省市要求企业不得早于2月9日复工。而且还有继续延迟的可能。律师行业也纷纷响应，号召员工在家远程办公。这样既能保障员工的安全，又能保证律师工作的正常开展。
这种办公方式在国外叫做“Work from Home”，在会计师行业和律师行业已经非常常见。但在国内这仍然不是主流的办公方式，可能很多律师同行也只是听说，并没有深入了解。
所以，很多律师同行可能都会面临一个共同的问题，即在家办公的效率很低。家里的环境很轻松，还有小孩子打扰，这些都可能影响工作的专注度，从而降低工作效率。
那有没有一些方法可以提升在家办公的工作效率，答案是肯定的。以下我们就就来谈谈律师在家办公，如何解决效率低下的问题。
首先我们必须明确在家办公的最大挑战是什么？
得到大学的刘润老师，在他的《高效远程办公指南》一课中，也谈到这个问题。
在家办公最大的挑战，是远程之下，管理和沟通效率会大大下降。下面，我们来拆解一下这个问题，先说管理和沟通效率为什么下降，然后再讲怎么办。
什么叫管理效率下降?管理能力下降，是因为你见不到一些员工了，你没办法非常快速地安排工作、调整节奏，员工在做什么，遇到什么问题，也没办法及时向你请 示，得到你的指导，协同上就会遭遇挑战。
沟通上具体会遇到什么问题?大家在一起的时候，遇到问题，一抬头就能跟旁观同 事说一嘴，需要协助就喊一声，大家可能还会快速地召集开会等等，这些事情在远 程办公里都做不到。尤其是每个人都在自己家里，如果有员工他不工作，你其实也 不知道，他是不是因为心情焦虑，刷着疫情新闻无心工作，你也无法知道，这些都会导致沟通效率下降。
我也非常赞同这一点。但是我们也要看到律师行业的特殊性。律师行业的特殊性就是律师的协作对于管理和沟通效率的需求，远低于普通的公司，尤其是对于诉讼案件的协作而言更是如此。
也就是说，对于律师而言，管理和沟通效率大大下降这个问题更容易解决。那么如何解决呢？
01.学会项目管理，律师应该具有项目管理的思维
对于诉讼律师而言，其实我们的每一个案件就是一个项目，在项目之下，就是一个一个的任务。打个比方，张三盗窃案，可以理解为一个项目，而在提请批准逮捕期间提交法律意见书，就是一个任务。无数个任务，组成了一个项目。
所以说，所谓律师的项目管理思维，就是要求律师具有拆解项目为具体任务的能力。只有这样，才能够设定清晰的工作目标和工作量。
有了清晰的工作目标和任务，再把任务一一落实到具体的人。每个任务的完成进度和质量才可以清晰的展现出来。
02.学会选择适合自己团队的协作工具
现在市面上的沟通类工具、文档类工具、存储类工具可谓琳琅满目。
沟通类工具如微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。文档类，大家可以用类似于石墨、Office365这样的软件，他们可以支持多人在同一篇文档上同时做修改。存储类工具如百度网盘、坚果云等网盘类工具。
如何选择适合自己律师团队的协作工具，我认为需要坚持以下几个原则：
首先是要做到尽量不要使用微信作为办公类工具。因为在使用微信办公的同时，往往会抵挡不住聊天群、刷朋友圈的诱惑，从而使得工作专注度大幅下降。尤其是在疫情期间，大家往往心态焦躁，打开微信看疫情的新闻，成为很多人的习惯。因此，尽量不要使用微信进行办公。
其次是要坚持极简的原则，尽量不要使用过多的工具，以免造成工具的过载，反而影响工作效率。
关于这一点，我在《当Excel飞向云端，我们来谈谈刑事案件流程管理》一文中有详细阐述。
刑事案件不同于非诉案件，并不需要大量的复杂分工协作，因此对流程管理的依赖程度不高。绝大多数刑事案件，一名主办律师加一名协办律师足以应付，至多再加一名律师助理。只有极少数重大、疑难、复杂刑案，或者集团案件，才可能需要比较复杂的分工协作。目前市面上常见的流程管理工具，有譬如针对全行业的Tower、Teambition等等，有譬如针对律师行业的ALPHA、法蝉、元典等等。这些工具大都是基于SOP标准作业程序设计而成。
从SOP的概念不难看出，这些工具确实可以实现团队的有效协作，如果将一个案件作为一个项目，那么该项目会由几十甚至几百个任务组成。利用这些流程管理工具进行任务发送，并描述任务概况，可以有效实现工时统计、绩效考核、时间节点管控等。但如前所述，绝大多数刑案并不需要大量的复杂分工协作，两到三名律师或助理即可协作完成。可以设想一下，如果一个团队的在办案件只有两到三件，那么使用上述工具的工作量可能不大。但是如果一个团队的在办案件达到二三十件，每个案件的任务量达到几百个，可想而知每一名律师明天需要发送或接受多少任务指令。每一个任务都需要键入任务描述，指定承办人，设置任务时间节点，工作量相当巨大。这时候，工具对于律师可能就成为了负担。律师如果每天被任务的发送和接受占据大量时间，而无法全身心投入案件法律问题的研究和案例检索，那就是得不偿失的。
总之，工具的选择，要坚持“刚刚够就好”的原则。
我们的建议是，如果您所在的律所正在使用alpha办公系统，就优先使用alpha系统。这个系统兼具了项目管理、即时沟通、文档管理等多个功能，基本能够囊括律师工作的全过程。
如果您所在律所没有使用alpha系统，可以使用协作工具（如tower、元典、钉钉、飞书等）配合网盘工具（如坚果云、百度云盘等）协同使用。
因为法律文书一般都是由单个律师完成后再交主办律师审查，所以律师对于多人在同一时间共同编辑文档的需求不高，因此不推荐在线文档编辑类工具。
03.在家办公必须具有仪式感
所谓在家办公的仪式感，就是指在家办公必须有严格的时间观念和着装要求，还要有相对固定的办公场所。这种仪式感会把你拉入到一个工作的状态，很大程度上提高你的协作效率。
首先是要有严格的时间观念和着装要求。
熟悉的家居环境很容易让人产生惰性，因此必须严格遵循上下班的作息时间。一方面这是为了自律，另一方面也是为了更加高效的与同事在线上协作。试想一下，如果其他同事在工作，需要任务协作，而你不在线，不能及时回复，就会严重影响团队的工作效率。
另外，大家可能觉得穿着睡衣很舒服，其实穿着睡衣吃饭，吃完饭就在餐桌上工作，是很难进入工作状态的。因此，我们建议换上正式的衣服（即使不是正装，也换上正式一些的衣服），女士还可以化上淡妆增加上班的“仪式感”，让自己进入到工作的状态。
其次是尽量选择专门的办公区域，利用环境场建立边界意识。
专门的办公区域，是指在家中区别于我们休息、娱乐的一个专门用于工作的场所。进入这个专门的办公区域，就相当于你到了办公室，在这里专心把工作完成，切记不要在这个区域内休息、娱乐。
我们的建议是，如果家里有书房可以直接作为工作区，没有书房的话可以从餐厅、客厅或者卧室一角改造出一个工作区。然后选择自己喜欢的灯光、桌子摆设、办公用品等。
04.学会管理好自己的专注力
在家办公是对我们的自律性和自控力的考验。管理好专注力，有以下几个具体的方法。
首先是制定每天的工作计划。
切实可行的工作计划，可以帮助我们增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不絮地进行。同时，计划本身也是对工作进度和质量的考核标准，对我们有较强的约束和督促作用。
其次是学会使用番茄工作法。
番茄工作法，就是工作以25分钟为一个单位，在这25分钟里，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，25分钟之后休息5分钟，5分钟休息结束再进行下一个番茄时段。这个工作方法，能够让我们的精力完全投入工作本身，避免因为其他事打断工作。
最后是学会摆脱网络的诱惑。
如前所述，刷微信、刷抖音已经成为很多人的生活习惯。搞笑的视频，微博，微信......这些原本可能是我们最重要的工具和珍贵的信息源，但又都可能是我们面临的最大的诱惑。
05.要建立定期的会议机制
按照律所平时的上班时间，每个部门都在微信群里开个语音会议，可以沟通一下今天的任务、交流一下实时信息，以及总结昨天的工作。保证大家都准时上班的同时，营造相互检查、监督的氛围。
到了下班时间，每个人都把自己的工作报告上传到钉钉或是飞书上，向大家汇报一下自己今天的工作任务以及完成程度。

当然，定期会议可以一天一次，可以安排在早上或下午，也可以几天一次，每个律师团队可以根据自己的实际情况灵活设置。
这种定期的会议机制，能够帮助每个人全面梳理自己的工作状况，促进团队工作的高效进行，是进行远程办公时一个重要的管理手法。
06.要合理饮食、加强锻炼，增强免疫力
非常时期，在家办公更要保持规律的生活作息，加强营养摄入，可适当补充维生素C，可适量饮酒。
工作间隙增强锻炼，推荐小伙伴们可以从keep选择一些适合在家里的运动，有条件的可以在跑步机或骑行台上运动。
正如我在《当律师遇见跑步》一文中说的，“如若希冀将律师作为一种事业持之以恒，我们必须打造出一个能与“高风险职业”对抗的免疫体系。如此才能正确而高效地对抗浮躁。打造这种自我免疫体系，并将其长期维持下去，必须拥有超乎寻常的能量，还须想方设法谋求这种能量。毫无疑问，运动是最有效的获得这种能量的方法。”
附：