律所知识管理之我见

对于这个问题，我们可以借鉴一下天同蒋勇律师的观点：一家律所经历几十年、上百年的历史，人才可能流动、资本可能耗光、财物可能折损，只有知识是永恒的财富。故就律所而言，知识才是其持久发展的核心竞争力。
律师是律所知识的创造者，律所的知识承载于律师出具的各种文件、各种法律关系的梳理、各种案件办理思路的积累中。但由于律师工作的纷繁多样，导致律师在实践工作中常会形成大量的文档，这些文档以纸张、doc、xls、ppt、pdf等格式散乱的存放于档案袋或电脑硬盘中少则几个月多则几年。这种知识管理的无序性，常会导致律师在处理相似业务时，与其在海量文件中艰难翻找不如一切从头再来。而对于那些需要经验积累才会掌握的知识，如针对不同案件如何有效确定办理思路、如何快速确定请求权基础、如何快速寻找辩护点等，只有在老律师们有时间有机会教给年轻律师时，年轻律师才能学个一二。这就常会导致新老律师在经验传承上的断代，阻碍律所的发展。
故若能将律师们的“工作知识”予以固定，通过收集、检索、整理、加工，建立合理知识架构，使其能在所内分享、输出和复用，这便是律所的知识管理，其目的是为了提高律师服务质量和工作效率，创新法律产品。简而言之，律所知识管理就是对律师业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现律师间的知识共享和创新。
一、律所如何做知识管理
（一）文书管理标准化
构建律所文书管理标准化制度，不但是律所文化的重要内容，更是律所知识管理的基础性工作。因为文书常会被认为是律所、律师递交给客户的名片，专不专业、严谨不严谨，看行文看版面。
所谓的文书标准化，就是指同一律所出具的法律文件，如律师函、法律意见书等要在版面设计、字体、字号、行间距、标点符号、缩进等方面有严格规定并且能通过自动化系统直接生成该格式文书。
（二）文件管理智能化
文件管理智能化，即本着“一案一文件”的原则，案件承办人要在案件承办前、办理中直至归档的各个阶段，及时将资料与知识管理人员共享，以方便其提取和总结，将文件转化为律所知识成果。
（三）业务流程管理规范化
业务流程管理规范化是律所知识管理的中心内容，主要包含以下两个方面：
1.客户沟通的规范化
客户沟通的规范化是指在律所要建立完善的客户沟通制度，如对于诉讼案件，承办律师要在确定办理思路后及时与委托人沟通，相关文件也要发于委托人审阅讨论，在开庭结束后及时反馈庭审情况。要求每个案件一周主办律师至少要与委托人联系一次；每一个月至少要与委托人书面沟通两次，这样沟通不但能让委托人体察到律师的工作内容且更容易取得对方的信任，形成口碑。而对于常年顾问客户，则要求负责律师每周至少与客户电话沟通一次，每两个月至少要与客户进行一次面对面交流；在年底还要向客户提交年工作总结报告，内容包括本年度服务项目的统计总结、下年度工作计划和客户本年度重点问题分析等。经常与客户保持高度的粘性，增强与客户沟通的规范化，有利于客户对律师、律所业务的肯定与推广。
2.业务流程的规范化
所谓业务流程规范化，就是指根据业务的不同类型将流程予以固定和规范，使得律师工作变得有序、高效。比如，按照诉讼案件的推进进程可以将民事案件代理分为委托授权阶段、立案阶段、诉讼保全阶段、审判阶段、执行阶段和结案归档阶段，将刑事案件代理分为接受委托阶段、侦查阶段、审查起诉阶段、审判阶段和判后阶段。根据不同的工作阶段将律师应当完成的工作、应当制作的法律文书等予以明确，从而实现业务流程的规范化。
二、天津大有律师事务所知识管理的现状
天津大有律师事务所（以下简称“大有”）自引入律师e通系统和Alpha系统后，在律所知识管理方面取得了很大的进步。在律师e通系统“办公自动化”下“文档中心”的“样本文档”里包含了许多大有的标准化文书，包括《常年法律顾问合同》、《常年法律顾问业务工作说明书》、《认罪认罚常用法律文书》、《法援劳动争议常用法律文书》、《诉讼常用法律文书》、《非诉业务归档流程和注意事项》等。
上述文件的查询路径为（登录律师e通系统账号）：http://118.190.0.24:6060/document/documentexplorer.aspx
大有在引进Alpha系统后，律师们通过不断挖掘，已在该系统“律所模板”中创建了带有大有特色的24个模板，内容涵盖：大有常用文本模板（包括委托代理合同、授权委托书、风险告知书、报价单、所函、归档文件及常年顾问阶段文书等）、尽职调查工作流程及阶段性文件、私募基金管理人登记备案工作流程及阶段性文件、民商事诉讼一审二审工作流程及阶段性文件、复杂商事诉讼工作流程及阶段性文件、政府常年顾问工作流程及阶段性文件和公司常年顾问工作流程及阶段性文件等。这些模板中的文书均带有大有logo等特色性信息，律师们可以套用模板直接下载使用。模板中的检查项均来自于资深律师的经验锤炼，它为年轻律师们的工作提供了有利指导。“律所模板”的文件查询路径为（必须Google浏览器打开，登录Alpha系统账号）https://alphalawyer.cn/#/app/tool/template
就目前大有的知识管理来说，还处于比较基础的阶段，还有赖于律师们的共同努力，才能使得知识库不断丰富和完善。
三、天津大有律师事务所知识管理的瞻望
律所知识管理本质是将律师的知识性文件、经验予以收集、整理、加工、分享和迭代的过程，其基础是律师自身的知识积累。故律师自身良好的知识管理是律所知识管理完善的基础。律师工作过程中形成的书面性文件我们可以称之为显性知识，而律师积累的诉讼能力而或对某一专业精深的研究和独到见解我们可以称之为隐性知识。对于显性知识，律师只要做到有价值的文件及时与知识管理员分享，也就实现了律所在显性知识层面的知识管理；对于隐性知识，律师可以通过发表文章、开展讲座或研讨会等形式将知识分享，而律所知识管理员就需具备抽丝剥茧的分析和总结能力将各家观点予以归纳，结合规定，整合成律所知识成果，让知识共益于大家。
律所知识管理是一项任重道远的持续性工作，只有知识不断更新迭代，才能真正形成律所核心竞争力。知识的积累需要律师们的坚持和分享，相信在大家的努力下，我们大有的数据库会越来越丰富，知识管理体系也会越来越强大！