律所团队化经营实践指南

很多律所在购买和使用Alpha之后都希望能发挥最大的效用，那么如何正确利用Alpha对律所规范化建设提供帮助？如何将Alpha与自身业务执行模式进行无缝结合呢？
iCourt法秀今日推文，通过广西思贝律师事务所的应用实例，让我们深入感受Alpha对律所团队化经营的帮助。来自广西思贝律师事务所知识管理部主管陈艳艳。
2018年开年第一周，接到iCourt邀请，拟让我去iCourt北京总部参加“橙色星期三”特色活动，专题分享我们如何让Alpha在律所规范化、标准化、专业化建设中发挥作用的经验。
2017年3月16日，Alpha在本所上线使用，回忆这一年Alpha对本所规范化建设、标准化优化以及专业化表现的帮助，的确可圈可点，甚至在某些方面获得了颠覆性提升与进步。今天这篇文章，希望能对Alpha用户有所启迪。
使用之初，所内几乎也只有少数人坚持使用项目管理功能、设置任务、添加计时，一度它几乎沦为了一款单纯的检索工具。经过近一年的摸索，现在我们已能让Alpha使用与律所管理、业务管理相互融合、相互促进的良性循环状态，基本实现了无纸化办公。总结原因，我认为，主要有以下几点：
一是律所团队化、标准化、规范化与专业化营运的客观需要，没有这个前提，很多需求不会产生，通过Alpha满足需求无法完全实现。
二是律所管理者与执行者理念与意识层面的大力推动。主任的初衷简单粗暴：我们在异常困难时刻作出预算购买这款办公软件，不能让这样的成本付出成为摆设，必须没有任何商量余地地使用起来，这个理念在主管层面得到了不折不扣地执行。
三是使用方式、使用制度的探索，如何将Alpha与自身业务执行模式进行无缝结合，需要实事求是的使用制度设计。
首先，Alpha中任何制度的设计一定是从律所或团队自身的管理目标、业务模式出发；其次，这种融入一定是有益的、相辅相成的，而不是给律所管理、业务管理增加负担。举个例子，在使用Alpha之前，我们实行的是由案件管理专员统一负责案件登记与案件分派；引入Alpha之后，同样是由案件管理专员统一负责新建项目、添加项目成员。这种结合，既延续了既定的案件登记管理权限，避免对既定的分工、流程产生了波动，同时可以顺利引入Alpha的项目管理，优化管理流程。
四是制度方面的配套，就是将软件使用与规范化考核或薪酬考核相结合。没有权利与义务的动态平衡，律所管理很多时候会付出多，效果小，我们将软件使用与薪酬考核紧密对接，同时薪酬考核又与律所团队化营运紧密联系。将每个团队伙伴的主观能动性与积极性尽量调整到最合适状态。
团队化营运为软件使用提供良好基础
所谓团队化，本质就是人与人之间的分工与协作；规范化，强调的是各个环节的统一、标准。Alpha的核心功能之一项目管理，倡导的也是对人、对过程的管理。所以软件的项目管理功能高度契合团队化营运的要求，两者在理念与方向上相辅相成，锦上添花。
律所在经营过程中不断积累与完善了标准化指引与规范化流程。所以引入Alpha后，我们能够迅速接入之前的规范化办案流程指引，将指引设计成不同类型的项目模板。团队伙伴在办理案件的过程中，直接导入项目模板，然后根据团队分工分派任务，进而实现流程和进度把控。所以，从业务实际来看，律所团队化营运理念与Alpha正向融合，这是我们得以顺利设计其他使用制度的基础。
律所管理者与执行者在理念上的推动与执行
律所管理者作出决策的那一刻，其实也就意味着对“技术驱动法律”理念的认可，但这个认可不能仅仅停留在理念层面，还必须有落到实处的执行与持续监督。

这种后续推动，可以是身体力行的带头规范使用，可以是自上而下的命令，也可以是不断的督促检查，或者是交由具有执行力的团队主管设计并落地推行。失去了“顶层理念”的重视和推动，Alpha对原有一些制度的优化和变革也无法开展和实施。失去了“中层执行”，理念也仅仅是理念，无法转化为具体的生产力。
使用制度的设计
一、项目管理制度的设计
一是立项权限的确定。如前所述，我们律所Alpha新建项目的权限仅属于案件管理专员。这种设计，顺应了案件管理专员对案件数量／项目数量、案件信息／项目信息的管理，在一定程度上可以避免业务人员故意或过失漏建项目；同时，由专人负责新建项目，也更能确保项目命名的统一性、规范性。
二是项目命名规则。立项前，必须统一确定项目命名规则。而命名需要考虑的因素，一是通过项目名称获取案件关键信息，二是如何通过项目名称快速、准确定位所需要查找的案件。
当Alpha中建立的项目达到一定数量时，如何快速找到所需要的项目也就显得非常有必要，因此，我们采取逆向思维，根据律师查找案件通常使用的关键词来组合确定这个项目的名称。例如对于“争议解决”类型的案件，我们的命名规则是“（2018）桂01行初1*号 刘**与南宁市青秀区**确认强拆行为违法一案”，从前面这个项目名称中，首先，我们可以快速明确案件的以下信息：“年份”“诉讼类型”“受案法院”“法院案号”“审级”“原告”“被告”“案由”，同时也可以任意选择以“法院案号”或“原告”或“被告”作为关键词在搜索栏中查找项目。
三是项目流程设计。项目流程设计，也就是项目中任务模板的设计，设计的原则应当符合律所或团队的业务办案要求。Alpha设置了一个知识管理模块，集结了优秀律所和团队分享的标准化、规范化案件办理流程。
我们结合律所服务流程，区分诉讼类型、审级、委托人诉讼地位，也分别制定了“民事诉讼一审（原告）”、“民事诉讼一审（被告）”、“民事诉讼二审（上诉人）”、“民事诉讼二审（被上诉人）”、“行政诉讼一审（被告）”、“行政诉讼二审（上诉人）”、“行政诉讼二审（被上诉人）”规范化办理流程，同时配套制定了法律文书模板。我们认为代理原告与被告、一审与二审、民事诉讼与行政诉讼的流程还是存在些许区别，所以iCourt产品经理也帮助我们升级、优化流程，共享给所有的Alpha用户。
值得一提的是我们对“法律顾问”项目的设计完美契合了我们的业务需求。目前我们担任100多家政府及所辖部职能门常年法律顾问，这些客户转办处理的非诉案件，例如合同审改、法律研判等，数量每年接近1000件，为了达到对这些非诉案件进行任务分派、分类统计、知识管理的目的，在每个“法律顾问”项目中，我们以非诉案件的类型为任务组，例如“1.合同审改”“2.合同起草”“3.法律研判”“4.律师函”等，然后将每个非诉案件设置成为一个任务，指定执行人，同时设置完成时间。让我们在这项业务中，规范化与标准化完美结合，效率与客户体验完美结合，工作习惯与专业表现完美结合。

二、财务管理
在我们之前的案件管理中，财务信息与案件在一定程度上处于脱节状态，另外在业务执行律师、业务主管、财务人员之间财务信息沟通也不顺畅。表现在，通常业务执行律师、业务主管对案件是否签订委托代理合同、是否开具发票、是否回款等有时候一片茫然，财务人员对收到的款项应当对应哪个案件也难以短时间内搞清楚。
Alpha的合同审批功能，已经完全解决了我们对委托代理合同的模糊管理。从律师办案的规范角度而言，应当在与委托人签订委托代理合同后才正式开展工作，但是对于部分顾问客户而言，层层报批同意签字后，15天的答辩期可能已经过了。一旦开工，对签订委托代理合同又缺乏有效追踪，规范管理与业务执行不免脱节。现在，通过合同审批功能，业务律师、业务主管、财务人员可以快速查看委托代理合同现在所处的状态，委托代理合同若属于“待盖章”状态，意味着委托代理合同尚未交给律所的合同审批人员审批盖章；若属于“待归档”状态，意味着委托代理合同已经完成律所内部审批盖章，处于委托人审查盖章阶段；若属于“已归档”状态，意味着已经完成委托代理合同的签订，那么项目也就由“预立项”状态自动跳转为“进行中”状态。这样就可以通过不同的状态实现对委托代理合同的追踪和管控。
关于Alpha的“发票”模块与“已收”模块，我们确定的开票流程为：一是业务律师向客户收集开票信息，在项目中录入开票信息，申请开票；二是财务人员在“财务”菜单栏查看开票信息，开具发票并确认开票。收款信息的管理，首先是由财务人员核对收到的款项应当对应哪个案件进行核查，然后财务人员在“财务”菜单栏录入收款信息。这样下来，执行律师或项目负责人/主管对案件进度会一目了然。
三、盖章审批管理
Alpha盖章审批功能上线后，我在律所Alpha软件用户对接群里赞叹说，太强大了，我们律所的公函登记表可以退出历史舞台了。
用印对律所而言是最重要环节，几乎大多数律所都设置了用印审批制度，有的律所可能有自带盖章审批的内部办公软件，有的可能采用钉钉等其他小程序。而我们律所用Excel制作了公函登记表，给盖章签发的公函设置了内部编号，还详细登记了公函类型、公函名称、请印人，甚至盖章后还对每份公函复印存档。人力成本的付出可想而知。
Alpha新上线的盖章审批功能，首先，管理员可以区分公函类型设置不同的审批流程，每项审批流程可以设置一级或多级审批权限。然后，申请人在系统中选择用印需求、上传电子版文件后发起盖章审批，审批申请就会自动通知到审批人。审批人审核用印申请信息后申请人可以直接打印文件并盖章，然后在系统中确认盖章。这样既可以实现盖章审批的动态操作和记录，还实现了申请盖章信息、文件的保存和查询。基于此，我们取消了Excel形式的公函登记表，也取消了公函复印件存档的要求。所以Alpha软件对我们律所公章管理制度又是一次颠覆式改变，极大提高了效率。
制度配套
使用初期，我们将Alpha使用情况作为每周业务例会的第一个议题，正式会议前我们首先会提出律所伙伴目前在哪些方面使用不规范，然后解答律所伙伴在使用过程产生的疑问，最后指导每周更新的新功能。
为了让律所团队成员全面掌握Alpha各项功能，熟念运用Alpha执行律所各项业务，我们甚至开启了为期两个月的Alpha软件应用竞赛。共分为七场单项比赛，每周设置不同竞赛项目举行单项比赛，根据得分多少，评出单项比赛的冠军，然后统计每位参赛人员单项比赛得分之和，根据总分多少，评出总冠军。比赛除了对单项比赛冠军、总冠军予以奖励之外，还设置了末位现金惩罚制度。“以比促学”使得全所成员软件操作能力得到了迅猛提升。


去年7月，我用两篇文章分享了Alpha对我所诉讼业务管理模式的创新与改变，以及对非诉讼业务管理颠覆式的优化与升级。受到一些校友关注，关键原因我想应该是案件管理、客户管理是律师同行的“重点”和“痛点”。如何提高团队协作能力和办案效率，如何提高专业表现与规范化管理，为客户提供极致法律服务，是律所、律师一直探索的“世界性”难题与终极追求。但我认为，对于我们而言，这一切，Alpha已经完全解决了技术问题，它必将在小微律所团队化营运中披荆斩棘、建功立业。