签证与索赔的风险控制实务总结

提要：这些年来，建筑市场快速增长，施工企业技术水平、管理水平有了长足进步。同时我们也看到由于建筑市场供大于求，承揽项目十分困难，造成施工企业竞相压价，为拿到工程我们花了大力气，拿到工程的目的是要赚钱，可是在目前僧多肉少的环境里，施工企业能够及时拿到合同内的价款已经很不容易了，要想拿到发包人同意在合同价之外追加价款的签证就更加困难。活干了，钱拿不到，就是施工企业面对的最大法律风险，因此，如何控制这些法律风险是施工企业的一项重要工作。
总的原则要求：勤于签证、精于索赔
01. 对施工合同、施工范围、招投标文件不熟悉，导致不知道哪些需要签证、哪些需要索赔。
建议：全面分析、谋划签证、索赔工作（凡事预则立、不预则废）
现场管理人员及相关人员要熟悉施工合同内容、施工范围、招投标文件、施工现场；
对比“合同约定的施工范围”与“投标报价文件”、“实际施工范围”（深化施工图、施工现场）：找出差别之处，分析哪些部位可以作为工程变更项目，哪些部位可以推动业主工程变更，作为签证、索赔的项目，哪些部位属于合同范围内项目，但投标时漏项少项的（尽量推动业主工程变更，或不做少做，减少漏项少项损失）；
对比“投标报价文件”与“工料规范”、“技术质量标准”、“现场施工条件”：找出质量标准的差异，报价偏低、偏高的项目，从而搜索出签证索赔的项目；
根据以上对比分析，制定出“工程签证索赔项目线索及工作规划一览表”，全面列明明确的潜在的签证索赔线索，并制定工作对策。
02. 应当签证的未签证或延误签证
有很多业主在施工过程中随意性较强，施工中经常改动一些部位或增加工程量或变更设计，致结算时由于缺少签证、书面记录等材料，从而引发纠纷（造价、工期）。
建议：及时签证、严格签证、勤签证。
03. 办理工程签证，但不满足必要的条件，不能作为增加合同价款的或工期顺延的的直接证据。
建议：对照工程签证的四个构成条件（主体、权限、内容、协商一致），规范签证、完善签证。
04. 合同明确约定了签证要求、签证印章的使用，签证不符合合同约定的问题；多个代表签证；多个代表签证+签证印章：多个代表签证+公章（或合同章或签证章）；现场签证章：有的用现场项目章签证，有的则没有
建议：
要求现场签证人员熟悉合同约定，严格按合同约定进行签证；
规范签证：对应合同或往来函件中约定的代表签证，或使用项目签章签证；
用往来函件的形式确定增（追）加的代表或启用的印章；
05. 监理签证的问题
实践中，很多的签证只有监理的签字或签章，甲方代表或甲方委托的管理公司没有签字或签章，这就涉及该签证的内容对甲方是否有约束力的问题。
建议：
对照合同约定的甲方代表（工程师）、监理的权限，检查签证是否符合合同约定；
跟踪、完善该签证单。
06. 有的签证文字表达不够具体、明确，有的签证文字表述容易造成误解、产生歧义。
建议：
文字表述要明确具体。如工期顺延签证，用一组数据列明甲方变更图纸的次数，并明确提出要求顺延的天数，就很有说明力；再如涉用费用的签证，应明确提出费用组成及费用数额。
有些签证要尽量结合双方签订的合同中约定的条款做进一步的表述。如在增加签证工地代表或启用工地签章时，有的函件就这样表述：按双方合同中的某条约定，你方应在什么时间内应将工地签证代表或工地签章印模提供给我方，请在接本联系单于年月日前将签证工地代表或工地印模报送我方。
要有条理。如某甲方在关于乙方提出的需要移动塔吊（流沙）的回函中，是通过这样的三方面来回函的：原则上不同意移动；确需移动，需按以下原则办理（安全、不要影响工程某一部位的施工；费用自行承担）。
07. 重视合同中对签证、索赔及时效的约定，充分利用“逾期视为认可”条款。签证、索赔期限不同约定方式下的不同法律后果：
仅约定签证、索赔期限，未约定类似“过期不能签证、索赔”内容的，适用三年的诉讼时效；
既约定签证、索赔期限，又约定类似“过期不能签证、索赔”内容的，过期视为放弃签证、索赔权利；
既未签证、索赔期限，又未约定类似“过期不能签证、索赔”内容的，可随时主张签证、索赔。
08. 工程签证单、索赔文件的格式规范问题
建议：
统一签证单的抬头、分类、编号、明确签发程序、留有甲方签收栏等，形成各个公司规范的签证单。
可以根据签证的不同内容进行一定的分类。上面讲到的分类这里就用上了。
索赔文件的一般内容
索赔文件也称索赔报告，它是合同一方向对方提出索赔的书面文件，它全面反映了一方当事人对一个或若干个索赔事件的所有要求和主张，对方当事人也是通过对索赔文件的审核、分析和评价来作认可、要求修改、反驳甚至拒绝的回答，索赔文件也是双方进行索赔谈判或调解、仲裁、诉讼的基础，因此索赔文件的表达与内容对索赔的解决有重大影响，索赔方必须认真编写索赔文件。
对于单项索赔，索赔文件最好能设计成统一格式，对便于索赔事件的提出和处理。单项索赔文件的一般格式可见下表，在合同履行过程中，一旦出现索赔事件，承包商应该按照索赔文件的构成内容，及时地向业主提交索赔文件。
单项索赔文件的一般格式

对于一揽子索赔，其格式比较灵活，它实际上是将许多未解决的单项索赔加以分类和综合整理，一揽子索赔文件往往需要很大的篇幅甚至几百面值材料来描述其细节。
09. 工程签证、索赔的送达问题
签证、索赔文件的送达问题很容易被忽视。该等文件的送达应当由有权限的代表签收；如对方拒收或无签收凭证，可用特快或双挂号方式邮寄；重要的签证、索赔可申请公证送达。
10. 会议纪要到会人员签到问题、记录内容问题
存在问题：从会议纪要上看，无法证明其到会，无法确认其认可其会议纪要的内容；有的记录内容不全面。
建议：
把到会人员名单印好后，由到会人员签到。
详细记录与会人员发表的意见，施工单位与会人员要讲清存在的问题，需要解决的问题等内容。