做与众不同的律所新人——工作习惯养成记

初入律师行业的新人们，如何应对激烈的职场挑战？星瀚所初级合伙人张烜与律师助理陈晓云，告诉你律所职场圣经——过硬的专业能力之外，良好的工作习惯是必备的坚实基础。
从法学院毕业、踌躇满志踏入律师行业，刚进入律所成为律师助理的新人们，你是否真的已经准备好了？
3天前的案件memo你能否快速找到？
7天前手忙脚乱中记下的各种信息你是否还能看懂？
是否曾有遗漏过待完成的工作？
面对繁琐的工作，是否会毫无头绪、无从下手？
是否曾有过这样的经历，当你还在对工作无从下手时，时间已悄悄流逝？
上述情况如果你能对号入座，那说明尚未形成良好的工作习惯。下面，笔者就以律所新人的亲身经历，与大家谈谈如何养成一个良好的工作习惯，在律所中工作更得心应手。
1.随手记录的好习惯
作为一个精力充沛的律师助理，你或许有很好的记忆力。但是，随着需要记忆的信息量变大，总会有力不从心的时候。
因此，随手携带笔记本，记录下各类信息和工作要点是非常重要的。需要注意的是，记录的内容一定要清晰、完整，举例来说：在记录电话号码时标注联系人信息，以免日后查阅时空有号码却忘记了号码的联系人。
2.为待完成工作建立to-do list
作为律师助理，总会遇到同时有很多事需要处理的情况，此时，我们需要给工作列个to-do list，根据工作的轻重缓急来安排开展的先后顺序。同时也可避免重要工作的疏漏。
3.使用邮件客户端
你是否还习惯于打开浏览器、使用网页版邮箱？在律所工作，电子邮箱是使用频率最高的联络工具之一，无论是客户咨询、带教老师工作布置、律所HR指导，大部分会通过邮件发送。
因此，及时收取和回复邮件非常重要，笔者在此建议各位新人多使用Outlook、Foxmail等邮件客户端，这可以最大程度保证及时收到邮件，同时还可以使用邮件归类、搜索等功能，对于提高工作效率均极有帮助。
4.专注力的“二八法则”
我们的专注力很大程度地决定了我们的工作效率。工作效率同样遵循“二八”法则：工作中80%的成果、成就，往往来自于20%的付出，而剩余80%的付出，可能并不直接产生显著的成果。
因此，我们需要做的就是：
(1)发现自己那20%的高效时间；
(2)将最重要的工作放在这20%的高效时间内；
(3)确保在高效时间内不被打扰；
(4)在高效时间内，给自己设定工作目标，促使自己完成目标。
5.节省点滴时间
时间是律师最宝贵的财富，但我们常常会因为某些细节而浪费了大量时间。从细节着手，节约点滴时间，才方能最终聚沙成塔，铸就成功。
首先，尽量做到材料电子化保存。笔者建议，对于重要文件或是今后可能会重复利用的文件，尽量扫描后以电子化文档进行保存。虽然在扫描时会多花费时间，但是之后在需要使用时可以节省大量时间，尤其是无需重复拆装文件复印，而可以直接打印扫描件；
此外，对于短信、微信等的联络，尽量以电脑输入。通常而言，使用电脑的打字速度远快于使用手机。
再则，可以在电脑输入法中设定特定的词汇（例如客户名称等），也可提升工作效率。
提升工作效率的方式还有很多，这也有待律所新人们在工作中逐步摸索。节省点滴的之间，会在不经意间让你在律所新人中更有优势。
6.文件整理的艺术
对于有形的文件，我们要善于利用文件夹和文件袋等工具，随手给文件或文件袋贴上标签，便于今后的检索；同时，文件做到 “原拿原放”，既不与其他资料混淆，也方便自己记忆。
对于电脑中的文件，分类整理同样重要。律所新人需要建立对文件夹、文件的命名规则，系统地进行命名。一般来说，成熟的律师事务所往往对文件命名有特定的要求，律所新人只需根据律所要求按部就班执行即可；若是律所对文件没有特别命名要求，则律所新人们可以自己建立一个文件的命名规则，便于随时方便查找所需文件。无论使用何种命名方式，最终目的只有一个，就是通过系统地命名能够快速找到所需的文件，拒绝在细节上浪费宝贵时间。
7.保持良好情绪
最后，笔者还要给各位新人一点建议，在工作中我们要学会情绪控制。作为律师助理，新人们需要跟随自己的带教律师处理各种争议和纷繁复杂的事务，产生不良的情绪有时也不可避免，但是我们应该学会积极地控制，始终以积极心态面对各类工作。面对困难，勿作过多不利假设，在严谨处理问题的同时，也尽量保持一个乐观的心情。
良好的工作习惯足以受益终身，各位若要做到在工作中得心应手，还应当注重平时的一点一滴，为自己量身制定一些小规则，有意识地培养良好的工作习惯。祝愿各位在律所的新人们，在律所都有一个美丽的开端。