反商业腐败内部调查实务（上）

随着市场竞争日益激烈，监管日趋严格以及司法政策的激励，我国公司对于内部合规日加重视，反商业腐败成为公司改善管理、加强风险管控的一个基本途径。其中，公司内部调查是实现自我反腐，减损补损，强化控制的重要手段。公司及公司外聘的律师、第三方调查人员如何合法有效的进行内部调查，又如何平衡公司稳定经营和反商业腐败目标的顺利达成等等，也成为了实务中凸显的难题。本文拟就公司反商业腐败内部调查所涉及的某些问题，如内部调查的目标、流程、方法技巧、合规性等实务，进行讨论和分析。
一、确定合适的内部调查目标
公司内部调查是加强风险管理和内部控制以及弥补损失的重要途径。一般而言，公司在收到内部举报、行政执法、财务审计异常、重大财物不合理损失或者刑事调查时会启动内部调查，以查明异常状况，并采取相应的应对措施。作为外聘专家，律师接受委托后，开展内部调查前，应当首先确定适合公司需求的调查目标，并以此为基础设计调查方案、手段、资料收集、证据固定以及后续处理方案。
（一）明确需求，确定内部调查要实现的目标效果。
公司启动内部调查时，可能存在许多考虑，各目标之间并不兼容。如可能希望查明异动状况，追究相关员工的岗位责任，予以降薪、降级、换岗等；可能希望追究商业合作方违反廉洁协议的责任；希望解聘或开除涉事员工；可能希望发起刑事控告，追究涉案当事人的刑事责任。公司不同的效果追求，决定了调查的结果用于不同领域，包括内部纪律处分、劳动仲裁、民事诉讼还是刑事控告，从而影响到调查范围、方案、手段、程序等方面的选择。进行内部调查的人员，首先应与公司高层充分沟通，全面了解公司运营情形，管理层启动内部调查的动机、目的以及想要追求的效果，准确框定调查目标。
（二）准确识别和评估风险，预防和控制不测风险。
许多公司在经营过程中，或多或少存在一些违规甚至是违法的情形，有的在内部调查时都未改正，而涉案员工或合作伙伴对调查公司合规瑕疵可能有一定程度的了解甚至掌握了一定的证据材料。这种情况下，公司如果轻易选择以追究合作伙伴巨额赔偿、开除涉案员工或刑事控告为目标的内部调查，与合作伙伴或涉事员工矛盾过于激烈，被合作伙伴或员工举报，一则可能使得调查难以深入进行，二则可能会使公司遭受无法预测和控制的损害，得不偿失。因此，接受内部调查后，调查人员应当详细了解调查拟针对的事务，调查对象的岗位、职务、任职年限、内外部压力、公司高层态度等，与公司高层充分讨论，了解运营中存在的合规瑕疵，识别并评估不同的调查目标、调查方案中涉事员工、合作伙伴的反应以及对公司可能造成的损害，确定风险等级，再依据不同等级采取不同的调查方案和追求目标。
二、内部调查的基本流程
初涉内部调查时，调查人员往往偏重于调查结论，但忽视了调查程序、手段、证据收集的合法性和效力。从内部调查的合法性以及有效性的角度，应当制定内部调查的完整流程和规则，并切实遵循。
（一）文件及电子数据的收集、审查。
全面收集、分析与调查目标和待查事实相关的一切合同、商业资料、管理制度、流程规定等书证和与工作、业务交流相关的电子数据等客观存在的证据。具体包含关于公司基本概况的资料；HR相关信息如劳动合同、简历、工作和岗位性质、员工手册、薪酬制度等；内部各种流程管理制度如采购、销售、生产、品质、仓储、付款等，交易资料如供应商合同、订单、销售记录、采购记录等；各类事务申请审批记录如采购申请、报销申请、付款申请、订单申请、生产计划等；各种电子数据如微信记录、电子邮件、短信、文档、办公OA系统等。通过文件更好的了解和研判待查事项的全面情况，为后续的调查步骤提供基础信息，为进一步发现、挖掘新的问题和线索奠定基础。同时，将审核确定的证据材料和证据线索，按照所涉目标人物和事项的性质予以分类组合并固定、保存。
（二）财务账簿审查
与通常的财务审计稍有不同的是，内部调查不仅要审查账目的真实性，包括核查原始报销凭证、发票内容的真实性、风险科目的真实性，同时也要特别关注财务账目内容的合规、合法及合理性。
审查范围包括基本财务明细账目、记账凭证、申请审批记录、合同、发票、费用明细单、银行回单、收据、报销单等。例如，对于没有合同附件或者内容过分简单的合同所生的大额支出，不正常的消费、报销的审核；例如对财务收支的审批流程是否完备、财物用途是否可疑，对应合同是否实际履行等予以核查。
（三）涉案员工背景调查
背景信息的收集和调查，是员工访谈、第三方询证等工作的基础，还可以为其他调查提供新线索，包含工商信息的查询、公开信息的检索以及涉案人员的背景信息。进行背调时应根据待查事实和初步掌握的情况与线索，针对关键事实和疑点制定调查方案。背景调查应尽可能了解和掌握涉案员工与商业伙伴之间存在的种种交往，重点掌握涉案员工的财产状况、消费支出、近亲属财务状况等，如员工及亲属持有的不动产、购买使用的车辆。根据调查事项和目标，分析、整理获取的信息，选定关键价值信息，排除无效和无用信息。
（四）合作第三方调查
公司员工的内部腐败舞弊问题尤其是商业受贿，常常涉及到外部供应商、合作客户等第三方的不合规行为甚至是犯罪行为，进行内部调查时不仅需要对公司商业伙伴进行尽职调查，还需要向商业伙伴进行询证，或者通过走访、沟通取得配合，向第三方取得调查对象的相关信息、证据或线索，了解调查对象的相关违规违法问题。
（五）员工实地访谈
面谈是查清事实，了解细节，印证前面四个流程的效率和可靠性的重要办法。将员工实地访谈放在最后，一则为了前期能够顺利的收集和固定相关证据材料与线索，防止调查对象隐匿、毁灭证据或者串供，二则尽可能多的掌握调查事务，制造并利用信息不对称来突破员工的心理防线，取得员工自认、指证和相关线索。访谈范围包括对涉事员工访谈调查和对员工同事、合作伙伴、公司财务人员以及管理人员的访谈。
三、内部调查的基本方法
公司反商业贿赂内部调查，是一个全面的系统性的工作，需要掌握并熟练运用一些基本的方法技巧，保证调查的效率和效果。
（一）书证及电子证据的收集与审查方法
1.应制定周密的审查计划。内部调查开始时，首先通过初步掌握的情况，制定一个尽可能详细全面的《文件和数据收集清单》，清单应根据调查目标和待查事实，制定一个标准，将关联度不高的文件资料从海量的文件里筛查出来，缩减需要审查的文件数量，指导调查公司快速收集和提供基本资料，提高效率。其次，尽量收集和保存好文件原本、原始载体，避免无效证据的产生。
例如，我们调查一个员工涉嫌商业受贿，除了公司整体的一些制度管理性文件，比如员工手册、采购管理、付款流程管理等文件外，主要收集目标员工的劳动合同、经手的客户交易文件、具体所属部门的管理制度、协作模式等，其他关联度不高的文件和资料就不必花过多时间审阅研究。
2.审查文件先从与待查事实紧密相关而且为公司掌握的资料着手，随着对于待查事项的深入了解和文件审查的展开，分析研判事件性质，及时调整调查方向，确定后续文件收集和审阅范围。
例如，调查员工受贿事实，首先从其经手的客户框架协议、订单、付款记录着手，发现是否有不正常的疑点，进而审核采购和付款流程，确定员工对于确定供应资格、下达订单、如约付款是否有提供帮助的职务条件和帮助能力。
3.对于和待查事项有证明关系的电子数据，应当依照《关于办理刑事案件收集、固定和审查判断电子数据若干问题的规定》、《关于工商行政管理机构电子数据取证工作的指导意见》之规定，请求中立的第三方鉴证机构电子技术专家的协助，制定相关的提取计划、步骤，记录提取的过程，并使用公证、录像、第三方事件戳等方式将其固定。
4.文件审阅范围包括如下几个方面：
（1）公司总体层面的制度和架构，如公司章程、组织架构、业务及产品介绍、劳动合同、员工手册、薪酬制度等；
（2）流程管理制度，如生产、销售和采购流程管理、仓储和品质流程管理；
（3）交易相关文件，如供应商合同、代理商合同、采购订单、销售记录；
（4）财务资料，如采购申请、销售申请、生产计划、付款申请等申请审批记录；
（5）与工作和业务交流相关的电子数据，如手机短信、微信记录、电子邮件、相关图片、影音记录、微信和支付宝收支记录、银行流水记录等。
（二）财务账簿审查要点
1.充分利用电子财务序时账目。通过序时账目准确了解相关财务账目的整体情况，筛查相关科目、报销人员、报销时间、限定金额，从而发现疑点，控制审查范围，确定重点，提高效率。
2.着重对于重点科目的审查。员工实施不同的违法违规行为，可能会在公司管理所涉不同领域留痕。职务侵占、商业行贿，主要通过报销业务费、招待费、办公费、咨询费、宣传费、会务费、差旅费、备用金等财务账目科目体现。一些可疑的费用记录，如背面有备注的发票报销、连续多次同一地方消费支出、同一报销人连续多次报销相同金额等。这一类费用支出频现，很可能涉及到相关员工通过虚报方式实施职务侵占，调查时可重点关注。
3.核查原始会计凭证。不仅需要核查财务报销发票和单据的真伪，发票内容与交易的真实性，还需要核查是否符合公司相关财务审批的流程、权限等管理规定。例如，非交易方自有发票、非发票类单据、违规报销审批流程，往往可能涉及到相关员工单独甚至合谋编造事务和项目，侵占公司财物，必须特别严格审查。
4.审查的财务信息范围：试算平衡表、分类明细账目、记账凭证、采购申请、付款申请、生产流程、申请审批记录、订单合同、往来发票、费用明细、银行回单、非发票类单据。
例如，从采购申请开始的流程，可以判断调查目标在待查事项中的职权、所起的作用，判断怀疑的事实是否有可能发生。例如从付款的流程，审查调查目标是否能够参与其中，审查其能够通过什么方式给客户提供帮助，是否需要其他人配合，是否可能涉及有其他员工参与共同受贿等。
（三）背景调查常用方法
1.首先从公开信息查询开始，包括工商信息、房地产信息、车辆登记信息、网络公告、媒体报道等。对于公开渠道获取的个人信息，应记录信息来源，保存相关证据，如网页信息、截屏等。
2.按图索骥、分进合击。待查事实如果涉及多人多事，应绘制组织结构图、人物关系图、事件关系图，将调查人员分组，划分职能和工作范围，多头进行调查。同时，安排专人对调查结果予以汇总、整理和协调，保证各组在掌握调查整体情况的前提下，明了本组调查的重心和范围，各组调查工作之间配合协作的整体进程、目标。此外，在多个问题和线索中，筛选重点问题、重点线索和重点事件，集中力量进行调查，提高效率并保证秘密性。
3.多部门协作。例如，与公司人资部门、财务部门通力合作调查，一方面发掘涉案信息和线索，一方面筛选和寻找知情且有一定配合度的关键员工，力争信任互助，获取相关的新线索或者待查事项信息，收集并固定相应证据，为进一步调查提供帮助。
4.利用中介服务机构。例如向商务调查公司，了解调查对象及密切亲属的基本财产状况、消费状况、与商业伙伴的不正常交往，挖掘、收集和固定员工涉嫌贪腐、受贿等违规违法行为的线索、证据。
（四）做好第三方调查的有效方式
1.做好事先准备，制定调查计划。调查之前，应先对第三方公司进行适当调查，熟悉第三方公司的基本状况、业务范围、经营规模，第三方与本公司的合作时限、交易模式、业务规模等情况，了解公司组织架构、管理人员基本信息，并据此制定调查计划。
2.现场走访和证据收集。第三方现场走访中期待获取的信息，往往是对方不愿意公开甚至有意隐瞒的。调查者在走访中要善于仔细观察，耐心交流。对比现场公司状况和文件、工商信息中公司状况的差异，第三方公司当面陈述和交易资料中的异同，从中发现疑点，进而收集固定客观证据。
例如，在走访中，着重观察发现客户相关信息与合同、工商资料里记录是否一致，如注册地、实际经营地。如注意现场考察和了解客户经营规模、经营状况、生产能力、机械设备、合作历史、流程等，判断调查目标与客户之间是否存在不正当交易的可能和动机。
3.逼迫和妥协并重，争取最大可能的配合。涉嫌参与公司内部受贿或者职务侵占的第三方，其业务往往对本公司存在相当的依赖度。涉案第三方公司一般存在两个心理。其一，希望合作业务继续进行，不希望因为配合后被踢出供应库，合作中断。其二，担心被追究违约责任甚至是刑事责任。想要取得第三方公司配合，必须尊重和抓住第三方公司此种心理，着重打消其顾虑，以理服之，以利诱之。
有效进行第三方调查，应从两个方面着手：
（1）开诚布公、大胆承诺、打消顾虑。调查人员应明确告知第三方，调查目的并非针对第三方，承诺其如果积极配合，则继续维持商业合作关系，且不追究其违反廉洁承诺协议的责任，不给公司经营造成不利损害。
（2）适当施压，引而不发。在访谈中，调查人员可以视情况稍微透露一定的信息，抛出一定证据，让第三方知道了解到配合调查的必要性和紧迫性，打破第三方的侥幸投机心理。
4.证据制作和固定必须合规。内部调查不是司法机关的职务行为，其收集和固定的证据，对形式和程序的合法性要求甚高。因此，对于第三方提供的书证，应尽可能的加盖第三方公司公章。对于物证等客观证据，尽可能的封存并加盖公章或者单独做一个来源证明。对于谈话内容，应尽可能予以录音并制作谈话笔录，由参与人员签字确认。
（五）员工访谈技巧
一般而言，被调查员工对于调查具有天然的排斥、抗拒心理，为了防止其隐匿、毁灭证据和串供，应将该步骤放在调查流程最后环节。要取得预想的效果，可以考虑如下几个方式。
1.合理安排访谈顺序
内部调查事项所涉访谈对象，可能包括直接决策者、审批者、执行者，或者外围知情人员。进行访谈，一般来说应遵循从次要到主要，从外围到核心，从下级到上级的原则，同时要充分考虑各个访谈人不同的性格甚至是家境等因素。
例如，一个性格懦弱老实的员工，即便可能是某违规事件的核心人员，在同样的逼迫和抚慰条件下，也可能比一个油滑的外围员工更容易突破。这个时候，访谈不一定生硬按照外围到核心、下级到上级方顺序进行。
此外需要注意的是，对于关系较为密切的多位访谈人员最好在同一时间进行，或者先后连续完成，减少对方串供和互通消息的机会。
2.事先准备谈话提纲，制定详细的访谈方案
根据之前内调情况和证据、信息，确定好已知事实和待证事实、核心问题和外延问题；确定好提问和质问顺序、可出示证据和出示时机；区分需要访谈对象陈述印证的事实和需要听取辩解的事实；提前预判访谈对象可能提出的辩解理由，反驳和深入诘问应如何进行等，尽量将访谈控制在设计框架中，掌握主动权。
3.以面谈为原则
通过观察访谈对象的当面反应，观察其表情、情绪、语气、表达，有利于及时判断其陈述的真伪，掌握其心理和动机，从而有的放矢的发问、质询，也有利于与访谈对象沟通，取得共识和信任。同时，通过有效的发问、反问、提示和证据出示，向其施加强大的心理压力，也更容易突破访谈对象的心理防线。
4.面谈应由两人进行
这个方式有利于保持访谈的流畅和记录完整，还可以相互补充诘问，弥补遗漏和缺损，并圆转僵局，保证访谈顺利进行。如果员工抵触情绪严重，可以自行录音录像，但应注意不能使用间谍专用器材予以偷拍偷录。同时，两人访谈可以互相佐证访谈程序、方式的合规，防止被访谈人的诬指和反复翻供。
5.巧妙设计访谈场景和流程、顺序
访谈可以在被访谈人熟悉的公司内部会议室、洽谈室进行，调查人员可以将与被访谈人熟悉或有一定私谊的部门领导和同事吸纳进来，尽可能的打消被访谈人的紧张、敌意和抗拒。如果涉及到多个被访谈人，则注意好进行访谈、进入访谈地点的时间和顺序的衔接，制造所有访谈人相互知晓、相互猜忌、自保自利的情境。
6.制作完整的访谈笔录
笔录内容要清晰、准确和完整，准确记录开始的时间、结束时间、地点、参与人员。同时，应当让被访谈人和访谈人员均签 字确认。这些措施，旨在防止处理涉案员工时，被员工反驳方案笔录在被胁迫、被引诱的情形下做出，甚至被访谈人控告调查人员侵害其人身自由，构成非法拘禁犯罪。
结 语
以上为企业反商业贿赂调查的基本工作流程和方法，由于不同公司之间的经营状况、管理制度、业务模式、监督机制不同，导致涉及商业腐败的类型、特点、频次、人员范围等均呈现较大差异，所以进行内部调查时，应当遵循的目标、流程，使用的方法，也会有各自不同的特定和侧重。以上仅仅是对实践中一些常见的问题以及解决方法、思路的讨论，旨在为公司进行内部调查时提供一些基础的帮助。笔者将在下编对内部调查中的访谈中的技巧进行总结，并对企业在内部调查中自有的法律风险防范和调查结束后的处理方案提出建议。