不合规用印！法律风险与防控策略在这里

前言
现代社会的商业来往中印章的作用意义重大，印章就像企业的身份证，没有印章，企业将无法进行商业活动。
然而现实生活中却存在着大量的企业不规范用印的情况，这些不规范用印的行为看似简单，但是却会给接收不规范用印文件的企业带来特别重大的风险，这一点对于国有企业由为甚之，因此在商业活动中对合作单位的印章查验工作逐渐成为了国有企业合规工作中的重点工作。本文作者将带您了解印章查验的重要性及如何查验。
一、印章的作用
众所周知，印章的管理与使用对于企业来说意义重大，然而其体现在哪里呢？这里我们就不得不引入一个法律词汇“意思表示”。
意思表示，指将准备发生一定的法律效果的内心意思，表示于外部，内心的意思因外部表示而客观，合为一体。
意思表示是民事法律行为的重要组成要素，我国《民法典》中明确规定“民事法律行为是民事主体通过意思表示设立、变更、终止民事法律关系的行为”。
可以说意思表示，是构成民事法律关系的基石。
对于企业来讲，意思表示就是企业将进行商业活动的真实意愿，通过各种行为表达出来。
企业作出或接收意思表示常见的三种方式：
1、通过法定代表人作出或接收意思表示
2、通过意思表示，授权一个自然人对外作出或接收意思表示
3、通过盖据印章的方式作出或表示接收特定的意思表示
以上三种方式最常见的就是以盖具印章的方式作出或表示接收特定的意思表示，而第二种授权代表在行使权力之前也需要企业以盖具印章的方式作出一个授权的意思表示。
因此对于作出意思表示的企业而言，印章的使用与管理工作非常重要，对于接收意思表示的企业，查验合作单位的用印是否属于真实意思表示的工作更为重要。
而作为代表国家运营国有资产的各类国有企业，“在参与市场经营的过程中，将无法避免与其他类型的企业进行商务往来，”在此，国有企业在接收合作单位意思表示的时候，查验合作单位真实意思表示的能力，已经成为了国有企业非常重要的合规工作。
二、常见的非常规用印以及风险防控合规方式
1、使用未经备案的印章
风险提示
合作单位在业务往来文件中使用未经备案的印章的，对于国有企业而言，很难证明该文件系合作单位的真实意思表示，合作单位一旦在正式文件中否认该印章的存在，或以该印章为无权代理为由拒绝追认该印章，那么该文件中关于合作单位的义务将对合作单位不产生效力。
相关案例
在合同使用未经备案的印章的，相对方未予追认的，该据印章的行为不构成表见代理，相对方不承担责任。
（2016）最高法民终110号
……华力公司员工何修迪为了达到与恒钢公司签订钢材买卖合同的目的，私刻了中铁七局五公司行政章等四枚印章，并以中铁七局五公司的名义与恒钢公司签订了案涉《钢材买卖合同》、《补充协议》及相关对账单。对此，中铁七局五公司事先并不知情，且事后也未予追认。……故不能认定华力公司的行为已构成表见代理，其上述主张不能成立，本院不予支持。……
风险防控
对于合作单位使用未经备案的印章的，建议国有企业可通过预留印鉴样式的方式进行风险规避，即由该合作单位在书面文件中全面展示其准备经常使用的未经备案的印章样式及用印效果，再以其他已经备案的印章加以法定代表人签字的形式予以确认及授权。
预留印鉴这一法律行为，能较好的保证企业在接收意思表示时看到权利外观，这样持有文件的主体在此时至少构成表见代理，进而保证国有企业能够直接向合作单位主张相关的权利。
预留印鉴样式的方式属于银行常用的风险防控方式，因为该方法为民事法律范畴的风险防控方式，允许当事人之间意思自治，因此预留印鉴样式的方法也可以适用于已经过备案的印章。
2、使用仿制、伪造、私刻的印章的
风险提示
合作单位在业务往来文件中使用仿制、伪造、私刻的印章的（以下简称假章），首先刻制或使用假章的，将有可能构成犯罪行为，相关行为人将有可能承担刑事责任，“相关行为人将有可能承担刑事责任，虽然从民商事角度来讲，国有企业虽然也可以相对方欺诈为由主张合同的撤销权，”但在合同撤销后，却未必能够补偿国有企业受到的相应损失。在司法实践中，国有企业因为犯罪嫌疑人使用假章而造成损失的，往往只能通过刑事附带民事责任的程序向嫌疑人主张，但往往能够挽回损失的情况较少，因此对于国有企业来讲，风险较高。
相关案例
当事人伪造印章的构成犯罪，相对方可依据合同欺诈主张撤销合同。
（2014）民申字第1544号
……陆某以加盖伪造印章的方式，提供虚假证明文件，骗取润元公司贷款的行为，在刑法上，构成骗取贷款罪，应当据此承担刑事责任；但在合同法上，其行为构成单方欺诈。根据《中华人民共和国合同法》第五十四条第二款“一方以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立的合同，受损害方有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销”之规定，润元公司享有撤销权。……
风险防控
首先建议国有企业对合作单位提供的文件中所使用的印章真实性进行核查，在西安市范围内建议可以在互联网登录“陕西省印章治安管理信息系统”以及“西安市印章治安管理信息系统”对相应的印章进行查询（该两种系统与行政区划管理并无直接关系，也并非一一对应）。其次同样建议以上述预留印鉴样式的方式进行风险规避。
陕西省印章治安管理信息系统：
http://sxseal.net/index.asp
西安市印章治安管理信息系统：
http://www.sanqinseal.com/index.aspx
3、仅使用签字未使用印章
风险提示
该类情况因为无法核对签字的真实性以及签字的主体是否具有相应的代理权限（法定代表人除外），因此合作单位在文件中不使用印章仅使用签字的风险，对于国有企业而言与使用未经备案的印章的风险较为类似。
相关案例
① 法定代表人的签字效力及于企业
（2019）沪01民终10921号
……首先，虽然系争合同上未加盖兰克公司印章，占国英提供的谈话录音内容反映签约时周兆丰仅签字未盖章（证人亦确认了该事实），双方对于“周兆丰印”印章的真实性存在分歧，但周兆丰签字的真实性得到了本人的确认，其作为兰克公司的唯一股东和法定代表人在系争合同上签字的法律效力及于兰克公司。……
② 签字的相关当事人在无企业具体授权时，其签字效力对公司不具有约束力
（2015）深中法知民初字第1323号
……原告主张的《专利实施授权合同》，其签订时间虽然与《设备、成品、原料买卖以及厂房转租合同》签订时间为同一日，也是吴某斐签名，但该合同的内容是专利许可使用以及专利质押等问题，该内容与台均公司给吴某斐的委托书委托事项不符，事后也没有得到台均公司的追认，且合同对生效条件进行了明确约定（自双方签字、盖章、且备案完成日生效），因此该合同并未生效，也不能代表台均公司的意思表示，对台均公司不具有约束力。……
风险防控
对于该类风险，我们建议除了预留印鉴样式以外还可以预留法定代表人签字样式，通过这种方式确定签字及印章的权利外观，这样一旦有相关主体持相应的材料，经能力范围内的查验核对工作后，相关主体所持的相应文件至少构成表见代理，此时，国有企业能够直接向合作单位主张相关的权利。
根据印章的法律属性来看，对合作单位印章查验不当的，可能产生严重后果，或经济纠纷。笔者希望通过本文的简要介绍，可以引起企业对合作单位印章查验的重视，加强和规范印章的查验工作，防范其他第三方给企业带来的风险。