加班考勤那点事儿

按：加班考勤管理制度是企业出于规范考勤管理，严肃工作纪律，提升员工敬业精神并使员工的工资、奖惩等核算有据可循这一目的而采取的重要举措，也是企业日常管理工作的重要组成部分。本所律师特就《劳动法》关于加班时间、程序的规定及企业考勤管理中常见的问题作一梳理和总结，与企业与业内人士共享。
一、《劳动法》有关加班时间和程序的规定
1、工作制和法定休假日
工作制
《劳动法》规定：国家实行劳动者每日工作时间不超过八小时、平均每周工作时间不超过四十四小时的工时制度。1995年5月1日国务院将标准工作时间更改为每日8小时，每周40小时。
《劳动法》规定：用人单位在元旦、春节、国际劳动节、国庆节以及法律、法规规定的其他休假日期间，应当依法安排劳动者休假。根据08年国务院颁布的《全国年节及纪念日放假办法》（国务院令第513号）的规定，目前，国家法定休假日为：元旦1天、春节3天、清明节1天、端午节1天、国际劳动节1天、国庆节3天、中秋节1天，共11天，由此，各工作日具体如下：
年工作日：365天-104天（休息日）-11天（法定节假日）＝250天；
季工作日：250天÷4季＝62.5天/季；
月工作日：250天÷12月＝20.83天/月；
工作小时数的计算：以月、季、年的工作日乘以每日的8小时；
月计薪天数＝（365天-104天）÷12月＝21.75天；
2、加班的程序与时间
《劳动法》规定：用人单位由于生产经营需要，经与工会和劳动者协商后可以延长工作时间，一般每日不得超过1小时；因特殊原因需要延长工作时间的，在保障劳动者身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过3小时，但是每月不得超过36小时。应当注意的是，这里规定了用人单位要求劳动者加班的程序，即与工会和劳动者协商后可以延长工作时间。
二、企业考勤管理中常见的问题
1、用人单位无考勤制度
无此制度的原因有很多，如公司规模较小、刚成立等原因，导致企业考勤管理处于空白期；企业对司机、外勤销售人员、24小时轮值班人员等部分特殊岗位缺乏认识，以为这类岗位无法考勤或者没有必要等。而劳动争议案件往往涉及出勤时间的争议，如加班费争议、旷工争议、拖欠劳动报酬等争议。
2、多种考勤方式并存
个别用人单位为了减少电子考勤的差错（如漏打卡、设备损害、设备误差等），还另外增加了手工考勤方式，而这两种考勤方式在记录结果上很可能存在较大差异。管理上的不严谨导致考勤记录的不明确性，在发生争议时，用人单位应当承担主要责任。
3、考勤规定不明确
首先，企业考勤规定没有规定工作时间的统计及确认方法。由于工作时间直接涉及薪资结算，往往直接影响到劳动者权益，故用人单位应当加以明确。如门禁记录是否作为统计工作时间的依据、员工的考勤记录是否须经相关部门核对校准。如果规定明确的话，将大大减少争议发生的可能性。
其次，企业考勤规定往往忽视对休息时间的安排。
最后，企业考勤规定忽视对加班的认定标准。加班是否须经审批？员工超时工作究竟是个人行为，还是公司行为？这方面问题往往是劳动争议中常见的争论焦点。用人单位明确加班须经审批的程序，可以避免员工因个人原因超时工作却可以索要加班费的情况。
4、缺勤记录未注明事由
在企业日常考勤管理当中，员工因病假、事假等而缺勤是常有的事，但若对有关缺勤缺乏明确的标准，则员工是否属于旷工、是否属于休假、休了什么假等，都将成为疑问。缺勤记录应明确事由，必须做到对出勤状态的精确掌控。
5、考勤记录无签名核对
考勤记录是劳动争议当中的典型证据形式，而该类证据的真实性、关联性也是各方争论的焦点。其中最典型的争议是，没有员工签字确认的考勤记录是否具有证明效力。
考勤记录关乎员工的工资休假等权益，对其真实性的判断至关重要。而用人单位提供的考勤记录是否属于原始证据、是否形成于当时、是否具有更改可能性、是否经员工签字确认等，都是判断考勤记录真实与否的重要标准。
从控制风险角度来看，电子考勤记录定期交由员工签字，是确保考勤记录真实、合法、有效的重要手段。
6、考勤记录疏于保管
在劳动争议案件中，与考勤记录相关的旷工争议、加班费争议往往存在仲裁时效限制。但时效限制的背后，却要求用人单位务必要保管相关的管理文件，考勤记录便是其中之一。
7、考勤规定与实际处理不一致
企业对旷工行为做出惩处规定，或扣减工资或给予书面警告等，有些单位一方面认定员工旷工，另一方面却正常发放工资，导致企业对该缺勤记录判断和实际处理发生偏差，致使“旷工”难以认定。
企业规定员工请假须书面申请并经人力资源部批准，实际操作“请假口头化，审批口头化”，请假手续和相关统计混乱，造成薪资计算的差错，为劳动争议埋下伏笔。
8、未及时申报、续延特殊工时制
企业由于部分员工工作岗位的特殊性（如外勤人员、司机、高级管理人员等）而执行不定时工时制和综合工时制。部分用人单位却对特殊工时制存在误解：
第一，认为特殊工时制只需合同约定或制度规定即可。根据规定实行综合工时或不定时工时制度须经劳动行政部门批准。
第二，认为只要劳动行政部门批准，就可全员执行特殊工时制或永久执行特殊工时制。根据特殊工时有关申报规定，经批准的特殊工时制有适用期限、适用岗位的限制。
第三，认为执行特殊工时制无须告知员工。尽管是否执行特殊工时制主要取决于是否获得审批而非员工知晓，但员工不知情容易埋下劳动争议隐患。
9、出勤违纪认定、处理不当
因病休息却没有及时提交病假单不宜简单认定为旷工，用人单位负有核查员工缺勤原因的义务，并尽到合理的告知义务（恢复上班或履行请假手续）。
“代打卡”，应要求员工给予合理解释，取得员工的签字确认或对员工制作谈话记录。
对缺失考勤记录情形，由于没有刷卡记录，究竟是旷工、忘记打卡还是临时外出，也往往存在争议。企业应当在一个考勤统计周期结束前及时与当事员工加以核对确认。
对考勤类违纪情形下，用人单位应当对违纪情况给予充分核实，给员工申辩机会，对证据加以确定。
参考资料：
劳动部《关于企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批办法》
《陕西省企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制审批办法》