律师的文件如何安全、高效地管理和共享？

律师每天都要面对堆积如山的文档，如何避免文档丢失？如何节省时间，快速找出最新的文件？协作项目时，如何随时共享文档？如何利用文档让团队协作更高效、更紧密？看完这篇文章，你的问题都会得到解决。
不知道以下的这些故事，有没有在你身上发生过：
电脑落在出租车、公交站、飞机上、办公室？

U盘坏了、硬盘坏了读取不出来？

中病毒了，被不明黑客勒索？

误操作、Office崩溃导致文件全部删除无法找回？

这些不少图片都来自于作者的朋友圈，一搜索“电脑”“文件”“丢失”“落下”等关键词的组合，会频频出现。为了解决这些问题，很多律师会额外准备一块移动硬盘，定期甚至每天睡觉前，为自己的文件做一个备份。除了必须强迫自己养成定期备份的习惯之外，还要保证移动硬盘的质量，以及移动但是不能“飞走”，否则又是一场空，苦不堪言。
律师的工作成果，除了在法庭上的“台上一分钟”，大多数都体现在了“台下十年功”的文件中。
人类的大脑擅长将不同的思想、素材相互关联排列组合，提供创意和解决问题，但是并不擅长做记忆。正像某律师所说的“寒窗多年”的全部积累，都在某一个硬盘或者电脑上保存，一旦发生了一些意外，真是后悔莫及。渴求的急切、找回的欣喜与找不回的失落，这些大悲大喜可能每一位律师都或多或少经历过。
律师文件管理，你需要的是这些吗？
一、足够大和便捷，做到安心存储
文档管理的第一件事，那就是为你的“劳动成果”选择一个稳妥的保存之处。这听起来简单，但是恐怕并没有那么容易。就像越来越多的电子设备都支持三防（防水防摔防尘），这个文件的保存之处，一定要足够大，而且应该不受硬件约束、防病毒并且还能自动备份留痕。
在Alpha 16年正式启动的时候，产品经理和工程师们就在为提供这样的一个文档管理系统而努力。16年3月份，Alpha文档系统进行了一次规模很大的更新，为每一位律师提供了远超业界水平的“100T”存储空间。
100T的空间，究竟有多大呢！比如，一台标配的Macbook拥有256G的存储，100T=400台Macbook。从你工作，到退休，每个月换1台电脑，也就刚够填满这个空间。

通过AlphaBox（文档客户端），可以让律师放在电脑上的文件，可以自动、飞速地传到云端妥善保管，就算电脑进水、摔坏、遗失等，都不用担心劳动成果丢掉。一台电脑的成本是可计算，但是你的付出和努力可是无价的，所以律师对于自己的文件的管理尤为重视。

二、随时预览和编辑，让文件更新提速
当你查看流程成果时，可以直接在线打开任务附件，快速查看文件的内容。现在的Alpha文档系统，支持你查看更多类型的文件，除了常规的图片、PDF、Word、Excel、PPT之外，苹果的iWork三件套Pages、Keynote和Numbers也支持在线查看了。除此之外，还可以直接观看视频和试听音频了哦。

想编辑任务附件时，您可以快速使用微软提供的Office在线编辑功能（仅限docx、pptx和xlsx格式）。对于无法在线查看或者直接编辑的文件格式（如思维导图或者其他的特殊文件），您还可以使用全新升级的“在电脑上打开”功能，直接使用AlphaBox，用电脑上的软件打开，无需在电脑中寻找，直接帮你找到。真正打通线上线下的文件处理，让你的效率翻倍。

三、文档规范化管理，让自己和团队高效获取
搞定基础的文件保存和后期编辑之后，更进阶的需求就是规范的管理，这就需要我们对文件管理进行标准化和流程化的改造。规范的文件管理，可以更好地对文件进行分类，方便日后的查找和使用；在多人合作共同办案的场景之下，有规范的文件管理，可以大大节省“翻阅”文件的时间。
此外，法律服务专业化也对文件的规范化管理提出了很高的要求：专业化律师的优势，在于知识的“溢价”，常年处理同一类法律业务，积累的知识、经验可以被反复使用，重复的次数越多，溢价就越高。
而这些知识和经验往往体现在办案流程上。在使用办案流程时，文件与流程配合的程度越高，也就意味着流程运转得越高效，收益也就越大。
在Alpha中，文档与流程紧密结合在一起。当你创建项目时，可以使用项目模板，在导入流程的同时，将办理一个业务从头到尾的所有文件夹结构全部创建完毕。通过这些预设的文件夹，您可以科学合理地对文件进行分类。将在电脑上完成的文件放入这些文件夹，可以快速同步到云端，当你打开Alpha的任务，可以将任务与文档相关联，将流程要求与成果结合。

法律文件绝对不只是工作本身，律师的快速成长依赖于通过文件管理打造出知识的沉淀和共享，律师法律服务的标准化和流程化依赖于文件的规范管理，律师的专业历程回头看也都沉淀在历年所有的法律文件里，法律文件还是律师的成长。 Alpha，让你再也不担心文件管理。