五步解锁发函的正确姿势丨邮寄送达操作指引

发函、邮寄送达通知文件，是公务和商务领域的高频动作。一言不合就“律师函警告”的热梗广为人知，也让发函作为一种更为正式、严肃的表达方式日渐进入大众视野。
“函”怎么写是学问，但怎么“发”也有技巧。以下五个步骤，教你解锁发函的正确姿势。
第一步：留底
函件定稿、签章，扫描/复印留存。
发函通常服务于项目谈判、诉讼仲裁等重要事项，切不可草率地一发了之，否则将陷入“函件没有签章，约等于寄白纸”和“发过函，但发函内容说不清楚”的窘境，效果≤没发函。
所以，在函件定稿后，需要签字+盖章，还需要扫描/复印，留存备查。
第二步：下单
呼叫快递小哥，准确填写寄件/收件信息并备注内容。
在填写寄件/收件信息时务必谨慎，避免闹出信息填反、填错的“乌龙”。特别是在同时发送多份函件时，更要避免填错信息导致商业秘密泄露，例如错把进价成本泄露给客户、又把客户信息泄露给供应商。
在手写邮单时，务必用力填写，以免留存的客户联上复写字迹不清楚，影响证明作用。下面还会讲到录像的问题，在这一步需要你做的事情是，在邮单的备注栏或空白处写明函件主题，例如“要求江南皮革厂限期搬离房屋”。
对了，是不是还遗漏了呼叫哪家快递小哥的问题？如果寄件人的身份不是行政机关或法院的话，快递公司的选择可以有很多，但从简单粗暴的角度出发，建议你永远相信中国邮政EMS。如果邮寄时间紧迫，建议你和快递小哥做好充分沟通，避免交邮环节的“小插曲”造成延误。
第三步：交付邮件
对交付邮件过程进行连续不间断录像。
你能证明你邮寄了一封信，但你怎么证明信封里的内容是某份解约通知而不是新版《周公解梦》呢？稳妥起见，我们在交付邮件这一步通过录像存证解决这一问题。
录像时应保证我方工作人员和快递小哥均出现在画面中，录像应连续不间断。具体包括：
1．交邮人手持函件在镜头前展示，确保函件内容清晰可辨；
2．将函件装入信封并密封；
3．将信封上的邮单内容在镜头前展示，确保邮单内容清晰可辨（包括在备注栏或空白处写明的函件主题）；
4．将信封交给快递小哥。
第四步：跟进签收
关注寄递进展。
交付邮件后，应当跟进查看物流信息，确认邮件签收时间。完成邮寄送达后，应及时启动接洽、起诉等后续工作。
第五步：保存凭证
妥善保存邮寄过程形成的各项凭证材料。
恭喜！走到第五步，邮寄送达工作已近尾声了，但收工之前，我们还需要妥善保存以下材料：
1．函件扫描/复印件；
2．邮寄回单（客户联）；
3．送达回证（查询截图）；
4．录像；
5．与对方沟通确认送达情况的相关材料。