把握7大规范订立规则！合规管理中不可忽视的格式条款

在日常生活中，市场交易时时刻刻存在。
一些小金额的日常交易，双方从有缔约意向到相互磋商到最终履行交易完成往往十分迅速，此时合同订立便成为了繁杂的程序；而对于较大金额的交易，消费者为了慎重，往往会向商家索要一份合同，用以表明该项交易的存在。
由于拟定一份合同，往往会花费比交易磋商更多的时间，为了提高市场交易效率，合同格式条款便应运而生。消费者只需要在其中填写自己的基本信息，便能完成一份合同的签订，方便快捷。但在一些大宗复杂的交易中，也有格式条款的身影，存在这种现象往往是因为交易的一方，拥有绝对的话语权和市场垄断力。
因此，为了保护当事人的权益，法律对于格式条款的规范和使用进行了严格的规定。
本期，平行线团队就合同格式条款的使用规范和企业应用要点进行详细探讨。
1、格式条款的法定规范‍
《中华人民共和国民法典》和关于适用《中华人民共和国民法典》合同编通则若干问题的解释对于合同格式条款的定义、使用及无效情形都进行了详尽规范。
《中华人民共和国民法典》第四百九十六条【格式条款】格式条款是当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商的条款。
采用格式条款订立合同的，提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务，并采取合理的方式提示对方注意免除或者减轻其责任等与对方有重大利害关系的条款，按照对方的要求，对该条款予以说明。提供格式条款的一方未履行提示或者说明义务，致使对方没有注意或者理解与其有重大利害关系的条款的，对方可以主张该条款不成为合同的内容。
第四百九十七条【格式条款无效的情形】有下列情形之一的，该格式条款无效：
（一）具有本法第一编第六章第三节和本法第五百零六条规定的无效情形；
（二）提供格式条款一方不合理地免除或者减轻其责任、加重对方责任、限制对方主要权利；
（三）提供格式条款一方排除对方主要权利。
第四百九十八条 【格式条款的解释方法】对格式条款的理解发生争议的，应当按照通常理解予以解释。对格式条款有两种以上解释的，应当作出不利于提供格式条款一方的解释。格式条款和非格式条款不一致的，应当采用非格式条款。
关于适用《中华人民共和国民法典》合同编通则若干问题的解释
第九条【格式条款的认定】合同条款符合民法典第四百九十六条第一款规定的情形，当事人仅以合同系依据合同示范文本制作或者双方已经明确约定合同条款不属于格式条款为由主张该条款不是格式条款的，人民法院不予支持。
从事经营活动的当事人一方仅以未实际重复使用为由主张其预先拟定且未与对方协商的合同条款不是格式条款的，人民法院不予支持。但是，有证据证明该条款不是为了重复使用而预先拟定的除外。
第十条【提示义务的履行】提供格式条款的一方在合同订立时采用通常足以引起对方注意的文字、符号、字体等明显标识，提示对方注意免除或者减轻其责任、排除或者限制对方权利等与对方有重大利害关系的异常条款的，人民法院可以认定其已经履行民法典第四百九十六条第二款规定的提示义务。
提供格式条款的一方按照对方的要求，就与对方有重大利害关系的异常条款的概念、内容及其法律后果以书面或者口头形式向对方作出通常能够理解的解释说明的，人民法院可以认定其已经履行民法典第四百九十六条第二款规定的说明义务。
提供格式条款的一方对其已经尽到提示义务或者说明义务承担举证责任。对于通过互联网等信息网络订立的电子合同，提供格式条款的一方仅以采取了设置勾选、弹窗等方式为由主张其已经履行提示义务或者说明义务的，人民法院不予支持，但是其举证符合前两款规定的除外。
2、格式条款的7点使用规则‍‍
结合上述规定，可将格式条款的使用规则归纳为以下7点：
一、提供格式条款的一方应采取合理的方式提示对方注意免除或者减轻其责任等与对方有重大利害关系的条款，按照对方的要求，对该条款予以说明。
若未履行提示或者说明义务，致使对方没有注意或者理解与其有重大利害关系的条款的，对方可以主张该条款不成为合同的内容。
二、提示义务的履行。提供格式条款的一方在合同订立时采用通常足以引起对方注意的文字、符号、字体等明显标识，可以认定已经履行提示义务。
三、说明义务的履行。按照对方的要求，提供格式条款的一方按照，就与对方有重大利害关系的异常条款的概念、内容及其法律后果以书面或者口头形式向对方作出通常能够理解的解释说明的，可以认定已经履行说明义务。
四、对于通过互联网等信息网络订立的电子合同，提供格式条款的一方仅以采取了设置勾选、弹窗等方式为由主张其已经履行提示义务或者说明义务的，人民法院不予支持。
五、仅以合同系依据示范文本制作或者双方已经明确约定合同条款不属于格式条款为由主张该条款不是格式条款的，人民法院不予支持。
六、对格式条款有两种以上解释的，应当作出不利于提供格式条款一方的解释。
七、格式条款和非格式条款约定不一致的，应当采用非格式条款。
3、企业合规的应对要点‍‍
《民法典合同编通则若干问题的解释》的施行对格式条款的法律效力和适用范围进一步进行了明确，为缔约合同的双方提供了更加明确的法律指引，也对企业合规提出了更高的要求。
平行线团队建议，企业可以从以下3个方面予以应对：
一、避免相关条款被认定为格式条款
合同条款只有在被认定为格式条款之后，才会涉及适用上述规则，若相关合同条款一开始就是经过双方磋商达成的，并非格式条款，就不存在上述风险。
格式条款最主要的要素之一便是未经协商。因此，在与对方缔结合同前，注意保留双方协商、沟通、修改的记录；特殊条款可设定多个选项，通过勾选方式达成；重大利害关系条款，预留空白提供对方书写并签名确认，以此来表明，双方是经过协商达成的相关条款。
二、提示和说明义务的履行
即便条款被认定为格式条款，提供合同的一方只要能够充分证明尽到了“提示和说明”的义务，格式条款依然有效。《民法典合同编司法解释》要求“足以引起对方注意的文字、符号、字体等明显标识”进行提示。
实践中，通常可以将该条款采用特定字体、放大、加粗、变色、下划线等明显标识的方式进行提示；但值得注意的是，特殊提示标识过多，反而无法起到提示作用。对于“说明”义务，该项法律规定虽为被动义务，但建议企业对相关工作人员进行主动解释说明的培训要求，并对解释过程进行记录，保留好沟通往来记录、并进行录音录像，以此防范相关法律风险。
三、电子合同的提示和说明
《民法典合同编通则若干问题的解释》明确提出，对于电子合同，仅采取设置勾选、弹窗等方式为由主张已经履行提示或者说明的，法院不予支持。
因此，企业可以探索通过其他技术手段加强提示和说明，比如通过让对方录制阅读重要条款的语音或者视频片段，强制阅读停留时间等，确保充分履行了提示说明义务。
近几年，在国家监管下，对企业提出了更严格更规范的合规要求。面对复杂的法律环境，各企业应寻求专业法律服务机构支持，通过专业法律服务机构定期对合同审查与更新、培训员工、建立合规机制等，帮助各企业降低法律风险，维护企业良好声誉和利益。