谈一谈我的知识管理

编者按
如今的法律知识已经浩如烟海，法律人需要涉猎其他领域的知识才能从容地从事法律工作。一位优秀的律师需要去主动进行知识管理、利用新的工具和平台，并在知识管理的过程中持续更新知识、提高思维能力。本期，我们请到了交易组的王华俊律师，分享他对知识管理的一点经验和体会。
祝各位读者，开卷有益。
大家好，我是来自汉坤上海办公室的律师王华俊。很高兴今天可以有这个机会和各位朋友分享我对知识管理的一点经验和体会。
什么是知识管理
我所理解的知识管理是，我们对日常工作中所累积的信息按照一定的方式方法进行管理，使之规范化、体系化，进而使其内化为自己的知识，并在我们日后的工作中更好的调用这些知识。
知识管理的重要性
律师就是一份以知识和经验为生的职业，而知识管理对于律师的帮助主要体现在：
知识管理可以帮助我们将日常工作中会遇到的各种来源的海量的新信息进行固定。
在收集、归类、归纳的过程中，将本来可能是一眼就过的信息内化为知识。
靠系统而非记忆，调用知识，可以提高向客户的反馈效率和准确性。
我的知识管理方式
收集
日常成文的文件（比如交易文件、尽调报告）自然不用多说，除此之外：
过程稿 – 文件过程稿中反映了各种意见的汇聚（比如内部Senior律师的意见，外部客户、己方其他团队、对方的意见），也是一个很好的信息来源。
其他类型的有价值的工作成果 – 比如涉及工作成果电子邮件、微信聊天记录，电话咨询结果。
个人Tips：
电子邮件的保存，可以将邮件文本以PDF格式打印成备忘录（邮件另存为msg格式的话，不方便分享，也不方便在其他平台（比如手机操作系统）查阅）。
微信聊天记录的保存，可以通过将微信聊天记录转发至邮箱，然后参考电子邮件的保存方式保存至本地。
音频资料转为文字后保存在本地。
归类
01 文件名
一个好的文件命名规则，可以方便后续快速定位以及了解文件内容。我常用的命名规则为“项目名称-文件内容-起草方/修改方-时间”。
个人Tips：
文件名尽量体现文件内容，比如不写“承诺函”，而是写“关于某具体事项的承诺函”。
项目名称、起草方/修改方、时间，都是便于后期管理的命名要素。
对于其他方提供的文件，可以在归类时适当调整。
02 文件夹体系
文件夹体系也是为了可以在将来调用时可以快速定位。
我目前的文件夹体系分成以下层级：
第一层：项目类别文件夹 – 包括投融资项目、并购项目、资本市场项目、一般法律事务项目等等。
第二层：项目文件夹 – 每一个项目单独创设一个项目文件夹，项目文件夹以客户/标的公司、项目代号，交易内容（比如X轮融资/收购/出售等）等信息命名。
第三层：具体工作内容的文件夹 – 在项目文件夹下，以不同工作内容创设单独文件夹，比如项目行政、尽调清单、尽调报告、交易文件、交割文件等等。
第四层：针对各方来往文件比较频繁的文件类别（如交易文件），在交易文件夹下进一步按照每一次往来进行创设文件夹，并以“时间-发送方-文件内容”对文件夹进行命名。
个人tips：
文件夹不必嫌多，有时为了使文件夹看着简单，而硬把一些不同性质的文件放到同一个文件夹下，可能会给后面回头来找文件造成不少麻烦。
归纳
归纳是指，对包含在文件内的信息进行提取、总结、归类，形成一个概括性的知识索引。日后遇到一个新问题时，如果不能凭借第一时间的记忆反应出相关要点，可以首先在索引中找到相应的话题，然后找到对应总结的知识要点，同时如果有需要的话，还可以很快从归类的文件中找到先前的类似案例，作为参考。
我目前正在使用OneNote制作索引，选择OneNote主要也是考虑多平台的适配和同步，可以方便我在电脑/手机端随时登录查看/更新。
至于具体归纳的方法，举例来说，我目前管理的一个索引是法律尽调，会按照不同类别的话题（比如股权/业务等）进行分类，在一个项目完成后，我会把这个项目中发现的问题，填入不同的话题，注明项目名称，同时如果这个问题较其他该话题下的问题有明显差异/值得注意的事项（比如事实情况或者解决思路），则以关键词的形式进行标注。
再比如，另一个我正在管理的索引是交易文件，针对不同的交易文件条款，如果在某一个项目中，条款设计较惯常有所差异，我会把项目名称、条款以及背后的考虑点（包括该项目上特别的商业背景）进行总结并补充进该条款的索引项下。
备份
在知识管理的时候，最后要提到的一点是文件的安全性，因此文件的备份也会相当重要。我目前使用的备份方案是移动硬盘和网盘，移动硬盘我会将其作为一个永久备份的载体，而网盘主要是为了方便在各个平台上可以快速查阅文件，同时也考虑网盘的可靠性（包括从保密角度以及可持续角度），我目前并没有将其作为一个主力备份方式。
总结
知识管理是一项需要持之以恒并会伴随我们全部执业生涯的工作。
知识管理分成三个阶段 – 收集，归类，归纳。收集和归类是基础，归纳是更高层次。
我之前听过一句关于牙齿正畸的广告语，“牙齿正畸最好的时间有两个，一个是18岁以前，另一个是现在”，我想也一样适用于知识管理。