律师助理如何做好法律文书校对工作

“如果把法律文书也比作一个人，文书中的观点与逻辑是人的内在，那么文书的行文、格式与排版就像是一个人的外在。认真地完成校对，给法律文书穿上一件体面、漂亮的衣服，是对读者的尊重，更是对律师这一职业的尊重。”

近日，一张“临死股东大会”的截图刷屏了律师们的朋友圈。由于该法律意见书出自国内某顶级律所，一时间吃瓜者众，颇有幸灾乐祸之感。几日后，深圳证监局对该律所采取责令改正的监管措施，对出具该意见书的三名律师采取出具警示函的监管措施。

无独有偶，一年前，为知名视频网站B站上市出具法律意见书的某知名国际律师事务所，在提交给港交所的上市资料中误将“哔哩哔哩”写成“百度集团”，引发群嘲。不难想象，这些笔误之所以会遭到全民围观，大抵是因为法律从业者在社会大众心目中是严谨的存在。作为法治国家建设队伍的一份子，律师的一词一句不仅代表自己、团队和律所，更代表着法律的尊严。对于一份法律文书而言，法律逻辑和论证是内在，而行文与格式则是外在。一个人的外在，不求惊为天人，但至少要体面正经，面对一份“临死股东大会”的封面，谁又有兴致翻开阅读呢？
人非圣贤，孰能无过？律师在繁忙的工作中难免出错，因此“校对”必不可少。想必每一位实习律师对校对工作都不陌生，不少人觉得这是一项“没有含金量”的工作，其实不然。笔者认为，校对关乎法律文书的“颜面”，既要找出文中的错误之处，也要提升文书的整体形象和美观程度。以下笔者将从内容和形式两方面与大家分享校对中的注意事项，仅代表笔者个人观点，欢迎大家交流探讨。
一 内容校对
1. 错别字、病句与标点符号
就内容方面，校对的基本任务是找出并纠正文书中的错别字和语病。由于错别字和病句的修改属于中小学语文范畴，笔者在这里就不班门弄斧了。目前不少应用都开发了智能校对功能，笔者在这里推荐一款很多顶级律所都在使用的应用——“写作猫”。这款应用专门针对法律人士设计，运用人工智能识别法律文书中的错别字和语病并提出修改建议。笔者校对时一般会先开启写作猫自动筛查一遍，之后再进行人工核对。

另外，法律文书中有许多容易误用的词，如律师往往分不清“作出”与“做出”等词语的区别。笔者个人的建议是，多阅读法律和司法解释条文，这些用法大多都在条文中出现过，和条文保持一致即可。
标点符号的使用亦属于中小学语文范畴，笔者在此仅特别针对法律文书中需要留意的部分进行说明。在电脑上校对时，要特别留意中英文的全角、半角标点符号的不同，在中文文书中使用英文符号会让整个段落显得非常拥挤。如果引号中嵌套引号，书名号中嵌套书名号，里面的引号、书名号要改成‘单引号’和<单书名号>。这些问题一般都能被word的自动校对功能识别并标红，我们留意查看即可。
如果文书中用到了算术公式，对于其中的运算符号，尤其是乘号、除号和乘方，使用“×”“÷”和右上标，相比“*”“/”“^”更加美观易读（如果不会输入可以从本文复制粘贴），毕竟数字挤在一起非常不好看。如果符号和数字之间过于拥挤，可以增加一个空格。
关于发文字号中的标点，规范性文件中的发文字号一般是六角括号“〔〕”，如“法释〔2021〕1号”，在很多字体（尤其是仿宋_GB2312字体）之下比“[2021]”更加美观。而法院裁判文书的字号使用的则是圆括号，如（2022）粤刑终1号，对此要加以区别。如果要在括号中引用裁判文书字号，则可以将圆括号嵌在方括号中，如[（2022）粤刑终1号]，相比两个圆括号（（2022）粤刑终1号）会更严谨。要特别注意的是，在字号中应避免使用“【】”。
2. 事实与法律依据的来源
如果不是时间特别紧急的校对，我们还应当对文书中引用的每一处法律、司法解释和规范性文件的来源仔细核对，核查相关文件是否现行有效，引用条文是否正确。对于引用案件卷宗中的事实，要用括号注明在卷宗中的位置，亦要与原卷宗核对，看是否有引用错误。不难想象，如果正式提交的文书中有引用错误被发现，不仅会直接降低该论点的说服力，还会让法官、检察官对于这位律师的责任心乃至诚信度产生负面印象。
3. 规范性文件及其简称
我们在校对时，常常需要对法律文书引用的规范性文件标题进行完善。笔者个人比较青睐的用法是“《全称》（发文字号）”的方式，全称应当包括发文机关，例如“《最高人民法院关于适用<中华人民共和国刑事诉讼法>的解释》（法释〔2021〕1号）”。对于多机关联合发布的，出于简洁，可以使用“两高”“两高三部”等简称，放在书名号外面。列明发文机关的意义在于让阅读的法官、检察官了解，发文机关包括他们的“顶头上司”最高法或最高检，因此对他们是有约束力的。
之所以要在括号中标明发文字号，首先是给人留下较为正式的印象，因为文件的字号就像个人的身份证号一样，在正式场合应当如影随形。其次是由于字号具有唯一性，如最高法于2012年和2021年发布的《刑诉法解释》，文件全名都是《最高人民法院关于适用<中华人民共和国刑事诉讼法>的解释》，此时就必须使用字号加以区分。第三，字号中包含了年份，可以让读者了解该文件发布的时间，有了字号就不必再将年月日全部写出来，除非这个具体的月日对于该案来说有特殊意义，如该文件发布时间位于涉案行为持续期间或者刑事诉讼进行期间。
此外，引用发文字号还可以提醒作者自己留意该文件的效力。同样是最高人民法院发布的文件，“法释”和“法发”“法”就有效力上的差别——只有冠以“法释”字号的才是正式司法解释，可以作为裁判依据，而以“法”“法发”等字号公布的《意见》《会议纪要》等并不具有司法解释的效力，只能作为裁判的参考。
另一个问题是关于规范性文件的简称。某文件在文中第一次出现时，应当列出全名，并括号注明“以下简称”，此后就可以使用简称。
首先，对于有约定俗成简称的，应当使用该简称，例如《全国法院民商事审判工作会议纪要》（法〔2019〕254号）简称《九民纪要》，三次“全国法院毒品犯罪审判工作座谈会”的会议纪要简称分别为《南宁会议纪要》《大连会议纪要》和《武汉会议纪要》（也可省略“会议”二字），已经为毒品犯罪案件的控辩审三方所熟知，此时应当直接使用，以提高读者阅读效率，而不宜标新立异。
如果没有约定俗成的简称，我们可以摘取标题中的几个“实词”，和文件名的最后两个字“解释”“规定”“意见”等（这几个词不能混用）组成简称，简称里一般不需要有标点符号。例如，《最高人民法院关于处理自首和立功具体应用法律若干问题的解释》（法释〔1998〕8号），我们可以提取关键词后简称为《自首立功解释》。而两高《关于办理职务犯罪案件认定自首、立功等量刑情节若干问题的意见》（法发〔2009〕13号）是专门针对“职务犯罪”的，所以简称中就必须纳入“职务犯罪”，我们可以简称为《职务犯罪自首立功意见》。当然这有点长，如果我们只需要引用自首的规定而不需要引用立功，也可以简称为《职务犯罪自首意见》。但是，不宜使用《职务自首意见》，因为这个简称本身不通顺。另外，除非是上文约定俗成的情形，否则不要在简称中使用全称里没有的字，如两高《关于办理贪污贿赂刑事案件适用法律若干问题的解释》（法释〔2016〕9号）可以简称为《贪污贿赂解释》，但不宜简称为《贪污受贿解释》，因为原标题里没有“受贿”这个词。
如果对于一个法律问题有先后多个司法解释性文件，在同一份文书中使用时，可以在简称中纳入年份，如《2012年刑诉法解释》和《2021年刑诉法解释》。再如，最高法发布的三份与自首立功有关的司法解释性文件，在同一份文书中使用时，可以分别简称为《1998年自首立功解释》《2009年职务犯罪自首立功意见》与《2010年自首立功意见》。
最后，不宜直接使用发文字号本身作为简称。使用简称的目的，一是简洁，二是让读者快速反应出作者指向的文件。法官基本都会熟悉常见的司法解释标题，但并不一定能背下相应的字号。如果法官看到单独一个发文字号，没有反应过来这是哪一份文件，还要回到前文查阅，这就增加了读者的阅读负担。
4. 附件与证据材料
律师在提交法律文书时经常会后附案例或证据，我们在校对时，也可能会承担整理附件与证据材料的任务。
首先，对于有多份证据的，必须制作证据目录。笔者曾听一位法官形象地描述证据目录的意义：“如果证据是一个人的话，证据目录就是人的衣服。提交的证据没有目录，就像一个人不穿衣服在街上裸奔。”
对于证据目录，我们可以采取表格的形式，列明每项证据材料的名称、来源和页码，并可以视情况在表格中阐述证明对象。表格的制作方式笔者将在下文形式校对部分述及。
对于提交案例检索报告的，我们也应当制作案例的目录，在目录中标明每一份案例的案号（案号包含了年份和该案属于一审/二审/再审，所以一般不必另外列出时间和审级）、审理法院、裁判文书相关论述的摘录（可以包括所在页码），对于案例一般可以按照法院等级排序，也可以按照与本案的关联度排序。在检索报告后可以附上裁判文书的原文，并对相关部分特别标注。裁判文书原文较长的，可以在每份文书第一页注明相关内容所在的页码。
最后，我们要对附件材料编页码。对于附件页码多的，既要在每一份材料中编页码，也要对整个证据材料编总页码。这个工作可以在各个pdf阅读编辑器中完成：先将每一份单独的材料在pdf中编页码（注明是附件几的页码，如附件1:1/10），完成后将所有材料合并成一个pdf，确保每一份材料的第一页都位于奇数页（遇到偶数页时在上方插入空白页，并注明“此页空白”），然后对合并后的pdf编总页码，如“证据材料总页码：1/100”。完成后即可直接双面打印，不再需要手动敲编码器。手动敲编码器的缺点在于无法敲出总页数（如电脑可以打出1/100，但编码器无法敲出1/100），也不方便在同一页分别敲出个别材料的页码和所有材料的总页码，且页数太多时非常耗时，还经常容易敲漏，或油墨泄露污染纸张。
二 形式校对
1. 字体与排版
不同的律师团队可能会使用不同的排版风格，并没有统一的定势，但基本要求是美观、易读，如使用“两端对齐”而不是“左对齐”应当是一个基本要求，我们在校对时应当检查是否有段落的对齐方式设置错误。
以论衡·明理刑辩团队为例，我们使用的排版是国家机关公文同款，即正文采用“仿宋_GB2312”三号字体。由于法官、检察官常年接触的各种法律文书和规范性文件均是公文排版，已经形成了阅读习惯，熟悉的排版风格也许可以提高他们的阅读流畅度和舒适度。当然，笔者也见过不少其他排版风格，只要能达到美观、易读的目的即可。
需要提醒的是，“仿宋”字体和“仿宋_GB2312”字体是不一样的，两种字体的数字和字母差异较大，文字的字型也有差异，长期接触的人是能够分辨的，所以我们尽量不要用“仿宋”代替“仿宋_GB2312”。不过，由于历史原因，仿宋_GB2312字体的字库并不完整，有少量简体字和大量繁体字未被收录，此时这些字就会显得违和，如下图所示：

这种问题容易在长篇文章中出现，如果是律所名称这种短语，我们可以把这些字全部换成“仿宋”。但如果全文都使用了仿宋_GB2312，我们可以仅将这些无法正常显示的个别字符改成“仿宋”，其他字符保持不变，保持整体上的美观。

对于文书中是否可以使用加粗等着重强调的方式，似有不同看法。如笔者曾经听一位法官说，他不喜欢看到左边一个加粗右边一个下划线的文书，因为这显得不够正式，法院的文件和裁判文书从来不会在正文中加粗。但笔者也听另一位法官说，法官的阅读时间非常有限，适当的突出强调可以节省法官的时间，并让法官对相应的法律观点产生重视，这在刑事辩护中可能更为明显。
可见，不同的法官可能有不同的阅读习惯，很难一概而论。但可以肯定的是，加粗不宜太多太密，只选取少量特别重要的语句加粗即可，且无论如何不要使用下划线，实在需要使用的，可以用下标的点号代替。
2. 图表的运用
图表的意义在于高效直观地展示或对比信息，图表的形式应当服务于这一目的。笔者阅读过的很多律师撰写的法律文书或公众号文章，图表版式都不甚美观，可能会影响读者获取信息的速度。因此，我们在校对时，应当对图表加以美化。
首先，图表应当尽量“一览无余”，所以表格中的字号不宜太大，笔者建议最大不超过“小四”字号，否则不利于直观呈现图表信息之间的对比关系。
其次，对于表格中文字信息的对齐方式，如果只是短语，一般来说以居中（正中）为宜，可以在word中的“布局”中调整。

如果某个单元格中是段落，我们可以将相关段落调整为两端对齐。但这些都是指横向上的对齐，在纵向上，不论是短语还是段落都应当居中。笔者见过的很多表格都是文字“吊挂”在单元格上部，非常影响美观。由于在word中插入表格时默认的对齐方式是居于“左上”，我们要记得手动调整为居中。对比图如下：

另外，部分图表因为各种原因可能需要在别处制作，要通过截图的方式插入文书中。此时，由于微软Windows系统没有苹果Mac系统的字体渲染效果，如果直接在Windows系统下的word等软件中截图，文字效果会相当粗糙。要解决这一问题，我们可以先将word文档转化为pdf，再从pdf中截图，就可以实现字体的顺滑显示。同时，pdf不会有word中的回车标，干净利落。对比图如下：

如果表格较长需要跨页显示，我们可以选中表格，在“右键-表格属性-行”中勾选“在各页顶端以标题行形式重复出现”。这样，每一页表格上方都会显示标题行，便于阅读。我们还可以将标题行调整为淡灰色背景，更加美观。
如果表格尺寸不大，在定稿之前可以对表格进行拉伸或挤压，应当尽量让表格在一页之内显示。此外，在文中插入表格时，文字和表格的间距，应当和文字之间的行距保持一致。此时我们可以通过调整段落文字和表格的段前距、段后距，使表格和文字之间保持协调的距离。
3. 页眉与页脚
对于页眉，有的团队可能会放上LOGO。我们可以使用页眉页脚设置中的“奇偶页不同”功能，使奇数页的LOGO位于右侧，偶数页的LOGO位于左侧，打印后的效果会更加美观。
对于页脚的页码，我们应当注意在页眉页脚中调整“页脚底端距离”，使其位于最后一行文字和纸张下沿的中间位置，这样看上去更为协调。如果页数较多，建议使用“第×页，共×页”的页码格式。
三 余论
写到这里时，笔者不由想起，本科时曾参加过几次国际法模拟法庭竞赛，各个赛事对于提交的法律文书都有严格的格式要求，违反要求的会给予扣分处罚。处罚的理由，一方面是因为违反比赛规范，但更重要的是，防止参赛者通过特别的版式设计取悦裁判，获取不正当优势。后来，笔者作为赛事的旁观者，也多次看到本身质量不算太高的文书，短期内在法律论证方面不可能有质变的情况下，通过对格式和细节的完善，最终取得了出人意料的成绩。
关于格式与排版对于法官判案的影响，学术界已有诸多实证研究予以验证，笔者曾在《年底轻松一刻，来看几个有趣的法学实验》一文中介绍过这些实验，有兴趣的读者可以点击阅读。
功利性的目的不必多言。笔者还想说的是，如果把法律文书也比作一个人，文书中的观点与逻辑是人的内在，那么文书的行文、格式与排版就像是一个人的外在。认真地完成校对，给法律文书穿上一件体面、漂亮的衣服，是对读者的尊重，更是对律师这一职业的尊重。