制定规章制度如何履行民主程序？

根据《劳动合同法》第四条第二款规定，用人单位在制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定，也就是我们常说的用人单位规章制度制定的民主程序，那么完整的民主程序应该如何操作，实践中也是各式各样，不一而足。
根据北京地区以往的司法实践来看，在庭审调查中，劳动仲裁委或者法院对民主程序一般只进行形式审查甚至不主动审查，而是重点审查公示送达程序，即如果用人单位通过有效的方式将规章制度送达公示给员工（比如员工签收），一般就认定为可以作为对员工进行管理的合法生效依据。
然而，在近期北京市高级人民法院召开的“北京市法院劳动争议案件审判情况新闻发布会”上，公布了9起劳动争议典型案例，其中一个案例便涉及民主程序问题。
北京市高院通过该案例强调了用人单位规章制度未经法定程序不能作为管理依据，并指出在实践中，很多中小企业基本未设立职工代表机构或工会，规章制度的制定过程根本无法达到《劳动合同法》规定的应当经过职工讨论的要求。
由此可以看出，实践中关于民主程序的要求趋于严格，并重点强调了民主程序中用人单位与员工进行民主协商讨论的环节。这种趋严的形势一方面是为促使劳动者能够切实参与到企业规章制度的制定工作中，加强保护劳动者合法权益，另一方面也顺应了全国总工会近期以来发布的加强基层工会组织建设，提高企业建会率的精神和要求。
因此，我们认为，为保证规章制度发布之后的有效适用，在制定过程中，用人单位应重视并严格履行民主程序，同时做好相关事实的收集及固定工作。
一般来说，民主程序包含了两个阶段内容：
1、征求意见阶段
如果公司决定修改或制定某项规章制度，首先应当与员工讨论制度草案，征求意见。
一般来说，通过会议讨论征求意见是最稳妥的方式，做好相应的会议记录和签到，必要时可进行拍照、录音录像。但对于规模较大、员工众多的公司来说，召开全体员工会议确实比较困难。在实践中，也可以考虑通过征求意见表的方式，让员工签字并提出意见。
同时，也可以在公司内网、内部工作协作平台、公告栏、电子邮件等辅助方式发布征求意见的通知，公开制度草案内容，同步向员工征求、收集意见。
2、协商确定阶段
征求意见阶段结束后，公司需要根据征求的意见内容，拟定一个正式的制度文本，并与员工协商确定。
根据北京市高院发布的典型案例精神，在该阶段需着重体现与员工协商讨论的内容，在形式上也建议通过会议方式进行。
第一，如果公司已经建立工会的，需要召开工会委员会会议，就正式的制度文本内容进行讨论，并发表意见。最后由工会组织在会议记录和表决结果上面加盖工会公章，并建议由全体工会委员签字。
第二，如果公司没有建立工会，建议召开职工代表会议。由职工代表对制度文本进行充分讨论，并表决。
第三，如果公司既没有建立工会，也未选举职工代表，那么最好的形式只能是召开全体职工大会来协商确定制度文本。但这种方式只适合人员相对少的用人单位，对于大型企业，召开全体员工大会确实比较困难，也很难完全有效组织人员进行签到，发表意见等等。
因此对于员工数量比较多的用人单位，还是建议组建工会，通过工会委员会议或者职工代表会议的方式进行讨论协商确定。
如果通过工会座谈会、职工代表大会或全体职工大会的形式进行协商确定的话，用人单位需要提前做好会议组织的相应准备，并做好相应的会议记录。
具体来讲，在召开相关会议时，应明确会议主题、内容、时间以及参会人员，做好会议通知及会议签到工作，由与会人员关于规章制度制定、修订，充分、自由地发表讨论意见及观点，同时记录好会议纪要，并由全体与会人员签字确认。
同时，如有可能，还可以对会议召开过程进行拍照和录像，进一步留存相关记录和证据。
综上，实践中对用人单位规章制度履行的民主程序的处理口径进一步收紧，并对协商讨论确定程序的要求更加严格，一般要通过工会座谈会、工会委员会会议、职工代表大会、职工大会等会议形式进行，以体现民主协商讨论环节。
因此，公司在制定、修改规章制度时，应严格依据规定履行民主程序，避免因程序瑕疵影响规章制度的效力及适用。