疫情当下，一文涵盖所有你必须知道的电子签名有效使用指南

关键词：疫情、电子签名、法律效力
北京本轮疫情仍处在高位平台期，首都防控形势严峻复杂。为全面打赢疫情防控阻击战，从当前防控需要出发，北京全市延续保持社会面从严从紧的防控措施，各个企业严格控制到岗比例，居家办公已成常态。但同时，商业机遇瞬息万变，合同签署刻不容缓，为促使交易达成，不少企业及商业个人采用电子签字的形式进行合同的签署，尤其是商事合同电子签署成井喷势态。但如何保证电子签名的有效使用，避免因合同效力瑕疵而产生的商业纠纷给企业带来巨额损失。本文全面指引，提供专业实操建议，以可靠的电子签名做新型展业利器，保障业务正常推进。
一、电子签名的认定及法律效力
1、电子签名是什么？
根据《中华人民共和国电子签名法》（以下简称《电子签名法》）第二条、第三条之规定，电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。
2、何种电子签名可以保证合同生效？
《民法典》第四百六十九条规定：“当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。”
据此，电子合同属于书面合同的一种，因此订立传统的书面合同所需的成立及生效要件，同样适用于电子合同。其中，关于合同的签署可使用电子签名，根据《电子签名法》第十三、十四条规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。
3、电子签名的效力如何认定？
可靠的电子签名与手写签名具有同等法律效力。可靠性需同时符合以下条件：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。
同时，如电子签名为公司的电子印章，北京市公安局在2019年4月发布了《关于电子印章管理工作意见》（京政办发〔2019〕8号）（以下简称“《意见》”）。《意见》明确了，电子公章是指机关、团体、企业事业单位，民政部门登记的民间组织，居民委员会和各议事协调及非常设机构使用的电子化像式的公章，与实物公章一一对应。根据《意见》第三条第二款的规定，已合法刻制实物印章的单位均可制作电子印章，并在公安机关备案。依据《意见》第三条第四款的规定，鼓励自然人、法人和其他组织在经济和社会活动领域中使用电子印章。北京市电子印章管理服务平台免费向各级党政部门提供签章、验签等应用服务接口；免费向电子印章制作单位提供电子印章签发、签章、验签等应用服务接口；免费向社会企事业单位、社会团体提供签章、验签基本服务功能。
目前，该《意见》仅在北京市适用，全国范围内并未有统一完善的电子公章管理办法及审报办法。
二、关于电子签名，公司常见疑虑解答
问题1：
我们公司因疫情管控没有办法线下盖章，快递不通，是否可以我方先加盖公章扫描后，对方在扫描件加盖公章，属于电子签名吗？合同属于有效签署吗？
律师解答：
电子签名不同于公章电子化，他既不是指实体印章的图像化，也不是印章直观化所显示出来的图像或图样，而是经过法定程序产生并经备案的一组数据。因此，我们看到电子合同上的“红色印章”则为电子印章的图像或图样，仅是电子印章数据中的组成部分之一。从而可以看出，仅是把现有签名进行扫描而签署的合同，由于并没有将实物印章图像与数字证书、签名密钥有效绑定，无法判定其在认定其完整性、真实性和不可抵赖性，会导致合同的有效性存在瑕疵。
问题2：
因疫情影响，公司业务调整，涉及停止供电服务的政府采购合同可以采用电子签名吗？
律师解答：
不可以，根据《电子签名法》第三条第三款，如果当事人约定使用电子签名的文书涉及以下几种，则不适用第三条第二款规定的“当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”
（一）涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；
（二）涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的；
（三）法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。
即，在适用电子签名时，应当避免上述受限适用情形，使之适用合法有效。
问题3：
根据我们公司合同管理要求，需要留存合同原件，电子合同打印后是合同原件吗？
律师解答：
根据《电子签名法》第五条规定，符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用;（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。同时上海市、天津市、西藏自治区及西安市关于电子印章暂行管理办法中均有相关规定：“加盖电子印章的公文、证照、协议、凭据、流转单等各类电子文档，与加盖实物印章的纸质书面材料具有同等法律效力，经过打印或其他电子格式转换的，不具备同等法律效力，视同复印件。”
问题4：
现在我公司的商业合同对方违约，公司追究其违约责任，但当时项目合作协议是采用电子签名的方式签署的，在法院对于这个合同的效力怎么认定？举证责任由谁承担呢？
律师解答：
我国《电子签名法》第十三条规定，“电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有”，是可靠电子签名的条件之一。近几年法院对电子签名的审理，结合我国《电子签名法》等相关法律法规的规定，对电子合同是否属于双方真实意思表示、电子签名是否合法有效、是否实际履行合同等方面进行审查。电子签名是否具有法律效力，需考察该电子签名是否“可靠”，法院一般从电子签名是否真实合法和是否被修改或篡改两方面进行判断，表现在证据形式上为《电子数据存证证明》、CA机构颁发的有效数字证书、数字签名认证报告等。目前司法机关对电子签名法律效力的认定，与当事人是否能提供证据证明电子签名的真实性和未被篡改息息相关。
在民事诉讼中，主张法律关系存在的当事人，应当对产生该法律关系的基本事实承担举证证明责任，也即主张电子签名生效的一方应当承担举证责任。在司法实践中，主张电子签名可靠的一方当事人，应提交双方关于电子签名可靠条件的约定或由电子认证服务提供者提供的第三方认证资料作为证据，以证明电子签名的真实合法，以及电子签名或者电子合同未被修改或篡改过。
三、律师实操性建议
“新冠疫情”期间居家隔离政策促使电子签名在商业活动中呈井喷式爆发的趋势，加之，“电子签名”解决了传统纸质签名易毁损、丢失，查阅不便，异地签署成本高等问题，实现了无纸化“签名”，具有高效性、易保存、易查阅的优势。民商事主体在积极使用电子签名的同时，还需注意电子签名使用的规范性、合法性，以避免法律纠纷和有纠纷时积极应诉。
因此，普胜达律师提供以下三点建议：
第一、合同签署双方在合同中明确约定可使用电子签名及电子印章签署。
第二、“可靠的电子签名”制作应合法，即其本身制作应当符合法定的条件，须经具有电子认证服务机构进行合法认证。企业在选择第三方认证机构时，可通过相关信息查询系统查询该机构是否具有为企业或个人提供在线电子合同签署及托管的资质。可选择比较权威的第三方CA机构提供数字签名服务。此外，在北京的企业应及时向公安机关备案。
第三、电子签名人应当妥善保管电子签名制作数据。电子签名人知悉电子签名制作数据已经失密或者可能已经失密时，应当及时告知有关各方，并终止使用该电子签名制作数据。
针对疫情期间当事人出行不便，普胜达律师事务所不仅可以使用电子签名完成线上签约，还制定了一套标准化线上办案流程，能为当事人提供足不出户的线上法律服务。如果当事人封控在家，我们会通过电话或视频与当事人保持联系，在初步了解案情后，会与当事人进行线上分析，如果当事人有委托意向的话，双方可以远程签署委托协议；接下来律师会在电子诉讼平台网上立案，律师团队会同步制定办案策略，内部进行模拟法庭，之后就是遵从当地的防疫政策等待法院的线上开庭；最后还会给委托人做庭后汇报和案件总结。

普胜达律所标准化线上办案流程