私募基金管理人登记的法律意见书操作简要介绍

导 读
2016年2月5日，基金业协会发布《私募基金管理人登记法律意见书指引》，要求私募基金管理人登记应当提交法律意见书；律师审查制度被正式引入私募监管、规范之中。
根据《私募基金管理人登记法律意见书指引》，经办执业律师及律师事务所应在充分尽职调查的基础上，核查申请机构：1. 在中国境内设立并有效存续；2. 工商登记文件中记载的名称和经营范围；3. 专业化经营；4. 股东的股权结构；5. 实际控制人情况；6.子公司、分支机构和其他关联方；7.从业人员、营业场所、资本金等设施和条件；8.风险管理和内部控制制度；9.基金外包服务协议；10.高管人员的基金从业资格、高管岗位设置合规；11.机构及高管的受处罚和信用状况；12.诉讼和仲裁；13.申请材料真实准确完整；14.其他。
首先须核查申请机构的工商登记信息，验证其设立、存续的合法合规，并核查其经营范围的内容和名称是否符合规范要求。然后与申请机构进行访谈、要求其提供真实材料，核查其股权结构、实际控制人及关联机构的业务情况。对于其营业场所，也须核查权属证书（如有）或有效的租赁合同等内容。对于其受刑事处罚、金融监管部门行政处罚或者被采取行政监管措施、受到行业协会的纪律处分等情况，也须访谈后再与相关机构核实。此外，须检索资本市场诚信数据库，核查是否存在其相关负面信息。此外，“是否被列入失信被执行人名单；是否被列入全国企业信用信息公示系统的经营异常名录或严重违法企业名录；是否在“信用中国”网站上存在不良信用记录等”内容均须一一检索核查。
其中，须重点核查的内容包括：
一、专业化经营
《私募投资基金监督管理暂行办法》第22条规定：同一私募基金管理人管理不同类别私募基金的，应当坚持专业化管理原则；管理可能导致利益输送或者利益冲突的不同私募基金的，应当建立防范利益输送和利益冲突的机制。
因此，重点须审查其“防范利益输送和利益冲突机制”的建立情况。比如建立有效的异常交易监控制度，对不同投资组合之间发生的同向交易和反向交易（包括交易时间、交易价格、交易数量、交易理由等）进行监控，严格禁止同一投资组合或不同组合在同一交易日进行反向交易等可能导致不公平交易和利益输送的交易行为；不同基金产品经理不得兼任，双方的办公区域应当严格分离等。
二、风险管理和内部控制制度
包括（视具体业务类型而定）运营风险控制制度、信息披露制度、机构内部交易记录制度、防范内幕交易、利益冲突的投资交易制度、合格投资者风险揭示制度、合格投资者内部审核流程及相关制度、私募基金宣传推介、募集相关规范制度以及（适用于私募证券投资基金业务）的公平交易制度、从业人员买卖证券申报制度等配套管理制度。
比如，须对投资、会计、技术系统和人力资源等主要业务制定严格的控制制度。在业务管理制度上，做到业务操作流程的科学、合理和标准化，并要求完整的记录、保存和严格的检查、复核；在岗位责任制度上，内部岗位分工合理、职责明确，不相容的职务、岗位分离设置，相互检查、相互制约。以下为内部控制制度的可能范例：
1. 投资控制制度
①投资决策与执行相分离。
投资管理决策职能和交易执行职能严格隔离，实行集中交易制度，建立和完善公平的交易分配制度，确保各投资组合享有公平的交易执行机会。
②投资授权控制。
建立明确的投资决策授权制度，防止越权决策。投资决策委员会负责制定投资原则并审定资产配置比例；基金经理在投资决策委员会确定的范围内，负责确定与实施投资策略、建立和调整投资组合并下达投资指令，对于超过投资权限的操作需要经过严格的审批程序；交易部负责交易执行。
③警示性控制。
按照法规或申请机构规定设置各类资产投资比例的预警线，交易系统在投资比例达到接近限制比例前的某一数值时自动预警。
④禁止性控制。
根据法律、法规和申请机构相关规定，禁止投资受限制的证券并禁止从事受限制的行为。
⑤多重监控和反馈。
交易管理部对投资行为进行一线监控；风险管理部进行事中的监控；监察稽核部门进行事后的监控。在监控中如发现异常情况将及时反馈并督促调整。
2. 会计控制制度
①严格执行国家统一的会计准则制度及相应的操作和控制规程，确保会计业务有章可循。
②做好会计审核工作，经办财会人员应认真审核每项业务的合法性、真实性、手续完整性和资料的准确性。编制会计凭证、报表时应经专人复核，重大事项应由财务负责人复核。
③真实、全面、及时地记载各项业务，充分发挥会计的核算监督职能，确保信息资料的真实与完整；建立完整的业务台账系统，并通过业务台账系统和会计核算系统交叉印证，防止出现帐外经营、账目不清等问题。
④制定完善的档案保管和财务交接制度。
⑤建立财产日常管理制度和定期清查制度，强化资产登记保管工作，确保机构及客户资产的安全完整。
3. 技术系统控制制度
为保证技术系统的安全稳定运行，申请机构对硬件设备的安全运行、数据传输与网络安全管理、软硬件的维护、数据的备份、信息技术人员操作管理、危机处理等方面都制定了完善的制度。
4. 人力资源管理制度
申请机构建立科学的招聘解聘制度、培训制度、考核制度、薪酬制度等人事管理制度，确保人力资源的有效管理。
5. 监察制度
申请机构设立监察部门，负责机构的法律事务和监察工作。监察制度包括违规行为的调查程序和处理制度，以及对员工行为的监察。
6. 信息沟通
申请机构建立内部办公自动化信息系统与业务汇报体系，通过建立有效的信息交流渠道，机构员工及各级管理人员可以充分了解与其职责相关的信息，信息及时送交适当的人员进行处理。机构业务办公自动化，不同的人员根据其业务性质及层级具有不同的权限。
7. 内部监控
申请机构设立独立于各业务部门的稽核部门，通过定期或不定期检查，评价机构内部控制制度合理性、完备性和有效性，监督机构各项内部控制制度的执行情况，确保机构各项经营管理活动的有效运行。
三、基金外包服务协议
要求核查是否签署了外包服务协议并说明其情况，是否存在潜在风险。
外包服务是指外包机构为基金管理人提供销售、销售支付、份额登记、估值核算、信息技术系统等业务的服务。
须对照基金业协会发布的《基金业务外包服务指引》对其合规情况等进行核查。比如外包业务中基金销售、销售支付、份额登记和估值核算环节的制度安排，基金销售和份额登记机构应通过基金中央数据交换平台交换基金份额（权益）、合同等基金销售信息及相关变更信息。办理私募基金份额（权益）登记机构应将私募基金份额（权益）集中登记至中国结算。目前具备开展基金业务外包服务能力的机构自身业务种类较多，通过整合相关业务优势，可以为客户提供如抵押品管理、全面信息服务、风险评估与管理等更多增值功能服务，这些都对外包机构内部防火墙的设置提出了更高的要求，《基金业务外包服务指引》强化了外包业务的独立性要求，规定其应采取有效的内控与隔离措施保证外包业务独立运营，防范利益冲突和输送。此外，《指引》第十条还特别强调了“外包机构在开展外包业务的同时，提供托管服务的，应设立专门的团队与业务系统，外包业务与基金托管业务团队之间建立必要的业务隔离，有效防范潜在的利益冲突”，这与《证券投资基金托管业务管理办法》第三十二条的规定相一致。