电子证据之电子邮件的取证方法

依据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十四条第二款的规定，电子邮件与手机短信一样，其通信信息属于电子证据的一种。电子邮件是一种用电子手段提供信息交换的通信方式，可以是文字、图像、声音等多种形式。相比于手机短信，电子邮件更为正式，常常被用于企业之间的业务往来中。而2020年5月28日通过并于2021年1月1日起施行的《民法典》，其第三编合同编第四百六十九条也将“以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文”，视为当事人订立合同所采的书面形式。因此，电子邮件在人们日常生活中起着不可忽视的作用，在发生纠纷时，难免会遇到需要使用电子邮件来证明某些待证事实的情形，电子邮件的使用及取证需使用人高度重视。
一、电子邮件证据的诉讼大数据分析
本文通过Alpha案例库，对电子邮件证据的使用情况进行了可视化分析。以“电子邮件证据”为关键词进行全文检索，时间限定与2020年6月8日之前，共计检索到案件1008件。
（一）整体情况分析

从整体情况来，可知电子邮件证据的使用自2013年后呈明显递增趋势，而近几年情况较为稳定，但每年也有近150多个案件涉及到电子邮件证据的使用。这与我国网络信息化社会的发展有关，在QQ、微信尚未发展起来时，人们更习惯用电子邮件进行沟通交流，但相比于QQ、微信，电子邮件的即时性稍显不足。不过，基于其相对正式性，日常使用电子邮件对重要交易进行洽谈的行为仍比较常见。
（二）案由分布

从案由分布来看，民事案由占据高达97.42%，有982案件，其余散见于行政案由、刑事案由。这是因为在民事活动中由于交易往来的需要，双方更愿意使用电子邮件对交易细节进行洽商，虽然交易内容往往也涉及到比较隐私的内容，但由于不违反相关法律法规，使用邮箱或第三方邮箱也不会有过多的担心。而当事人在从事刑事犯罪行为时自然会比较谨慎，不会使用第三方邮箱进行商讨，以免被第三方邮箱监管到。因此，涉及电子邮件证据的使用的案由更多还是集中在民事纠纷中。
（三）一审裁判结果

通过对一审裁判结果的可视化分析可以看到，涉及电子邮件证据的案件被法院全部/部分支持的有296件，占比为70.81%，而全部驳回的有99件，占比为23.68%；其他的有13件，占比为3.11%；驳回起诉的有10件，占比2.39%。由此可以看出，对于电子邮件证据的证明，仍需要举证人予以重视。采取不同的证明方式与态度都将会造成不同的结果，电子邮件证据同样具有不可忽视的重要意义，需要认真的取证、质证，以达到三性均无异议的效果。
（四）二审裁判结果

通过对二审裁判结果的可视化分析可以看到，涉及电子邮件证据的案件被二审法院维持原判的有401件，占比为73.44%；改判的有117件，占比为21.43%；其他的有23件，占比为4.21%。因此，如果在一审中就已经将包括电子邮件证据的全部证据进行充分举证、论证，二审法院也往往会认可证据所证明的案件事实的真实性，从而维持原判或改判。如果一审败诉，则应看在一审中是否对于电子邮件证据的证明作用不够重视，没有采取合理的方式进行证据固定、保存，并以合适的方式在法庭上予以出示，这些在二审中也可以进一步尝试。
（五）标的额

通过对标的额的可视化分析可以看到，标的额为50万元以下的案件数量最多，有342件，100万元至500万元的案件有159件，50万元至100万元的案件有85件，500万元至1000万元的案件有41件，1千万元至2千万元的案件有19件。可以看出在涉及到大额标的的时候，相比较于网络上的沟通，当事人还是更愿意当面进行磋商，并签订具体的书面合同。但这并不意味着电子邮件的使用没有了空间，其仍然在人们的日常生活中发挥着重要作用。
二、涉及电子邮件的常见争议
通过对涉及电子邮件的案例进行法律检索，可以发现在这些案件中对于电子邮件的争议往往不是针对邮件内容本身，反而是对是否为邮件的发送主体、发送接收时间、是否收到邮件等问题存在争议。
（一）是否为电子邮件的发送主体
目前邮箱主要分为实名认证邮箱、免费邮箱或公共邮箱、匿名或伪造的邮箱三种。
（1）如果使用的是实名认证的邮箱，则该邮箱的真实用户资料往往在第三方邮箱服务器端有备案。通过对第三方邮箱服务器上的真实用户名、邮箱账号和密码等资料即可确定邮件的发送者。
（2）如果使用的是免费或公共邮箱，由于这类邮箱往往不要求实名认证，或者对实名认证的监管不严，用户在注册过程中通常不会填写自己的真实信息，这种情况下确认是否为邮件的发送者就更加困难，可以考虑查询邮件发送的IP地址来锁定发送邮件的机器的物理位置，进而确定发送者。但显然这种方法耗时耗力，因此在与对方进行电子邮件往来时要尤其注意对方使用的邮箱是否为比较知名的、要求实名认证的QQ邮箱、163邮箱、雅虎邮箱等。
（3）如果邮件发送者使用的是匿名或伪造的邮箱，这种情况下显然难以确定发送者，只能尝试查找邮件发送人的IP地址，从而进行确认。
除上述三种邮箱的使用外，实践中还有一种情况，即一些公司出于保密或其他需要，会在自己公司的服务器上搭建自己的邮箱，并要求与公司业务往来的人也使用公司邮箱。由于是公司自行搭建的邮箱，公司便可以更为自由的进行操控，存在篡改邮件或擅自发送邮件的可能性。比如在“施某某与上海某建设工程有限公司企业承包经营合同纠纷”（崇明县人民法院（2015）崇民二（商）初字第340号）一案中，原告对某份电子邮件的真实性表示有异议的理由，即是“原告在2015年1月19日并未向被告发送该封电子邮件，原告使用的是被告公司企业邮箱，被告可以通过服务器操控原告邮箱，故该封邮件不能证明被告的待证事实”。因此，确认电子邮件的发送主体对解决纠纷具有重要意义。
（二）发送接收时间
电子邮件的发送接收时间是判断包括要约在内的意思表示是否生效以及承诺是否及时作出的重要依据。根据相关法律规定，以非对话方式作出的采用数据电文形式的意思表示，相对人指定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统时生效；未指定特定系统的，相对人知道或者应当知道该数据电文进入其系统时生效。实践中存在一些当事人辩称未在约定的时间收到电子邮件，从而获得期限利益。因此，如何确定邮件的接收时间，也是容易引起纠纷的一件事情。
（三）是否收到邮件
电子邮件的传输速度很快，如果遇到线路故障或其他因素的干扰，就可能造成延迟或发送失败。在这种情况下，发件人以为收件人已经收到该电文，而收件人却并不知道发件人给自己发了邮件以及所发邮件的内容。此外，实践中存在电子邮件接收方咬定自己没有收到邮件的可能性，尤其是如果公司使用自己服务器上注册的邮箱，电子邮件接收方可能会提出公司由于掌握服务器所以存在伪造邮件的可能性的抗辩。比如在“江苏某轮胎有限公司与某工业设备（上海）有限公司分期付款买卖合同纠纷”（宿迁市宿豫区人民法院（2016）苏1311民初1463号）一案中，对于原告提出的证明被告交付的设备存在质量问题的电子邮件的照片，被告就辩称未收到电子邮件，对真实性、关联性均不予认可。
综上来看，对于电子邮件作为证据，当事人双方往往对发送接收主体、发送接收时间、是否收到电子邮件存在较大的争议，因此在对电子邮件取证的过程中要尤其注意以上几点。
三、电子邮件的取证注意事项
（一）对发件人、收件人身份进行审查
在对电子邮件进行取证时，首先要证明发件人、收件人双方的真实身份，即电子邮件中的发件人、收件人确为案涉纠纷的争议双方。如果对方使用的是企业邮箱，由于企业邮箱往往采用name@企业域名的方式，因此比较容易辨认，如果对方企业员工使用的邮箱域名与企业域名不一致，就需要确认该邮件是否为企业所收悉。在“中国移动通信集团终端有限公司与北界创想（北京）软件有限公司服务合同纠纷”（北京市西城区人民法院（2017）京0102民初22150号）一案中，北界公司提出“王XX使用的邮箱并非北界公司的工作邮箱，而北界公司之员工均通过后缀为oupeng.com的工作邮箱与移动公司人员的 工作邮箱进行沟通，这一事实足以证明，王XX与北界公司之间不存在法律关系，王XX的行为与北界公司无关。”审理法院也将单XX、杜XX、王XX等人的电子邮件是否代表北界公司的意思表示作为争议问题之一，并认为“无论杜XX、王XX等是否北界公司职员，从电子邮件可判断，单XX与杜XX、王XX等人发送电子邮件的内容具有连贯性，提及的结算数据也是相互吻合，并且2014年4月至2015年2月15日期间的最终结算金额已由单XX对移动公司进行了确认，且杜XX、王XX及单XX电子邮件中确认的数额，经移动公司开具对应数额的发票，北界公司已按发票金额支付了预装服务费，故应视为北界公司对单XX等人电子邮件内容的认可，因此，可以认定单XX等人电子邮件的内容代表了北界公司的意思表示。”因此，在对方否认使用邮箱的发件人非本企业员工时，可结合邮件内容以及此前是否有通过电子邮件进行业务往来进行综合证明。
如果双方使用的均非企业邮箱，则尽量避免使用公共邮箱，应使用比较知名的QQ邮箱、163邮箱等，此类邮箱大都要求用户进行实名注册，因此确认身份更加容易。当然，最好的办法还是在双方业务往来中比如签订合同时，就明确将对方当事人或其代理人所有的邮箱等信息进行记录，以免对方否认，对于企业邮箱同样如此。
（二）准确确认电子邮件的接收时间
一般来说，电子邮件头中往往会有邮件创建和接收的时间，以163邮箱为例，在邮件发送成功后，电子邮件头包括发件人、收件人、时间、附件等信息。由于第三方邮件服务商是独立的第三方，与纠纷往往没有利害关系，因此以邮件服务器所显示的时间为准更为公平、更具真实性。
（三）确保对方已收悉电子邮件
2019年修正的《中华人民共和国电子签名法》，其第十条明确规定：“法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的，应当确认收讫。发件人收到收件人的收讫确认时，数据电文视为已经收到。”实践中以163邮箱为例，在写信设置中可以勾选“每封邮件要求收件人发送已读回执”，勾选后在每次向收件人发送邮件时，如果收件人想要查阅邮件内容，就需确认向发件人发送已读回执，发件人便可以确认收件人是否收到并阅读邮件内容，以免对方否认收到邮件。而在双方沟通洽谈业务时，想必也不会因需多点一步发送“已读回执”而有所芥蒂，影响是否达成交易。
（四）抄送至第三方邮箱以确保邮件真实性
这一点对于使用企业邮箱的当事人尤为重要。为防止对方提出己方由于掌握服务器所以存在伪造邮件的可能性的抗辩，在使用自己公司服务器上注册的邮箱时可以将邮件抄送至第三方邮箱。这样可以通过查看第三方邮箱显示的发件人、收件人、何时抄送等信息，就比较容易判断邮件的真实性。比如在“罗某与邹某某合伙协议纠纷”（衡阳市中级人民法院（2016）湘04民终1404号）一案中，法院认为“闪电邮件客户端中存储的邮件及附件在技术上很难修改，且通过时间属性判断没有被修改过，所有要求鉴定的82封EML邮件没有被修改过”。因此，将邮件抄送至第三方邮箱，由于第三方邮箱无利害关系，技术上也难以实现修改的要求，更能证明电子邮件的真实性。
（五）对电子邮件进行公证
同手机短信一样，将电子邮件及时进行公证能极大的增强电子邮件作为证据的证明力。在“广东省某照明科技有限公司与中山市某照明电器厂、区某某侵害外观设计专利权纠纷”（广州知识产权法院（2018）粤73民初3593号）一案中，法院认为，“鉴于电子邮件的依附性和易修改性，电子邮件的提交形式是否合法决定了其证据效力的高低。如果电子邮件系提交人以自行打印或存储的方式获取证据并提交法庭，在打印或复制的过程中，电子邮件可以被修改，故真实性无法保证。某电器厂提交的电子邮件并非是在公证机关的监督下从区某某等电脑硬盘上直接采集的，因此在没有其他证据佐证该证据来源及取证程序是客观真实和合法有效的前提下，本院无法认定涉案电子邮件未被修改，故对其证明力不予确认。”因此，对电子邮件进行公证是最为稳妥的做法。在公证时，需要按照公证人员的要求，在公证人员的指导和拍摄下对电子邮件进行证据保全、固定，注意保证电子邮件的完整性以及清洁性，以免对方提出异议。
四、结语
电子邮件的使用虽然不如手机短信频繁，但由于其更为正式，也往往为一些企业或者更谨慎的自然人所选择使用。因此，在使用电子邮件进行交易往来时，最好是在签订合同时便将合同双方或其代理人的邮箱信息记录清楚，以免发生争议。在电子邮件收发完成后，应及时请求公证人员进行公证，增强电子邮件的证明力。如此才能最大可能的化解因电子邮件所导致的纠纷以及难以证明待证事实的难题。