编者按
2022年10月1日《中央企业合规管理办法》的出台彰显了中央推动法治企业建设的决心和力度。如何深入学习、理解并贯彻落实新规要求,开展“有效”的合规管理,已成为当前央企合规管理工作的紧迫需要。企业合规管理体系的“贯标认证”,也成为企业向商业伙伴展示诚信合规形象,增强商业信任的重要手段。
步入2023年,我国诸多企业争先开始加速推进、开展大规模的企业合规管理体系建设和贯标认证工作,加入新一轮的合规浪潮。本文聚焦2.0合规时代,合规管理体系基本框架的搭建,合规管理体系的落地优化以及合规管理体系的贯标认证等问题,以期为企业合规管理体系的建设与完善提供参考。
壹 合规管理体系基本框架的搭建
一、建立合规管理体系的必要性
合规,即遵守、服从规定,具体指企业经营管理行为和员工履职行为符合国家法律法规、监管规定、行业准则和国际条约、规则,以及企业章程、相关规章制度等要求。简而言之,合规就是符合规定,遵守企业经营过程中适用的各种底线、红线,让企业明晰规则,行稳致远。
合规管理体系是指企业在确立和实现合规管理目标的过程中所形成的相互关联或相互作用的方法、机制、工具及相关成果。合规管理体系基本内容包括合规管理组织体系、合规管理制度体系、合规管理运行机制和合规管理保障机制。
1、我国企业建立合规管理体系的国际背景
国际局势风云变幻,中国企业在海外经营受到境外执法机构的多重监管。传统海外重点合规领域包括反海外腐败、反洗钱、反垄断、多边金融机构制裁等方面。在中美博弈日趋激烈,特别是俄乌冲突背景之下,出口管制、经济制裁成为社会热点和中国企业关注的重点。除此之外,美国和英国等国家在境外投资准入上提高了要求,中国企业在对外投资过程当中还面临国家安全审查相关的风险。
2、我国企业建立合规体系的国内背景
从2014年全面推进依法治国,到2020年习近平主席提出法治思想,我国法治建设达到前所未有的高度。2018年,国资委印发《中央企业合规管理指引(试行)》,国务院多部门也关注企业的境外合规,印发《企业境外经营合规管理指引》,各大央企开始着手开展合规管理体系建设工作。
2020年,合规不起诉试点的推进使得合规成为企业的刚需。2021年,企业合规管理写入了十四五规划,要求政府引导企业加强合规管理,防范化解各类风险。2022年初,国资委针对前期管理体系建设的一些问题,提出了合规管理强化年的要求,同年10月1日正式实施《中央企业合规管理办法》,以部门规章的方式推动中央企业加强合规管理。
3、合规管理体系创造价值
第一,防控合规风险。合规管理体系可以成为企业的免疫系统和“防火墙”。
第二,增加企业信用。建立合规管理体系后,企业具有更高的信用,在商事交往中更具优势。
第三,为企业赢得商机。健全的合规管理体系是企业无形的“金名片”,能有效降低商业伙伴对于企业的信息识别成本,为企业获得商业机会。
第四,降本增效。协调整套企业内部系统,提高管理效能、节约管理成本。
第五,安全履职。有效的合规管理体系不仅能够使企业运转遵循既定程序,也能清晰划分企业责任和个人责任,降低、避免个人承担企业责任的风险。
第六,吸引人才。良禽择木而栖,员工在良好的合规氛围中获得安全感,激发员工创造力。
企业建立合规管理体系需要经历一个周期,完成这一周期的工作并不意味着大功告成。合规永远在路上,并非一劳永逸,一蹴而就。在搭建合规管理体系基本框架后仍需要长期的优化提升,直至真正融入企业管理,成为企业文化的一部分。
二、国际、国内重要的合规标准或依据
1、主要国际标准
(1)ISO-37301 2021《合规管理体系要求及使用指南》 Compliance management systems - Requirements with guidance for use
(2)世界银行《诚信合规指南》World Bank Group-Integrity Compliance Guidelines
(3)美国联邦量刑委员会《有效的合规与伦理方案》USSC-Effective Compliance and Ethics Program
(4)美国司法部《企业合规程序评估》DOJ-Evaluation of Corporate Compliance Programs
(5)国际检测认证理事会《合规准则实施指南》TIC Council Compliance code Guidelines on implementation
2、其他国际标准
(1)ISO-37001 2016 《反贿赂管理体系要求及使用指南》Anti-bribery management systems—Requirements with guidance for use
(2)《欧盟两用物项贸易管制内部合规体系指南》EU-Guidance on Internal Compliance Programmes (ICP) for Dual-use Trade Controls
(3)《美国海外资产管理办公室 合规承诺框架》OFAC-A Framework for OFAC Compliance Commitments
(4)《美国工业安全局 出口合规指南》BIS-Export Compliance Guidelines-The Elements of an Effective Export Compliance Program
3、国内依据或标准
(1)国资委:《中央企业合规管理办法》2022.10.01实施
(2)七部委:《企业境外经营合规管理指引》2018.12.26实施
(3)证券业协会 :《证券公司合规管理有效性评估指引》2021.05.28实施
(4)国家市场监督管理总局、国家标准化管理委员会《合规管理体系 要求及使用指南》2022.10.12实施
(5)中小企业协会:《中小企业合规管理体系有效性评价》2022.07.01实施
(6)中国企业评价协会:《企业合规管理体系有效性评估指引》2022.10.12实施
三、如何搭建合规管理体系
企业合规管理体系包括以下三个方面的内容:
第一,一套合规管理组织体系。明确党委(党组)、董事会、经理层、企业主要负责人、合规委员会、首席合规官、合规管理牵头部门、业务及职能部门、监督管理部门以及合规管理员的合规管理职责,并厘清它们之间的职责边界。
第二,一套合规管理制度体系。企业应根据适用范围、效力层级等构建分级分类的合规管理制度体系。首先,要建立合规管理基本制度,如《合规管理办法》《合规行为准则》或《诚信合规手册》。其次,要建立合规管理具体制度或专项指南,如针对反垄断、反商业贿赂、生态环保、安全生产、劳动用工、税务管理、数据保护等重点领域,以及风险较高的业务,制定的管理办法、指引、手册或指南等。
第三,一套合规管理运行和保障机制。不论是运行还是保障机制,都是为了让合规的要求能够在企业中得到真正的贯彻落实。合规管理运行和保障机制包括:
1、合规入岗机制(将合规的要求嵌入重点岗位、重要流程)
2、合规审查机制(设定相应的审查标准、流程,在经营行为前端进行合规风险把控)
3、合规举报问责机制(发生违规行为后,有相应的举报问责处理程序)
4、合规风险防控机制(如何识别风险、评估风险、预警风险、应对风险)
5、合规有效性评估机制(对合规管理体系有效性定期评估,不断调查缺补漏,优化完善)
6、合规检查监督机制(合规管理部门对相关部门或单位的合规管理工作进行检查监督)
7、管理层承诺机制(管理层要重视合规、带头合规)
8、授权资源保障机制(企业要为合规管理工作提供充分的人力、物力、财力等资源支持)
9、合规培训与文化培育机制(营造良好的合规文化环境能为合规管理体系的建设与运行奠定底蕴)
10、合规咨询机制(合规管理部门受理其他部门的合规咨询)
11、合规考核评价机制(针对相关部门、单位和个人进行正向、负向合规考核,激励、督促员工遵守合规要求)
12、合规信息化支持机制(实现合规的信息化、智能化,实现合规管理的硬控制)
企业搭建合规管理体系的依据可以是《中央企业合规管理办法》、地方性合规管理规范或 ISO37301等。央企主要是适用中央企业合规管理办法,地方性的国企适用地方国资委出台的合规管理体系建设的要求。民营企业可以适用 ISO 37301 等国际标准来建立合规管理体系。
在合规管理体系整体框架搭建的过程当中,主要的工作有:前期沟通调研、制定合规管理体系总体建设方案、梳理合规义务、梳理合规风险、建立健全合规管理组织架构、建立健全合规管理制度体系、建立健全合规管理运行机制和合规管理保障机制。
前期的沟通调研用来了解企业的合规管理现状。在此基础上制定合规管理体系的总体建设方案。方案当中明确中介服务机构或者企业每一部门在合规管理体系建设工作过程当中的职责。合规义务与风险的梳理工作是合规管理体系建设的基础工作,能够为后续合规管理体系建设的很多工作奠定好的基础。
贰 合规管理体系的落地优化

一、企业合规管理体系落地优化的整体思路
开展体系落地的第一步就是通过收集材料、调研分析对合规管理体系的现状进行评估。评估后出具现状的评估报告,包括现状评估的总体开展情况、评估的依据、评估的范围、评估的程序和方法、评估的结论,以及改进完善建议。
评估之后,要结合监管要求梳理合规体系问题,结合业务发展梳理经营管理问题,从而制定合规管理体系优化提升方案。在提出优化提升方案之前,还要征求法律合作部门、业务部门的意见。听取相关部门的意见之后,调整完善相应的改进方案,对改进方案进行内部审议,最后执行审议通过的方案。
二、合规管理体系优化提升方案
合规管理体系优化提升内容主要包括以下两个方面:
第一,合规管理体系优化提升,包括体系调整优化、体系融入业务和体系融入管理三个方面。体系调整优化方面,包括组织架构的调整、合规制度的调整、合规机制的调整以及其他。体系融入业务方面,就是将体系真正融入业务,发挥合作管理体系的生命力。主要措施有合规的入岗流程、合规风险管理和合规审查。体系融入管理,主要包括违规举报调查追责整改、合规管理体系有效性评估、合规考核、合规文化培育和合规信息化建设等。
第二,专项合规建设,包括专项风险识别评估、建立健全合规专项制度、指南和专项业务问题整改三个方面。优化提升要往纵深发展,针对企业的专项领域,根据企业的性质、业务对企业的专项合规领域进行挖掘,加强专项领域的合规管理。
1、体系调整优化
例如,针对中央企业,根据《中央企业合规管理办法》新规定,优化调整现有合规管理体系。组织架构调整:重新调整责任主体范围及权责,例如:设立首席合规官、合规管理员。合规管理制度调整:原制度中与《办法》要求不一致的规定,进行调整优化。合规运行机制:对照《办法》的要求,查漏补缺。其他:根据评估结果,针对合规管理体系中设计不科学不合理、运行中无法落地、运行效果不良的内容,进行调整优化。
2、体系融入业务
第一,合规入岗入流程。首先,通过梳理企业重点岗位的职责和相关合规义务,形成重点岗位合规职责清单。其次,通过梳理企业重点业务流程(采购、销售等)和相关合规义务,形成重点业务流程的合规管控清单。
第二,合规风险管理。可以制定合规风险管理制度,明确合规风险识别、评估、预警、应对、报告、整改的闭环管理。
第三,合规审查。可以制定合规审查管理制度,明确合规审查的标准和三级审查流程。
3、体系融入管理
第一,违规举报调查、追责整改。可以制定举报与问责管理制度,明确相关流程和保护与奖惩。
第二,合规管理体系有效性评价。可以制定合规管理体系有效性评价管理制度,明确评价标准和评价流程。针对特定领域,可以开展专项合规管理体系有效性评价。
第三,合规考核。可以制定合规考核制度,明确合规考核的指标和流程。合规考核的指标可以分为正向考核指标和负向考核指标。
第四,合规文化培育。完善合规培训机制,制定年度合规培训计划。此外,企业可以开展签署合规承诺书、发布倡议书等合规文化培育活动。
第五,合规管理信息化建设。企业数字化转型是大势所趋,大数据、云计算、人工智能等现代科技手段,为深化合规管理工作提供了有效的管理工具。如可以将合规制度、典型案例、合规培训、违规行为记录等纳入信息系统。运用信息化手段将合规要求和防控措施嵌入流程。利用大数据等技术,实时动态监测,实现合规风险即时预警、快速处置。
叁 合规管理体系的贯标认证
一、合规管理体系认证标准及贯标认证
2021年4月,国际标准化组织(ISO)发布《合规管理体系要求及使用指南》(ISO37301:2021)代替了原先的《合规管理体系指南》(ISO 19600:2014),正式在合规管理领域将B类指导性标准升级为A类可认证标准。自此,企业可依照ISO 37301:2021进行合规管理体系建设并开展合规认证。
合规管理体系的“贯标”,指的是企业合规管理体系通过贯彻执行现行有效的可认证标准ISO 37301:2021,获得第三方权威机构发放的认证证书的行为。符合该标准,并由第三方权威机构按照该标准对企业合规体系进行评估检验后获得认可,就在某种程度上证明,企业的合规管理体系是有效的,或者说某种程度上符合当前国际通行的关于“有效”的定义和标准。
二、企业为什么要进行合规认证
1、对董事会和员工是证明运营风险管理的“合格证”
经过认证后的企业,一定程度上可以表明企业管理层和员工履行了相应的合规管理职责。同时,企业通过认证也能够发现自身合规管理体系当中存在的漏洞,及时完善。
2、对监管部门和投资方是企业的“信用证”
经过认证后的企业,能够更加自如以及有底气的面对监管部门的检查。对于投资方发出的疑问,也能以强有力的证据予以打消,获取更多的企业融资可能。
3、对顾客和国际供应链是“通行证”
经过认证后的企业,在顾客以及国际供应商面前都是自信的状态,能为其提供强有力的后台保障,获得更多稳定且风险小的合作机会。
三、ISO 37301:2021的认证过程
首先是找谁认证?第一个阶段可能要寻找适合的认证机构,与认证机构签订合同,向认证机构提交相应的合规管理体系的资料文件、证明材料。完成认证申请与受理之后,就是认证审核。
审核主要包括预审、第一阶段的审核、第二阶段的审核。预审不是必须的,其主要是看一看企业的合规管理体系有没有达到基本的形式上的要求。如果基本的形式上的要求没有达到,就不必要开展一阶段和二阶段的实质性审核。
第一阶段审核,会根据所提交的材料,根据内部的标准进行评价,对客户管理体系进行审核。审核过程中如果发现问题,会告知企业整改完善。
整改完善之后,进入第二阶段审核。第二阶段审核完成之后,相应的认证机构会提供证书。
根据企业客观体系的建设情况及企业的规模,企业需要认证的范围不同,认证的周期也不一样。拿到证书一年之后,企业需要接受相应的监督,即第二、三年都需要进行监督审核,三年一个周期,如此循环往复。
2022年10月1日《中央企业合规管理办法》的出台彰显了中央推动法治企业建设的决心和力度。如何深入学习、理解并贯彻落实新规要求,开展“有效”的合规管理,已成为当前央企合规管理工作的紧迫需要。企业合规管理体系的“贯标认证”,也成为企业向商业伙伴展示诚信合规形象,增强商业信任的重要手段。
步入2023年,我国诸多企业争先开始加速推进、开展大规模的企业合规管理体系建设和贯标认证工作,加入新一轮的合规浪潮。本文聚焦2.0合规时代,合规管理体系基本框架的搭建,合规管理体系的落地优化以及合规管理体系的贯标认证等问题,以期为企业合规管理体系的建设与完善提供参考。
壹 合规管理体系基本框架的搭建
一、建立合规管理体系的必要性
合规,即遵守、服从规定,具体指企业经营管理行为和员工履职行为符合国家法律法规、监管规定、行业准则和国际条约、规则,以及企业章程、相关规章制度等要求。简而言之,合规就是符合规定,遵守企业经营过程中适用的各种底线、红线,让企业明晰规则,行稳致远。
合规管理体系是指企业在确立和实现合规管理目标的过程中所形成的相互关联或相互作用的方法、机制、工具及相关成果。合规管理体系基本内容包括合规管理组织体系、合规管理制度体系、合规管理运行机制和合规管理保障机制。
1、我国企业建立合规管理体系的国际背景
国际局势风云变幻,中国企业在海外经营受到境外执法机构的多重监管。传统海外重点合规领域包括反海外腐败、反洗钱、反垄断、多边金融机构制裁等方面。在中美博弈日趋激烈,特别是俄乌冲突背景之下,出口管制、经济制裁成为社会热点和中国企业关注的重点。除此之外,美国和英国等国家在境外投资准入上提高了要求,中国企业在对外投资过程当中还面临国家安全审查相关的风险。
2、我国企业建立合规体系的国内背景
从2014年全面推进依法治国,到2020年习近平主席提出法治思想,我国法治建设达到前所未有的高度。2018年,国资委印发《中央企业合规管理指引(试行)》,国务院多部门也关注企业的境外合规,印发《企业境外经营合规管理指引》,各大央企开始着手开展合规管理体系建设工作。
2020年,合规不起诉试点的推进使得合规成为企业的刚需。2021年,企业合规管理写入了十四五规划,要求政府引导企业加强合规管理,防范化解各类风险。2022年初,国资委针对前期管理体系建设的一些问题,提出了合规管理强化年的要求,同年10月1日正式实施《中央企业合规管理办法》,以部门规章的方式推动中央企业加强合规管理。
3、合规管理体系创造价值
第一,防控合规风险。合规管理体系可以成为企业的免疫系统和“防火墙”。
第二,增加企业信用。建立合规管理体系后,企业具有更高的信用,在商事交往中更具优势。
第三,为企业赢得商机。健全的合规管理体系是企业无形的“金名片”,能有效降低商业伙伴对于企业的信息识别成本,为企业获得商业机会。
第四,降本增效。协调整套企业内部系统,提高管理效能、节约管理成本。
第五,安全履职。有效的合规管理体系不仅能够使企业运转遵循既定程序,也能清晰划分企业责任和个人责任,降低、避免个人承担企业责任的风险。
第六,吸引人才。良禽择木而栖,员工在良好的合规氛围中获得安全感,激发员工创造力。
企业建立合规管理体系需要经历一个周期,完成这一周期的工作并不意味着大功告成。合规永远在路上,并非一劳永逸,一蹴而就。在搭建合规管理体系基本框架后仍需要长期的优化提升,直至真正融入企业管理,成为企业文化的一部分。
二、国际、国内重要的合规标准或依据
1、主要国际标准
(1)ISO-37301 2021《合规管理体系要求及使用指南》 Compliance management systems - Requirements with guidance for use
(2)世界银行《诚信合规指南》World Bank Group-Integrity Compliance Guidelines
(3)美国联邦量刑委员会《有效的合规与伦理方案》USSC-Effective Compliance and Ethics Program
(4)美国司法部《企业合规程序评估》DOJ-Evaluation of Corporate Compliance Programs
(5)国际检测认证理事会《合规准则实施指南》TIC Council Compliance code Guidelines on implementation
2、其他国际标准
(1)ISO-37001 2016 《反贿赂管理体系要求及使用指南》Anti-bribery management systems—Requirements with guidance for use
(2)《欧盟两用物项贸易管制内部合规体系指南》EU-Guidance on Internal Compliance Programmes (ICP) for Dual-use Trade Controls
(3)《美国海外资产管理办公室 合规承诺框架》OFAC-A Framework for OFAC Compliance Commitments
(4)《美国工业安全局 出口合规指南》BIS-Export Compliance Guidelines-The Elements of an Effective Export Compliance Program
3、国内依据或标准
(1)国资委:《中央企业合规管理办法》2022.10.01实施
(2)七部委:《企业境外经营合规管理指引》2018.12.26实施
(3)证券业协会 :《证券公司合规管理有效性评估指引》2021.05.28实施
(4)国家市场监督管理总局、国家标准化管理委员会《合规管理体系 要求及使用指南》2022.10.12实施
(5)中小企业协会:《中小企业合规管理体系有效性评价》2022.07.01实施
(6)中国企业评价协会:《企业合规管理体系有效性评估指引》2022.10.12实施
三、如何搭建合规管理体系
企业合规管理体系包括以下三个方面的内容:
第一,一套合规管理组织体系。明确党委(党组)、董事会、经理层、企业主要负责人、合规委员会、首席合规官、合规管理牵头部门、业务及职能部门、监督管理部门以及合规管理员的合规管理职责,并厘清它们之间的职责边界。
第二,一套合规管理制度体系。企业应根据适用范围、效力层级等构建分级分类的合规管理制度体系。首先,要建立合规管理基本制度,如《合规管理办法》《合规行为准则》或《诚信合规手册》。其次,要建立合规管理具体制度或专项指南,如针对反垄断、反商业贿赂、生态环保、安全生产、劳动用工、税务管理、数据保护等重点领域,以及风险较高的业务,制定的管理办法、指引、手册或指南等。
第三,一套合规管理运行和保障机制。不论是运行还是保障机制,都是为了让合规的要求能够在企业中得到真正的贯彻落实。合规管理运行和保障机制包括:
1、合规入岗机制(将合规的要求嵌入重点岗位、重要流程)
2、合规审查机制(设定相应的审查标准、流程,在经营行为前端进行合规风险把控)
3、合规举报问责机制(发生违规行为后,有相应的举报问责处理程序)
4、合规风险防控机制(如何识别风险、评估风险、预警风险、应对风险)
5、合规有效性评估机制(对合规管理体系有效性定期评估,不断调查缺补漏,优化完善)
6、合规检查监督机制(合规管理部门对相关部门或单位的合规管理工作进行检查监督)
7、管理层承诺机制(管理层要重视合规、带头合规)
8、授权资源保障机制(企业要为合规管理工作提供充分的人力、物力、财力等资源支持)
9、合规培训与文化培育机制(营造良好的合规文化环境能为合规管理体系的建设与运行奠定底蕴)
10、合规咨询机制(合规管理部门受理其他部门的合规咨询)
11、合规考核评价机制(针对相关部门、单位和个人进行正向、负向合规考核,激励、督促员工遵守合规要求)
12、合规信息化支持机制(实现合规的信息化、智能化,实现合规管理的硬控制)
企业搭建合规管理体系的依据可以是《中央企业合规管理办法》、地方性合规管理规范或 ISO37301等。央企主要是适用中央企业合规管理办法,地方性的国企适用地方国资委出台的合规管理体系建设的要求。民营企业可以适用 ISO 37301 等国际标准来建立合规管理体系。
在合规管理体系整体框架搭建的过程当中,主要的工作有:前期沟通调研、制定合规管理体系总体建设方案、梳理合规义务、梳理合规风险、建立健全合规管理组织架构、建立健全合规管理制度体系、建立健全合规管理运行机制和合规管理保障机制。
前期的沟通调研用来了解企业的合规管理现状。在此基础上制定合规管理体系的总体建设方案。方案当中明确中介服务机构或者企业每一部门在合规管理体系建设工作过程当中的职责。合规义务与风险的梳理工作是合规管理体系建设的基础工作,能够为后续合规管理体系建设的很多工作奠定好的基础。
贰 合规管理体系的落地优化

一、企业合规管理体系落地优化的整体思路
开展体系落地的第一步就是通过收集材料、调研分析对合规管理体系的现状进行评估。评估后出具现状的评估报告,包括现状评估的总体开展情况、评估的依据、评估的范围、评估的程序和方法、评估的结论,以及改进完善建议。
评估之后,要结合监管要求梳理合规体系问题,结合业务发展梳理经营管理问题,从而制定合规管理体系优化提升方案。在提出优化提升方案之前,还要征求法律合作部门、业务部门的意见。听取相关部门的意见之后,调整完善相应的改进方案,对改进方案进行内部审议,最后执行审议通过的方案。
二、合规管理体系优化提升方案
合规管理体系优化提升内容主要包括以下两个方面:
第一,合规管理体系优化提升,包括体系调整优化、体系融入业务和体系融入管理三个方面。体系调整优化方面,包括组织架构的调整、合规制度的调整、合规机制的调整以及其他。体系融入业务方面,就是将体系真正融入业务,发挥合作管理体系的生命力。主要措施有合规的入岗流程、合规风险管理和合规审查。体系融入管理,主要包括违规举报调查追责整改、合规管理体系有效性评估、合规考核、合规文化培育和合规信息化建设等。
第二,专项合规建设,包括专项风险识别评估、建立健全合规专项制度、指南和专项业务问题整改三个方面。优化提升要往纵深发展,针对企业的专项领域,根据企业的性质、业务对企业的专项合规领域进行挖掘,加强专项领域的合规管理。
1、体系调整优化
例如,针对中央企业,根据《中央企业合规管理办法》新规定,优化调整现有合规管理体系。组织架构调整:重新调整责任主体范围及权责,例如:设立首席合规官、合规管理员。合规管理制度调整:原制度中与《办法》要求不一致的规定,进行调整优化。合规运行机制:对照《办法》的要求,查漏补缺。其他:根据评估结果,针对合规管理体系中设计不科学不合理、运行中无法落地、运行效果不良的内容,进行调整优化。
2、体系融入业务
第一,合规入岗入流程。首先,通过梳理企业重点岗位的职责和相关合规义务,形成重点岗位合规职责清单。其次,通过梳理企业重点业务流程(采购、销售等)和相关合规义务,形成重点业务流程的合规管控清单。
第二,合规风险管理。可以制定合规风险管理制度,明确合规风险识别、评估、预警、应对、报告、整改的闭环管理。
第三,合规审查。可以制定合规审查管理制度,明确合规审查的标准和三级审查流程。
3、体系融入管理
第一,违规举报调查、追责整改。可以制定举报与问责管理制度,明确相关流程和保护与奖惩。
第二,合规管理体系有效性评价。可以制定合规管理体系有效性评价管理制度,明确评价标准和评价流程。针对特定领域,可以开展专项合规管理体系有效性评价。
第三,合规考核。可以制定合规考核制度,明确合规考核的指标和流程。合规考核的指标可以分为正向考核指标和负向考核指标。
第四,合规文化培育。完善合规培训机制,制定年度合规培训计划。此外,企业可以开展签署合规承诺书、发布倡议书等合规文化培育活动。
第五,合规管理信息化建设。企业数字化转型是大势所趋,大数据、云计算、人工智能等现代科技手段,为深化合规管理工作提供了有效的管理工具。如可以将合规制度、典型案例、合规培训、违规行为记录等纳入信息系统。运用信息化手段将合规要求和防控措施嵌入流程。利用大数据等技术,实时动态监测,实现合规风险即时预警、快速处置。
叁 合规管理体系的贯标认证
一、合规管理体系认证标准及贯标认证
2021年4月,国际标准化组织(ISO)发布《合规管理体系要求及使用指南》(ISO37301:2021)代替了原先的《合规管理体系指南》(ISO 19600:2014),正式在合规管理领域将B类指导性标准升级为A类可认证标准。自此,企业可依照ISO 37301:2021进行合规管理体系建设并开展合规认证。
合规管理体系的“贯标”,指的是企业合规管理体系通过贯彻执行现行有效的可认证标准ISO 37301:2021,获得第三方权威机构发放的认证证书的行为。符合该标准,并由第三方权威机构按照该标准对企业合规体系进行评估检验后获得认可,就在某种程度上证明,企业的合规管理体系是有效的,或者说某种程度上符合当前国际通行的关于“有效”的定义和标准。
二、企业为什么要进行合规认证
1、对董事会和员工是证明运营风险管理的“合格证”
经过认证后的企业,一定程度上可以表明企业管理层和员工履行了相应的合规管理职责。同时,企业通过认证也能够发现自身合规管理体系当中存在的漏洞,及时完善。
2、对监管部门和投资方是企业的“信用证”
经过认证后的企业,能够更加自如以及有底气的面对监管部门的检查。对于投资方发出的疑问,也能以强有力的证据予以打消,获取更多的企业融资可能。
3、对顾客和国际供应链是“通行证”
经过认证后的企业,在顾客以及国际供应商面前都是自信的状态,能为其提供强有力的后台保障,获得更多稳定且风险小的合作机会。
三、ISO 37301:2021的认证过程
首先是找谁认证?第一个阶段可能要寻找适合的认证机构,与认证机构签订合同,向认证机构提交相应的合规管理体系的资料文件、证明材料。完成认证申请与受理之后,就是认证审核。
审核主要包括预审、第一阶段的审核、第二阶段的审核。预审不是必须的,其主要是看一看企业的合规管理体系有没有达到基本的形式上的要求。如果基本的形式上的要求没有达到,就不必要开展一阶段和二阶段的实质性审核。
第一阶段审核,会根据所提交的材料,根据内部的标准进行评价,对客户管理体系进行审核。审核过程中如果发现问题,会告知企业整改完善。
整改完善之后,进入第二阶段审核。第二阶段审核完成之后,相应的认证机构会提供证书。
根据企业客观体系的建设情况及企业的规模,企业需要认证的范围不同,认证的周期也不一样。拿到证书一年之后,企业需要接受相应的监督,即第二、三年都需要进行监督审核,三年一个周期,如此循环往复。
