员工使用电子签名签署文件，有法律效力吗？

随着科技日新月异，无纸化是必然的趋势。那么，公司为管理便利，让员工使用电子签名签署劳动合同、规章制度等文件，是否当然有效呢？其实，不然。
下面通过法院的案例，看看实务中，裁判机构在认定文件效力的关注点具体在哪些方面（实务建议可直接跳转第四部分）。
01、『电子签名认证是认定法律效力的关键因素之一』
（一）无法提供电子签名认证的证据的，不支持文件的法律效力
北京市东城区人民法院认为：王※签订的自由职业者入驻协议是否能否定劳动关系。第三人称2021年7月30日王※签过自由职业者入驻协议。对于该份协议，虽然第三人提供了电子签名协议及微信申报的材料，但是王※并不认可，原告也未提供电子签名认证的证据，因此电子签名协议的效力存疑。
【案号：(2023)京0101民初2493号】
（二）在具有电子签名认证的第三方平台上签署文件的，支持文件的法律效力
广东省广州市中级人民法院认为：根据华※公司当庭演示《e签宝证据报告》的验证过程以及提交有关《特种行业许可证》《商用密码产品认证证书》《计算机信息系统安全专用产品销售许可证》等证据可以证实，赵※于2020年9月23日通过刷脸认证方式，在e签宝平台签订案涉《入职薪酬洽商纪要》，因该纪要已经基本具备书面劳动合同必备条款，故一审法院认定双方已订立书面劳动合同即华※公司无需支付赵※未签订劳动合同二倍工资差额，该认定处理正确，合法有据，本院予以确认。
就赵※提出的异议，电子签章平台何时取得软件销售资质以及电子章是否需要备案，属于行政管理范畴，不能以此否认赵※有通过电子平台签署洽商纪要的事实；电子签名的距离以及没有按手指印，不足以成为否认电子签章效力的理由；洽商纪要上对入职时间和工资数额的约定，即便与实际履行情况不符，也只是协议内容的变更，而非没有签订协议的佐证，况且，华※公司已提供证据证明洽商纪要签署时间与赵※加入华※公司工作群的时间一致。
总之，赵※对《入职薪酬洽商纪要》的异议主张，理据不足，本院不予采纳。
02、『签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制的，文件具有法律效力』
辽宁省大连市中山区人民法院认为：本案中，被告采用数据电文的形式，向原告个人的人力资源系统发出订立劳动合同的意思表示，形式及内容合法有效，被告通过人脸识别进入其控制的特定系统签字完成合同签署，应视为双方已经签订书面劳动合同。
关于原告称“双方未签订劳动合同，该电子合同并非本人签名”的意见，虽经鉴定，该份电子劳动合同及附件中“张祎”签名与样本签名不是同一人笔迹，但该电子合同数据在签名时，属于原告专有及控制，被告提供的电子合同签署节点信息公证书也显示2020年7月29日22：36：27合同签署成功，且被告提供的原告与被告赵※支行长2020年7月29日、2021年3月17日的微信聊天记录均显示原告认可2020年7月29日双方合同签署完成，故本院认定案涉劳动合同中原告的签名为可靠的电子签名，对原告要求未签订劳动合同二倍工资的主张，不予支持。
【案号：(2023)辽0202民初119号】
03、『公司展示了签约过程，且员工能自主决定是否签署电子文件的，法院认定文件具有法律效力』
北京市丰台区人民法院认为：本案争议焦点在于离职协议书是否真实有效。贾※对离职协议书的真实性不予认可，主张该离职协议书中的签名系其签署其他文件的电子签名，其从未见过该协议内容。
通过当庭查看中※公司演示网签过程以及贾※保存的短信内容，本院认为该演示过程及双方保存的网签文件内容，符合中※公司陈述的网签形式，庭审中贾※对网签过程不认可，表示只见过离职证明，从未见过离职协议书，但该离职协议书和离职证明为同一通用模板项下内容，且其手机中又保存有完整的离职协议书和离职证明网签版本，本院认为其主张前后矛盾，无法自圆其说，应承担不利法律后果。
贾※作为完全民事行为能力人，在签字时应尽审慎义务，本院通过查看网签过程，贾※有权自行决定是否使用此前的电子签名，故其使用此前的电子签名不影响离职协议书的成立。该离职协议书内容不违反法律、行政法规的强制性规定，且贾※未提供证据证明存在欺诈、胁迫或者乘人之危情形，故该离职协议书合法有效。
【案号：(2023)京0106民初7335号】
05、『实 务 建 议』
《民法典》将电子数据交换、电子邮件等方式也视同为书面形式。可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。对于何为“可靠的电子签名”，《电子签名法》要求同时具备以下四个条件：电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；签署后对电子签名的任何改动能够被发现；签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。前述案例可见，法院也是严格按照这“四个条件”认定员工“电子签名”是否“可靠”。
『为此，用人单位在考虑实施“电子化”管理时，可关注以下几个方面：』
01 如用人单位使用的是自主开发、维护的系统，法院往往更多地考虑数据由用人单位控制，那么数据是否被修改且该修改是否无需经过员工、分配给员工的账户及密码是否易于被第三方获取及使用等等情况。此时，用人单位的举证责任相对较重。
具体而言，用人单位自给员工分配账户及原始密码之初，就需要注意证据留痕，锁定该账户已交由员工使用。及时就系统使用规则形成流程化文件，适时把涉及到管理部分的系统操作内容纳入到规章制度中，比如如何线上请假、考勤确认等等，把系统操作落到实处。
02 运用第三方开发、运营的电子签约平台签署文件。电子签约平台通常具备“电子签名认证+区块链+时间戳”等条件，在发生纠纷时，可由第三方平台公司开具的证明，导出签约过程的认证文件，相比于用人单位自行开发的系统，能一定程度上客观说明员工电子签名的真实性。
03 “孤证”难以定案，如只有电子签名的数据，认定文件法律效力的证据则相对薄弱，建议用人单位在管理过程中着重搜集与电子数据相关的其他材料如微信聊天记录、邮件信息、电话录音等材料，以形成完整的“证据链”。