序言
基于催收、中断诉讼时效、启动诉讼程序等各种原因，大家经常需要邮寄文件并作为证据。但一听说要作为证据使用时，许多“小白”会疑惑应该如何邮寄和保留证据呢？笔者本文主要从邮寄需要注意的事项、记录留存以及邮寄送达公证办理，这三大方面进行分享。
一、邮寄文件流程
（一）建议首选中国邮政速递物流（EMS）进行寄递，原因主要有以下二点：
1.具有公信力
《中华人民共和国邮政法》的第五条和第五十五条规定：“国务院规定范围内的信件寄递业务，由邮政企业专营。快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文。”由此，可见国家机关公文（如法院传票、判决书等）必须由邮政企业专营寄递，这是法律强制性的规定，确保公文传递规范性和安全性。
其次，EMS作为国有邮政服务，具有高度公信力。司法实践中，重要文件通过EMS邮寄，其送达效力通常被法院认可，相对其它快递公司更具有公信力。
2.网点覆盖面相对更广，可送达偏远地区。
《中华人民共和国邮政法》第二条规定：“国家保障中华人民共和国境内的邮政普遍服务。邮政企业按照国家规定承担提供邮政普遍服务的义务。国务院和地方各级人民政府及其有关部门应当采取措施，支持邮政企业提供邮政普遍服务。
本法所称邮政普遍服务，是指按照国家规定的业务范围、服务标准，以合理的资费标准，为中华人民共和国境内所有用户持续提供的邮政服务。”由此，选择EMS寄送文件，可以避免因网点不足导致偏远地区无法送达的问题。
（二）邮寄文件的注意事项
1. 寄、收双方信息
首先，寄件方若是公司的，需以公司名义寄送，切勿以员工个人等非公司名义，避免后续需要举证寄件人与公司之间关系的；是自然人的，注意以当事人（合同签订人、提起诉讼的原告等）的名义，切勿以无关人员名义寄送。
其次，收件方的信息须按合同约定的送达信息填写。若未签订合同的，但知道对方公司名称的，可通过企查查、地图等方式检索具体地址及备案联系电话进行寄送。
2. 【重点注意】备注信息
（1）纸质邮单
注意：在【内件品名】一栏上，将寄送文件的名称及数量填写清楚。如寄送宣布xx通知书的，即可以备注《宣布xx通知书》一份，如下图所示。
（2）电子邮单
若是通过“EMS中国邮政速递物流”微信小程序寄送文件的，在物品信息一栏首先选文件性质后，在备注一栏详细填写：“文件名称+数量”，如下图所示：
1. 留存邮寄过程所涉及全部材料
①寄出文件的原件一份；
②纸质/电子邮单（打印）一份；
③邮件轨迹记录，导出时切勿因未缩放或截图不全导致内容不齐全的：
【纸质邮单】的，通过中国邮政速递物流网站https://www.ems.com.cn/，在邮件综合查询一栏输入邮件号，选择【邮件详情】和【邮件轨迹】导出pdf，留存邮件轨迹。如图所示：
【电子邮单】通过小程序点【查件】后，点对应邮件后，会显示相应【邮件轨迹】，如图所示：
④向快递员索要收件回执文件（若有）
二、公证邮寄记录
一、公证的原因
首先，公证能加强邮寄记录的证明效力。根据《中华人民共和国民事诉讼法》第七十二条规定：“经过法定程序公证证明的法律事实和文书，人民法院应当作为认定事实的根据，但有相反证据足以推翻公证证明的除外”，可知经公证的邮寄记录具有更高的证明力。
其次，司法实践中，送达由于对方地址变更、拒收等情况，导致无法有效送达的情况，为预防无法证明已经履行了通知义务，可以选择向公证处申请公证邮寄过程，保全邮寄文件的事实，证明已履行通知义务，为将来启动诉讼程序留下强有力的证据。
故，笔者建议在以邮寄送达记录为重要证据时，在启动诉讼程序前，可以考虑向公证处申请办理邮寄送达的公证业务。
二、公证邮寄送达所需的材料
本文仅以笔者受托办理过的公证为例，归纳所需的材料清单大致如下，具体的以各地公证处所需的为准：
1. 公证申请书；
2. 邮件文件的原件（如宣布解除合同、催款函等文件的原件）；
3. 办理人的主体资料：
（1）自然人办理的，提供身份资料原件及复印件：
①境内自然人提供居民身份证复印件；
② 香港、澳门特别行政区自然人提供港澳居民来往内地通行证、港澳居民居住证，香港、澳门特别行政区居民身份证等复印件；
③台湾地区自然人提供台湾居民来往大陆通行证、台湾居民居住证等；
④华侨提供中华人民共和国护照、国外长期居留身份证件等；
⑤外籍自然人提供所在国护照、中国政府主管机关签发的居留证件等；
（2）法人办理的，需要出具公司营业执照复印件、法定代表人身份证明书原件、法定代表人身份证复印件；
4.受委托办理的，除了上述1、2点材料之外，需要携带：
（1）受托自然人的身份资料（同上）复印件；
（2）与委托情况有关的材料（公司出具的员工关系证明、律师（所函、委托授权书、律师执业证）；
5.若有签订相关文件约定送达地址的，如送达地址确认书等文件的，需要携带原件及复印件。
6.经公证员审核后需要补充的其他证明材料。
办理人可先行准备好上述材料，到公证处现场申请办理邮寄送达公证业务，经公证员现场审核材料齐全且无误的，且公证处现场有邮政驻点的，一般可以在当天现场由公证员做见证整个邮寄过程。
为避免“白跑一趟”，笔者建议可以先行通过微信检索附近的公证处的公众号，再通过微信公众号获取相应的联系方式及相应需要准备的材料，通过线上先审核材料内容，等线上审核无误后，约时间再到线下办理，减少因错误而增加时间成本。
总结
若不向公证处申请邮寄送达公证业务时，可以按照本文第一点的流程留存整个邮寄过程的材料，形成完整的证据链，作为已履行通知义务的证据。但遇到一些重大情况时，如邮寄送达成为重要证据时，为避免无法送达、送达效力存疑时，建议可以考虑向公证处申请邮寄记录的公证，具体流程可参考本文第二点。
基于催收、中断诉讼时效、启动诉讼程序等各种原因，大家经常需要邮寄文件并作为证据。但一听说要作为证据使用时，许多“小白”会疑惑应该如何邮寄和保留证据呢？笔者本文主要从邮寄需要注意的事项、记录留存以及邮寄送达公证办理，这三大方面进行分享。
一、邮寄文件流程
（一）建议首选中国邮政速递物流（EMS）进行寄递，原因主要有以下二点：
1.具有公信力
《中华人民共和国邮政法》的第五条和第五十五条规定：“国务院规定范围内的信件寄递业务，由邮政企业专营。快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文。”由此，可见国家机关公文（如法院传票、判决书等）必须由邮政企业专营寄递，这是法律强制性的规定，确保公文传递规范性和安全性。
其次，EMS作为国有邮政服务，具有高度公信力。司法实践中，重要文件通过EMS邮寄，其送达效力通常被法院认可，相对其它快递公司更具有公信力。
2.网点覆盖面相对更广，可送达偏远地区。
《中华人民共和国邮政法》第二条规定：“国家保障中华人民共和国境内的邮政普遍服务。邮政企业按照国家规定承担提供邮政普遍服务的义务。国务院和地方各级人民政府及其有关部门应当采取措施，支持邮政企业提供邮政普遍服务。
本法所称邮政普遍服务，是指按照国家规定的业务范围、服务标准，以合理的资费标准，为中华人民共和国境内所有用户持续提供的邮政服务。”由此，选择EMS寄送文件，可以避免因网点不足导致偏远地区无法送达的问题。
（二）邮寄文件的注意事项
1. 寄、收双方信息
首先，寄件方若是公司的，需以公司名义寄送，切勿以员工个人等非公司名义，避免后续需要举证寄件人与公司之间关系的；是自然人的，注意以当事人（合同签订人、提起诉讼的原告等）的名义，切勿以无关人员名义寄送。
其次，收件方的信息须按合同约定的送达信息填写。若未签订合同的，但知道对方公司名称的，可通过企查查、地图等方式检索具体地址及备案联系电话进行寄送。
2. 【重点注意】备注信息
（1）纸质邮单
注意：在【内件品名】一栏上，将寄送文件的名称及数量填写清楚。如寄送宣布xx通知书的，即可以备注《宣布xx通知书》一份，如下图所示。
（2）电子邮单
若是通过“EMS中国邮政速递物流”微信小程序寄送文件的，在物品信息一栏首先选文件性质后，在备注一栏详细填写：“文件名称+数量”，如下图所示：
1. 留存邮寄过程所涉及全部材料
①寄出文件的原件一份；
②纸质/电子邮单（打印）一份；
③邮件轨迹记录，导出时切勿因未缩放或截图不全导致内容不齐全的：
【纸质邮单】的，通过中国邮政速递物流网站https://www.ems.com.cn/，在邮件综合查询一栏输入邮件号，选择【邮件详情】和【邮件轨迹】导出pdf，留存邮件轨迹。如图所示：
【电子邮单】通过小程序点【查件】后，点对应邮件后，会显示相应【邮件轨迹】，如图所示：
④向快递员索要收件回执文件（若有）
二、公证邮寄记录
一、公证的原因
首先，公证能加强邮寄记录的证明效力。根据《中华人民共和国民事诉讼法》第七十二条规定：“经过法定程序公证证明的法律事实和文书，人民法院应当作为认定事实的根据，但有相反证据足以推翻公证证明的除外”，可知经公证的邮寄记录具有更高的证明力。
其次，司法实践中，送达由于对方地址变更、拒收等情况，导致无法有效送达的情况，为预防无法证明已经履行了通知义务，可以选择向公证处申请公证邮寄过程，保全邮寄文件的事实，证明已履行通知义务，为将来启动诉讼程序留下强有力的证据。
故，笔者建议在以邮寄送达记录为重要证据时，在启动诉讼程序前，可以考虑向公证处申请办理邮寄送达的公证业务。
二、公证邮寄送达所需的材料
本文仅以笔者受托办理过的公证为例，归纳所需的材料清单大致如下，具体的以各地公证处所需的为准：
1. 公证申请书；
2. 邮件文件的原件（如宣布解除合同、催款函等文件的原件）；
3. 办理人的主体资料：
（1）自然人办理的，提供身份资料原件及复印件：
①境内自然人提供居民身份证复印件；
② 香港、澳门特别行政区自然人提供港澳居民来往内地通行证、港澳居民居住证，香港、澳门特别行政区居民身份证等复印件；
③台湾地区自然人提供台湾居民来往大陆通行证、台湾居民居住证等；
④华侨提供中华人民共和国护照、国外长期居留身份证件等；
⑤外籍自然人提供所在国护照、中国政府主管机关签发的居留证件等；
（2）法人办理的，需要出具公司营业执照复印件、法定代表人身份证明书原件、法定代表人身份证复印件；
4.受委托办理的，除了上述1、2点材料之外，需要携带：
（1）受托自然人的身份资料（同上）复印件；
（2）与委托情况有关的材料（公司出具的员工关系证明、律师（所函、委托授权书、律师执业证）；
5.若有签订相关文件约定送达地址的，如送达地址确认书等文件的，需要携带原件及复印件。
6.经公证员审核后需要补充的其他证明材料。
办理人可先行准备好上述材料，到公证处现场申请办理邮寄送达公证业务，经公证员现场审核材料齐全且无误的，且公证处现场有邮政驻点的，一般可以在当天现场由公证员做见证整个邮寄过程。
为避免“白跑一趟”，笔者建议可以先行通过微信检索附近的公证处的公众号，再通过微信公众号获取相应的联系方式及相应需要准备的材料，通过线上先审核材料内容，等线上审核无误后，约时间再到线下办理，减少因错误而增加时间成本。
总结
若不向公证处申请邮寄送达公证业务时，可以按照本文第一点的流程留存整个邮寄过程的材料，形成完整的证据链，作为已履行通知义务的证据。但遇到一些重大情况时，如邮寄送达成为重要证据时，为避免无法送达、送达效力存疑时，建议可以考虑向公证处申请邮寄记录的公证，具体流程可参考本文第二点。