转变观念 稳步推进 力求实效 嘉定区法院全面推动电子卷宗单套制 试点改革成效显著

电子卷宗单套制归档是全流程网上办案工作的重要组成部分，嘉定区法院作为电子卷宗单套制改革笫二批试点单位，挖潜补短，迎难而上，实现2021年新收案件电子卷宗归档全覆盖。2020年10月试点以来截至2022年5月底，完成单套制归档50195件，占比99.58%。推广电子卷宗单套制归档的过程中也倒逼干警广泛适用全流程网上办案其他环节，形成从立案到结案归档全流程网上办案的工作闭环。切实推动在业务系统中同步生成来源可靠、程序规范、要素合规的原生性电子文件，进一步促进本院信息化与档案工作的深度融合，提升档案数字化、智能化水平，推动全流程网上办案体系建设数字化转型。
一、着眼观念转变，统一思想，有序推进
一是高度重视，制度先行。院党组高度重视电子卷宗单套制归档工作，研究制定《嘉定区法院关于推进“混合单套制”电子卷宗归档实施意见（试行）》，明确试点工作领导小组、原则目标，制定《嘉定区法院电子卷宗单套制归档改革试点流程》，结合“硬性指标”和“柔性指导”推动该项工作有序开展，促进干警观念转变，构建完善的电子卷宗单套制归档工作制度。
二是统一思想，领导垂范。积极部署推进试点工作，召开领导小组会议、中层以上专题会议和试点部门干警座谈会等近10场，听取广大干警对电子卷宗单套制归档的意见，要求全院干警深刻理解推进单套制电子卷宗归档试点工作的重大意义。院领导亲自观摩电子卷宗单套制归档实践操作，着力解决思想认识问题，做到统一思想、明确方向、坚定信心，不断推进干警归档观念改变。
三是有序开展，阶段推进。为促进试点工作的有序开展，该院规划了电子卷宗单套制归档工作的四个阶段。第一阶段为“初期适用阶段”，选取业务庭的特定审判、执行团队、特定类型的案件有序开展。第二阶段为“扩大运行阶段”，在总结试点团队开展试点工作的基础上，改进工作方法、归档标准、软硬件设备条件，进一步扩大试点的范围，从团队到庭室。第三阶段为“全覆盖推广阶段”，总结分析试点工作在试点团队、试点庭室开展中存在的问题，在试点工作不断优化的基础上，将单套制电子卷宗归档工作在全院推广。第四阶段为“数字化转型阶段”，实现所有案件归档全覆盖目标，除对未按单套制方式归档的老卷宗加卷外，其余已结案件均按照单套制方式归档。进一步促进本院信息化与档案工作的深度融合，提升档案数字化、智能化水平，推动全流程网上办案体系建设数字化转型。
二、关注推进“堵点”，完善设施，优化流程
一是完善软、硬件设施，解决归档设备“堵点”。试点初期，干警反馈问题集中于设备操作舒适度不高、使用体验不佳、易出现视觉疲劳等问题。对此，该院注重使用体验和信息反馈，不断优化软、硬件设施，完善电子卷宗归档的相关设施设备，有效提升干警操作的体验感。广泛征集系统优化建议，向市高院档案部门反馈，不断优化电子卷宗单套制归档系统，提升使用便捷度。
二是加强“传、帮、带”，疏通干警心理“堵点”。针对部分干警囿于传统的归档方法，“心理上”对开展单套制归档不情愿，“行动上”对开展单套制归档不熟悉等问题，一方面制作《电子卷宗“单套制”归档注意事项》《电子卷宗单套制纸质附件材料清单》等操作指引材料，明确归档流程和注意事项，提升归档专业化和规范化水平。另一方面，注重从单套制归档学习领悟能力强的干警中挑选“归档小能手”，以经验分析会、座谈会、书面总结等方式向全员干警交流使用体验，分享使用心得，提升归档技能。
三是强化扫描工作集中与分散相结合，解决归档文件扫描“堵点”。针对扫描工作繁琐、工作量大、外驻部门分散等问题，组建电子卷宗采集中心和电子档案整理中心，强化集中管理，提高扫描和效率，并为5个外派机构各至少配备了1名诉中电子材料采集人员，对卷宗扫描“立规矩，定时限”，做到材料扫描“立等可取”，让电子文件生成更加便捷，实现诉前、诉中、诉后各阶段的纸质诉讼材料及时扫描录入、原生性电子文件及时生成、电子证据及时上传同步至电子卷宗。
四是同步推进全流程网上办案，解决归档纸质档案多的“堵点”。为符合条件的法庭增加或完善庭改系统，为干警采购指纹采集仪，采集全院干警电子签章，完善电子签章系统，进一步落实电子签名、电子签章的应用，要求本院生成原生性文件比例较低的判决书、裁定书、调解书、决定书的原本以及合议庭笔录，均应通过在线方式完成审核、签发（含会签）。配备智能语音识别文字输入设备，减轻法官和司法辅助人员的工作负担。同时，积极征得当事人同意，利用多元化电子送达服务，切实提高电子送达的比例，针对纸质送达材料加快应用生成EMS电子送达回证，减少打印纸质送达回证数量。进一步减少需要归档纸质材料，增加案件审判、执行各流程环节系统自动生成的电子文档，规范审批流程，提高电子卷宗网传文件及原生性文件的生成比例，从源头上减少归档时纸质附件材料的数量。制定《嘉定区法院全流程网上办案工作指引》《嘉定区法院全流程网上办案工作目标及方案（试行）》，细化优化各项工作，以全流程网上办案的推进加快电子卷宗“单套制”归档改革，同时以电子卷宗“单套制”归档来倒逼全流程网上办案的推进。
五是积极争取外部支持，解决原生性电子文件比重低的“堵点”。积极争取区司法局、律协的支持，召开由区内部分律所律师参加的座谈会，宣传该院电子卷宗单套制归档试点工作情况，就网上立案规范化操作要求和法律文书电子送达存在问题听取意见建议，尽力提高律师网上立案比例和法律文书电子送达率。赴区市场监管局开展专题调研，就企业法律文书送达地址先行确认及责任承诺制推行情况提出意见和建议，促进提高对涉诉企业电子送达率，增加案件原生性电子文件比重。积极引导当事人及诉讼代理人网上规范化递交诉讼材料。严格网上提交材料审查标准，确保电子文件合规可用，提高电子送达适用率和原生电子文件覆盖率。
三、注重总结提升，营造氛围，构建机制
一是制作专刊，及时反馈。在电子卷宗单套制归档工作开展的过程中，注重工作情况反馈，力求快速高效的汇总各庭室对各项工作的反馈，及时准确的将反馈汇总反映至市高院档案部门，定期制作《电子卷宗单套制归档专刊》，定期通报该院试点团队、庭室开展单套制归档的情况，对电子卷宗单套制归档工作中存在的问题及时答疑解惑，对于院级层面不能解决的问题，及时汇总情况向市高院反馈。
二是加强考核，比学赶超。每月通报庭室归档数据，加强考核，进行排名，在庭室层面营造争先创优的新氛围。对归档的质量加强考核，逐案点评，季度打分。对季度考核优秀的干警，在绩效中予以表彰；季度考核中归档差错率高的干警，予以提示。随着电子卷宗单套制工作的推进，在干警群体中逐步形成“比学赶超”的良好氛围，进而促进干警对庭审记录改革、电子送达等全流程网上办案环节的应用。
三是分析提升，构建机制。针对执行电子卷宗操作繁琐、归档目录放置位置不统一、案件回退率较高等问题，研究制订《执行目录卷文件排列注意事项》和《执行（保全）目录卷文件排列顺序》模板，有力推动了执行案件电子归档规范化水平；制作《电子卷宗“单套制”档案归档检查要点》，便于干警自行排查归档中存在的差错；对于仍解决不了的问题，构建“反馈—处理—回复”的处理机制，并对处理、回复环节设定明确的期限，确保干警诉求得到有效解决和处理。
四是系统总结，机制共享。将“反馈—处理—回复”的问题处理机制全面推广至全流程网上办案的其他环节，形成“业务庭—审管部门—技术部门”间信息传达的有效途径，推动全流程网上办案中的问题早发现、早解决。在《电子卷宗单套制归档专刊》的基础上，制作《全流程网上办案专刊》，既重视全流程网上办案工作共性问题研判，也注重各环节特有问题的化解。将电子卷宗单套制工作的考核经验推广，实现对全流程网上办案其他环节通报考核、提醒，形成全流程网上办案“比学赶超”的工作氛围。