多线程工作是律师职业的一大特点。不少同行从做助理开始，就经常同时对接或办理几十个案件。肩负着团队管理、市场案源的合伙人律师，更是有大量的项目需要同时跟进。 在笔者的执业初期，总会感觉手上项目一多就开始抓狂，每个项目进展到什么程度总是靠印象，经常处于焦虑的状态中。这种低效率的抓狂作业模式，也导致自己没有时间去积累专业和开拓案源。 后来，随着笔者对于项目管理的熟悉运用，这一问题得以缓解。目前，笔者负责的常法顾问团队，以 13 人的规模，能够稳定服务 210 + 企业客户。故此，特别撰文与大家交流。 案件项目管理从何做起？ 第一步：建立项目流程 对于我们律师来讲，无论是诉讼、专项还是常法，第一步要有一个整体的项目流程。 比如，一个诉讼案件的项目管理，就可以先拆分成几个大的阶段。比如民事诉讼可以分为谈案委托、策略分析、财产保全、诉前准备等阶段； 下一步，每个阶段下又有几个任务要做。即构成每个阶段的具体任务，比如财产保全阶段可以分为：财产线索清单、推进保全手续、实施财产保全这三个任务； 梳理出项目整体流程、主要阶段、具体任务后，笔者会通过 Alpha 系统，依照 Alpha 项目模块的逻辑，对法律项目进行进行“阶段”和“任务”的拆解，然后明确具体的事、时和人，接着将这些管理要素录入在 Alpha “任务”面板中的“任务详情”“时间”和“负责人”中： 第二步：项目进度把控 如果要进一步对单个任务进行监控，就可以对应到我们任务中的“检查项”。 例如，当我们将发律师函作为一个任务，那么从最开始的委托手续到前期情况了解和材料落实，再到后面函件撰写和审批盖章后签发等等环节，都是不能遗漏的环节，决定了发律师函这个任务的的质量和风险。这些环节就应该列为检查项，并且作为今后发律师函的标准。因此，检查项就成了自我监督纠错的手段。 在 Alpha 系统里，通过检查项，可以将任务的检查要点分解开来，每完成一个检查要点就在对应检查项前的方框内打上对号，这样就可以完成对单个任务的质量把控。 第三步：重点专门审批 随着团队的扩张、人数的增加，没有制约措施的检查项依旧可能存在形同虚设的情况。 为了避免这样的问题发生，也为了进一步降低团队内部流程纠错的成本，笔者所在团队通过“配置任务工作流”的方式来进一步巩固单个任务的质量。 “配置任务工作流”就像是给律师办案加了一个“质检员”，可以设置更严格的办理流程（要求任务完成时需要走审批流程），可以强化团队知识管理（比如强制要求上传知识管理附件），还可以在关键节点任务完成后自动对客户发送通知等等。 例如，在上面提到的“发律师函”场景中，我们可以通过配置任务工作流的方式，将完成“发律师函”任务的条件设定为“完成任务下所有检查项”，这样，只要检查项存在没有完成的情况，发律师函的这个动作就不能完成。 除此之外，当任务完成的动作需要及时让客户知晓时，例如完成诉讼费缴纳工作等，还可以通过“配置工作流”中“完成任务后触发”的设置，以短信、邮件的形式自动告知客户任务的进度，让任务流程质量把控的意义不仅仅体现在团队内部，客户对律师的办案进度也更加了解。 200 + 项目如何同时管理？ 对于单个项目的把控做到了，可是项目多起来怎么办？一个一个点进去再挨个查看还是太费时费力了，待办任务“一路飘红”的状态如何解决？ 这时我们可以继续提升一个维度，在“任务组”之上“项目”之下找到这样一个解决方式，那就是——“项目进程”。 Alpha “项目进程”功能简单来讲就是对“任务组”的再次归纳整理。Alpha 系统近期更新的功能，这个功能就像给繁杂的项目装了一个“小助手”，随时随地给我们汇报各个项目的进展。 例如，对于管理人员来讲，其实不需要知道每个项目具体前期洽谈了几次以及具体内容，重点只需要知道合同签了、钱给了就可以了，因此对于类似“前期洽谈”“授权委托”等任务组都可以用“缔约接洽”这个阶段进行概括。 同样，项目阶段也可能会存在拖拉延迟的情况，针对于此，我们可以对每个项目阶段设置一个预计完成时间，例如对于“委托洽谈”我们可以暂定一个月的期间，如果一个月内还没有定下合同、收到律师费，对应项目阶段就会标红提醒。 从项目管理到知识管理 再好的流程设置也要有实践落地的机会，才能体现价值，持续提升专业水平和服务客户的能力。 上面我们讲到的这些流程质量把控的各个维度因素，都可以通过“项目模板”的方式进行知识管理。通过项目模板，我们可以把每个任务内的检查项、工作流规则、每种类型项目的任务组、概括归纳出的“项目阶段”等内容均设置为“项目模板”，之后所有同类型的项目都按照这样统一的模板来执行，确保设置好的流程标准能够被不断实践，并在实践中不断升级。 Alpha 系统在“工具”模块里提供了上百套非常详尽，且有配套流程任务与文书文本的项目模板。笔者经常将其一键创建为自己的项目，然后针对团队自身的办案特点再进行修订；笔者所在的团队的优秀案件项目的经验也会被固定下来，形成专属于自己的项目模板。 结 语 花那么多时间在项目管理上，设置那么多任务，有必要么？ 很有必要。 第一，花不了多少时间，并且这个时间本身是与办案和知识管理的时间重合的，是一件顺手完成的事； 第二，团队反而因此节省了大量的时间，再也不用像以前那样，明明是相似的案件，每个步骤却需要反复重新搞流程文书； 第三，项目管理说到底是对办案质量、团队协作能力的把控，是团队核心竞争力所在。 笔者相信，法律项目管理是这个时代律师的一项必备技能，在法律科技的支持下，这一切也会变得更加轻松高效。