为什么律所必须要有首席技术官

在越来越多律所通过先进工具辅助助力律师工作的同时，结合律所内部技术水平参差不齐的状况，一位强技术感、高执行力的CTO对于带领整个律所、每位团队成员工作模式的彻底转型而言扮演着举足轻重的重要作用。那么一位优秀的CTO应当如何在“技术驱动法律”的过程中起到强大助力？如何带领和引导工具使用能力的提高？如何督促团队成员尽早完成思维转变和习惯养成？
iCourt法秀今日推文，从一位优秀CTO的实际经历和工作经验出发，展示一位优秀的律所CTO在律所日常工作中扮演的重要角色，展示一个先进律所有一位优秀CTO的重要性。
CTO，一个听起来十分专业并且极具科技感的称谓，对于笔者这个彻头彻尾的文科生来讲，怎么也想不到有一天会跟它产生联系。直到今年年初的某一天，海涵所的三位“大佬”毅然决定更新所里的办公软件时，笔者才有机会真切地跨界体验了一下CTO的角色。
如今，海涵所已经与Alpha相依相伴了三个多月，而笔者与CTO这个角色也共生共存了三个多月，期间各种“酸甜苦辣”的经历，值得回味。
初次相逢爱意生
2018年1月7、8日，Alpha集训营走进海涵所，这是海涵所与Alpha第一次相遇，也是笔者与CTO这个身份第一次亲密接触，更是近70余名律师迈向“技术驱动法律”时代的第一步。通过这次培训，大家对Alpha的强大功能进行了全方位的了解，尤其是它对律师个体工作方式的革命性改变，更是让大家印象深刻。对于海涵所这样的公司制一体化律所来讲，Alpha在团队协作化与工作规范化的过程中架起了一座高效、便捷的联系桥梁，这也是海涵所与Alpha为什么会“初次相逢爱意生”了！
至于笔者的“CTO初体验”，却是有些手忙脚乱。对于CTO而言，一方面，培训过程即学习过程，尽管之前或多或少会接触到各种各样的流程管理软件和文档管理软件，但是对于新界面的熟悉，尤其是新软件构架设计的逻辑理解，依旧需要时间的磨合；另一方面，培训过程中会穿插进行很多实际操作的训练，CTO则需要做好组织、领导及核查的工作。因此，CTO在培训过程中需要频繁地在“学习”与“指导”的状态中切换，也难免令笔者会对CTO这个身份有着这样的初印象了。
万丈高楼平地起
正所谓“师父领进门，修行靠个人”，该讲的要点与技巧，培训中都已经作了详尽的阐述和最佳应用实践的分享，但是高质量的应用却是立足于个人的实际操作情况，而这时，负责让团队每位成员都能用好Alpha的CTO才可谓是正式踏上“九九八十一难”的取经之路。
首先，CTO与超管需要结合团队或律所的具体情况，对部门构架进行个性化的设置。
由于海涵所实行的是公司制一体化服务与管理的模式，因此在部门设置上，除了具有普遍性的“行政部”与“公共关系部”外，重点就会放在如何对业务办理部门进行划分。目前，海涵所的业务承办主要由海航工作组和海绵工作组承担：两小组之间人员不交叉，组内建设与活动内容也不相同，业务办理也各有各的侧重点，因此将两小组分开设立的确是必要的。但是，鉴于公司制一体化的服务与管理形式，具体到个案的某个环节或重大案件、项目，两组之间常会有“借调”或是“共同负责”的情况出现，因此，笔者和超管最后决定在两小组之上分别建立了非诉部和诉讼部，并将全部业务办理人员拉入，与行政部和公共关系部共同构成海涵所的二级部门。
这样一来，如果发生跨部门“借调”人员的情况，就不会出现“被借调”人员找不到目标项目的情况，同时也有助于所内各个办案人员及时了解、把握律所整体的案件数量以及进展，在个案的项目负责人无法及时跟进的时候，所内任何一个办案人员都可以随时“替补上场”，了解项目的进展程度，并记录自己跟进的结果。
其次，CTO最具有技术性和挑战性的任务就来了：帮助所有人员安装Alpha软件及配套插件。
这个任务难在哪里？一是每个人对于电脑管理的习惯和程度不一样，这就会导致所里的办公电脑配置虽然相同，但是系统实际的运行状况却天差地别；二是每个人的PC又跟所里办公电脑情况完全不同：有人“苹果派”，有人“田字派”，系统更新程度也参差不齐。总之，摆在CTO面前的电脑不仅外形各异，系统更是多种多样。这个时候，CTO的“T”就要凸显了：CTO不仅需要去对照说明寻找安装失败的原因，更要在发现原因后及时给出针对性解决措施。在这一步推进过程中，笔者凭借着一遍又一遍的尝试，再加上承诺“15分钟必回”的小橙子助攻，终于将这个问题彻底解决，让团队所有成员都顺利用上了Alpha系统。
再次，CTO和超管需要结合律所的实际，建立一些基本项目。
海涵所一直坚持多项文化建设活动，包括了海涵读书分享会、海涵公开课、海涵内训课以及海涵图书馆等等，这些都是海涵所专业化以及品牌化打造的重要组成部分，因此也需要专门建项进行记录。而对于笔者的工作小组，笔者也会专门建立项目，并按照组内情况建立任务组及任务。
例如，海涵所要求每个业务办理人员都要践行“831”学习计划，即每人每周保证工作时间外的“8”小时学习时间，并研究“3”个问题，最后撰写“1”篇文章。面对这样的制度，笔者就在团队的项目下建立了一个“831计划”的任务组，并且每周派发一个学习任务，让小组成员将学习时间均记录在这个任务中，这样就能帮助大家起到自我监督及相互监督的作用。



最后，要形成符合律所实际的项目模板及文书模板，并且将律所已有的共享材料上传到律所资料库。其中，对于CTO来讲最耗时的就是项目模板的形成，因为Alpha使用的初期，大家对系统的具体操作还不熟悉，并且项目模板中的检查项和附件必须是具有一定诉讼或项目经验的人员来设置，因此，这部分的初期工作只能靠CTO来完成。虽然可以参考共享模板库中的内容，但是CTO也并非熟悉各种类型诉讼或项目服务的流程及风险点，且律师之间的具体办案方式都不相同，更不用说各律所之间了。
因此，CTO就需要及时与其他律师沟通各种案件的办理程序，归纳总结后完成对本所项目模板的修改，并通知大家查看，督促大家反馈意见，再不断丰富、完善，如此循环。
笔者在基本完成这一部分工作的用时为21h，而且只是形成了一种项目模板，因此，该阶段对于CTO来讲是异常煎熬的，但是它却又对整个所的Alpha使用奠定了基础，一旦这个基础工作做得充分、完备，后续工作就有了规范化的流程和规则，为同类工作提供了指引和规范。

苟有恒，何必三更眠五更起
当褪去新鲜感带来的兴奋，当忘记任务建立的必要，当厌恶计时造成的繁琐……不得不承认，人与人之间对于技术的敏感度千差万别，对于具体事物的认同也是云泥之差，但是，要想保证服务的品质，树立专业的形象，就必须对这些差异进行标准化，而CTO所做的，就是不断地督促、不断地修正、不断地重复标准……直到这些标准融入到大家的工作习惯中。
首先，CTO需要以身作则地在工作当中践行规范化的标准。
不可否认，在最开始接触Alpha的一段时间内，笔者之前的工作方式或多或少还是会影响到Alpha的使用，其中最明显的就是计时，往往都是一天忙完之后才想起来今天没有计时，然后就开始眉头紧皱地盯着电脑屏幕，使劲地回忆一天的工作内容与其对应花费的时间进行补计时，这个回忆时间甚至都能达到半个小时到一个小时之久，过程可谓是异常痛苦。诚然，从短期来看，这是赤裸裸地从数值上增加了工作的时间成本。但是，如果形成习惯，这种情况出现的概率就会大大降低。
另外，也有很多人也会对计时实际操作性提出疑问，认为不可能做到每一分钟都有记录。的确，经过笔者的实践，在非加班情况下，每日普遍能记录下来的工作时间大概为5～6.5小时之间，很难与实际工作时间的8小时一一对应。但是，通过这样一个“开始计时”和“结束计时”的动作，能够很好地提醒笔者要进入和脱离工作状态，从而使笔者更加专注于工作内容，或是以此来检视自己最近的工作状态。
经过三个多月的坚持，作为CTO已经养成了很好的计时习惯，目前个人的计时状况如下，现在回头看看，还是略感欣慰。

除了计时，大数据助手插件搭配Word Alpha的组合，更是让法律文书的撰写效率倍增。以往的文书写作，往往需要打开十几个包括法律文件、案例及其他资料在内的窗口，在需要引用具体法条、案例或材料的时候，往往是在各个窗口间不断切换、寻找、复制、粘贴……到最后，自己都快被切换窗口的简单重复操作绕晕了。
但是有了大数据助手，我们可以将团队所有成员搜集到的所有法条、案例、资料通过标签分门别类，再关联到相关项目中，之后在撰写法律文书的时候只需要点击Word Alpha，找到相关项目的收藏夹，双击插入的需要的法条、案例和资料，整个过程干净流畅，一气呵成！

其次，CTO需要不断对其他人的实际执行情况进行监督。
这就要求CTO在每天的工作中多观察、多留心。对于其他成员负责的项目，如果发现项目名称或是任务模板不符合律所标准，要及时指出；对于自己经手的项目，则更需要仔细核查其他成员的步骤是否符合标准。举一个简单的例子：假如CTO的小组成员微信告知其有份合同需要把关，之后通过微信发去了文件，那么，作为CTO的你会怎么回应呢？笔者当时给出的答复是——
“1.我没有在Alpha看到这个任务，因此我的审查过程没有办法计时；2.团队内部发送文件不要使用微信，通过任务附件的形式共享即可，我通过AlphaBox可以直接同步到本地，改好后一保存，你的云端以及本地也会同步更新了；3.这种事项的告知没必要通过微信进行，你将任务的负责人加上我，之后在任务中评论即可，这样我也清楚你是就哪个项目的哪个任务来沟通，我看到后会第一时间回复'好'表示看到，如果一直没有回复，你再通过微信、电话等形式提醒我。”
以上回复内容虽然很繁琐，但是笔者就这一件事，将任务、计时、附件、评论等功能的效果和执行标准都予以了重复，比较全方位地对团队成员的实际执行情况进行了监督，虽然表面上耗费了笔者的时间，但是实际上是对团队成员规则意识的加深以及对CTO执行决心的表达。
第三，在发现其他成员的动作不符合律所标准时，要让他们自主改正，尽量不要代为更改。
一方面，像笔者承担的CTO的工作实际都是兼职，工作重心还是应当在案件、项目的处理；另一方面，虽然通过“发现问题——通知改正——自主改正——检查监督”这样的流程来纠正错误，初期对时间和精力的耗费确实较多，但是，自我纠正的方式对养成良好的工具使用习惯而言确实最为有效。
例如，在Alpha使用初期，很多项目的名称都不符合律所统一标准，笔者为节省交流成本，当即顺手修改，但是之后却发现项目名称的命名错误总是反复出现，不是符号格式问题，就是把案件信息录入错误，如将“民商”写成“民事”（海涵所按照律所业务的特点，将民事案件和商事案件合并归类，并不代表其具有普遍适用性和科学性），总之问题是层出不穷。最后结合以上情况，并经过再三考虑，之后笔者在发现问题时会直接告知建项人，由其自己改正，刚开始几天，笔者基本上是天天揪着几个小伙伴“逼着”他们不断纠错，但是逐渐地，问题越来越少出现，项目命名也更加自主、规范。
当然，CTO并非自始至终都是一个单纯的监督者角色，人难免有所疏漏，这个时候则需要团队成员间的互帮互助：发现负责人忘记建任务了，随手就建一个；看到谁忘记计时了，就评论里提醒一下……这样的配合才是我们最终所要追求的目标，但是，这一切都要建立在大家将流程规范变成自己习惯的基础之上。
学海无涯苦作舟
当今的时代可谓是日新月异。我们的Alpha一直坚持“每周三更新，次次有惊喜”，那么对于新上线的功能和板块，CTO肯定是要冲在学习的第一线，及时对每周更新的内容进行了解，并结合律所的情况，更新、改进相关的工作内容与制度。以最近更新的“手动变更预立项状态”为例，之前只有将合同归档之后，项目状态才会发生更改，现在可以在经过权限人设置后，让成员手动更改项目状态。
对于这一点的改进确实解决了一些跨所律师凑单购买Alpha的情况，但是对于海涵所来讲就不存在这样的问题，反而，“预立项”的设置会督促大家及时将签好的合同交给会计。（海涵所的制度规范是由会计最后负责保管合同，并且扫描上传Alpha后点击“归档”。）
不堪其忧，不改其乐
CTO注定是孤独的，甚至很多时候还会引起同伴的不理解，但是笔者相信，有一天，当其他同伴看到自己的成长，当客户看到团队的专业，CTO的这些付出都是值得的，笔者相信，这也是千千万万的CTO们在独自面对了无数个夜晚后，在不懈进行了无数次“人机对抗”后，在默默展开了无数场巡查后的原动力吧。希望每位律所CTO，不堪其忧，不改其乐，坚持初心，郁闷的时候不如就打开我们专属的小米音响，在音乐中与小阿为伴，获得同行的力量吧！