财务管理开门七件事情

第1件：忽视帐龄管理导致应收款收不回
【现象-----风险一旦发生就是危险】许多企业的应收款明明销售部门的业务员隔三差五就催收，但最后在诉讼过程中却可能因为应收款逾期超过两年而败诉。
【原因---有法律风险意味着管理有缺陷】首先是法律明确规定“向人民法院请求保护民事权利（应收款）的诉讼时效期间为二年，法律另有规定的除外。诉讼时效期间从知道或者应当知道权利被侵害时起计算。诉讼时效因提起诉讼当事人一方提出要求或者同意履行义务而中断。从中断时起诉讼时效期间重新计算。超过诉讼期间，当事人自愿履行的，不受诉讼时效的限制”（《民法通则》）
其次是许多企业的应收款的回收工作仅由销售部门实施，最多由法务部门配合进行，少有财务管理的参与。甚至有企业的财务非常独立作业，对帐龄仅是财务报告上的表述，甚至是审计报告中才会出现的表述，不与应收款的回收对结。
【对策建议---用法律工具弥补管理缺陷】要重视应收款的帐龄，对帐龄超过一年期的应收款采取催收措施，实现诉讼时效的中断。具体方法有：A、发对帐的询证函：向债务方发对帐询证函，一方面可以敦促对方还款，另一方面可以中断诉讼时效。一般单位每年都会进行工商年检或其他审计，企业可以借此机会向欠款单位发应收账款询证函，大多数债务人一般会复函，企业可以形成诉讼时效的中断，如果某债务人既不履行付款义务也不复函，则表明该债务人诚信有问题，企业可早做打算，做好通过诉讼索要应收账款的准备。B、采取特快专递的形式催要。特快专递的邮寄联、原稿和收到人签收手续，分别在发信、收信的邮电部门存档一年，可以随时查询。虽然维持诉讼期间只有一年期限（一年后即不予查询），但实施简便，只要间隔不超过一年，每年发一次要款特快专递即可。对在较远距离又暂时不宜起诉的债务人，使用这种方法尤为适宜。在使用这种方式时，需要注意文件名称栏的填写清楚准确，需要注意保存邮寄凭证。需要特别注意的是【对帐询征函】必须要有催收应收款的意思表示，否则不会让诉讼时效中断。
诉讼时效真的超出了怎么办？只要取得债务人愿意偿还已过诉讼时效债务的意思表示的证据，则依据《最高人民法院关于债务人签收“贷款对账签证单”的行为是否属于对已经超过诉讼时效的原债务的履行进行重新确认问题的复函》（（2006）民立他字第106号），即可重新要求债务人偿还债务。但需要注意的是，债务人签署的“对帐单”上必须有重新达成还款协议，或是对原债务确认并愿意偿还的意思表示，否则也不能重新获得债权的主张。
第2件：货款未到先开发票
【现象-----风险一旦发生就是危险】许多企业对客户应付的货款（服务费等合同应付款，下同），应客户或销售人员的要求先行开具发票，客户收到发票后才支付货款。当企业向客户主张货款时，对方却以“已用现金支付货款，有发票为证”为由拒付。
【原因---有法律风险意味着管理有缺陷】发票，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证（《发票管理办法》第三条）。合同约定或者当事人之间习惯以普通发票作为付款凭证，买受人以普通发票证明已经履行付款义务的，人民法院应予支持，但有相反证据足以推翻的除外（《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第八条第二款）。
虽然最高人民法院还规定，出卖人仅以增值税专用发票及税款抵扣资料证明其已履行交付标的物义务，买受人不认可的，出卖人应当提供其他证据证明交付标的物的事实。但在司法实践中，却有法院以发票管理办法第三条为依据，认为“发票应为合法的收款收据,是经济活动中收付款项的凭证，本案中被告持有原告开具的发票,在诉讼中处于优势证据地位,原告没有举出有效证据证明付款事实不存在”。判决认定被告已以现金方式支付款项。
【对策建议---用法律工具弥补管理缺陷】第一个办法是在合同中明确约定“发票不作为收款证明”的意思表示。第二个办法是让客户签领发票，由企业设计《发票签领单》，注明发票的票号、发票抬头、金额及张数，并特别注明发票签领时相应的款项是否支付的情形，然后请客户的业务员签字、并加盖客户公章（合同章）确认。第三个方法是如果发票是通过快递邮寄的（我们强烈建议不要邮寄发票，如果必须邮寄应当选择EMS），可以要求客户将随寄的《发票签领单回寄》，同时在EMS的面单上注明发票号及发票上所记载金额尚未支付。
第3件事情：收到的发票不符合“三流一致”原则
【现象-----风险一旦发生就是危险】在经济交易活动中，企业经常要求对方开具增值税专用发票，因为只有增值税专用发票才有进项税，才能抵扣自己的销项税。但不是所有的交易对方能够开具增值税专用发票，因为不是所有的企业都是一般纳税人，于是交易对方会请求其他单位为自己开具增值税专用发票。如此一来，因为不符合货物（服务）流、资金流、发票流“三流合一”的原则，一旦对方虚开增值税专用发票东窗事发而受到牵累，可能因对方虚开发票而受到牵连，可能涉嫌虚开增值税专用发票罪、非法购买增值税专用发票罪、骗取出口退税罪或逃避缴纳税款罪。至少进项税抵扣无效，要补缴税款。
【原因---有法律风险意味着管理有缺陷】根据《国家税务总局关于纳税人对外开具增值税专用发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2014年第39号）的规定，如果货物（服务）流、资金流、发票流不符合“三流合一”原则的，即为虚开增值税专用发票。
【对策建议---用法律工具弥补管理缺陷】收取对方增值税专用发票必须执行“三流合一”原则，即货物（服务）流、资金流、发票流合一。对这一原则没有半点可以通融。
第4件事情：委托付（收）款面临人财两空
【现象-----风险一旦发生就是危险】在日常的经济往来中，由于各种原因，对方单位可能不直接收款、付款，而是委托其他单位/个人代收代付。结果是债权人说企业没有付款，第三方却主张企业不当得利。
【原因---有法律风险意味着管理有缺陷】企业将款项支付给第三方，未获得债权人的认可，则不视为企业已经向债权人支付了应付款。第三方向企业支付的款项未由其确认系代债务人向企业支付的，会因为企业与第三方无债权债务关系的存在而使得企业收款无依据。
【对策建议---用法律工具弥补管理缺陷】企业根据债权人的指令向第三方支付的，应当要求债权人向企业出具付款的书面指令。债务人请求第三方代其向企业支付款项的，则应当要求第三方出具系代债务人向企业支付款项的书面说明。
第5件事情：没有审批手续的对外付款可能构成挪用
【现象-----风险一旦发生就是危险】有些企业的财务支付往往喜欢用口头（电话）指令，没有书面的财务审批，即便是记帐凭证也是财务人员根据领导的口头指令自己编制，然后代领导签字。于是部分企业的款项会因为不法的财务人员非法侵吞，部分企业的财务人员会因为说不清楚已经获得领导的财务审批而构成拥有公司资金（挪用公款）。
【原因---有法律风险意味着管理有缺陷】银行只认付款指令，而不认企业内部的管理是否规范。公司、企业或者其他单位的工作人员利用职务上的便利，挪用本单位资金归个人使用或者借贷给他人，数额较大、超过3个月未还的，或者虽未超过3个月，但数额较大、进行营利活动的，或者进行非法活动的行为，即为挪用公司资金罪。
【对策建议---用法律工具弥补管理缺陷】财务支付必须严格执行财务审批制度，作为财务人员不见领导的审批签字，绝对不可以支付款项。领导电话指示的，待领导回单位后应当立即补办审批签字手续。但若领导电话指示巨额款项支付的，原则上等领导签字审批后方能支付。
第6件事情：“定”与“订”一字之差，差之千里
【现象-----风险一旦发生就是危险】财务人员在开具收据（评审合同）时不太会注意“定金”与“订金”的区别，致使因错用“订金”导致企业应当没收对方“定金”时失去依据，而无法完成没收。
【原因---有法律风险意味着管理有缺陷】当事人可以约定一方向对方给付定金作为债权的担保。债务人履行债务后，定金应当抵作价款或者收回。给付定金的一方不履行约定的债务的，无权要求返还定金；收受定金的一方不履行约定的债务的，应当双倍返还定金。这是《担保法》和《合同法》都明确的定金规则。而订金仅是预付款性质。
【对策建议---用法律工具弥补管理缺陷】“定”和“订”要区分清楚。同时要注意，定金的数额由当事人约定，但不得超过主合同标的额的百分之二十。
第7件事情：股东个人借款年底不还视为分红
【现象-----风险一旦发生就是危险】许多企业主认为企业就是自己的，于是自己或家庭的开支往往喜欢在企业开支，而且开支的方法非常单一，就是直接从企业的帐户上将企业的钱转帐到自己的个人帐户。结果，被税务稽查时，这些款项或被认定为跨年借款视为股东分红，或者因为没有借款手续而被认定为挪用或侵占。
【原因---有法律风险意味着管理有缺陷】企业投资者个人、投资者家庭成员或企业其他人员向企业借款用于购买房屋及其他财产，将所有权登记为投资者、投资者家庭成员或企业其他人员，借款年度终了后未归还借款的。不论所有权人是否将财产无偿或有偿交付企业使用，其实质均为企业对个人进行了实物性质的分配，应依法计征个人所得税。如果办理借款手续的，则可能构成挪用（侵占），数额巨大的将构成犯罪。
【对策建议---用法律工具弥补管理缺陷】股东向企业借款一定要办妥借款手续，且借款不要过年（指每年12月31日）。