私车公用的税务处理

最近，我们在给企业做税务风险排查的过程中，发现私车公用的现象非常普遍，但是，在税务的处理上不太规范，存在一定的涉税风险。
什么是私车公用？
所谓的“私车公用”是指公司股东或员工个人将自有的车辆用于公司的经营活动，公司支付租金或者报销费用(汽油费、路桥费、汽车维修费、保险费等)的一种经济行为。
我们接触的这些企业的私车公用主要采用两种方式，一种是员工使用自己的私车为公司办事，公司按照里程数乘以每公里 1.5 元给予员工私车公用的里程补贴，但用车制度不够规范，《用车里程登记表》有些只有用车人签字，没有派车人、项目负责人签字。另一种是公司租用股东车辆，按月向股东支付租金，股东申请税务机关代开发票，租金在企业所得税前列支，但未签订租车协议，也未代扣代缴个人所得税。
私车公用相关费用是否允许税前扣除？
对于私车公用发生费用能否在税前扣除，目前全国没有统一明确的规定，各地做法不一。
《河北省地方税务局关于企业所得税若干业务问题的公告》（河北省地方税务局公告2014年第4号）第八条规定，企业因业务需要，可以租用租车公司或个人的车辆，但必须签订6个月以上的租赁协议，租赁协议中规定的汽油费、修车费和过路过桥费等支出允许在税前扣除。
《江苏省地方税务局关于发布〈企业所得税税前扣除凭证管理办法〉的公告》（苏地税规〔2011〕13号）第二十四条规定，企业员工将私人车辆提供给企业使用，企业应按照独立交易原则支付租赁费，以发票作为税前扣除凭证。应由个人承担的车辆购置税、车辆保险费等不得在税前扣除。
《青岛市地方税务局关于印发〈2009年度企业所得税业务问题解答〉的通知》（青地税函〔2010〕2号 ）规定，可在计算应纳税所得额时扣除的成本、费用、税金、损失和其他支出应当是企业本身发生的，而非企业投资者发生的，据此，企业投资者将自己车辆无偿提供给企业使用这种“私车公用”发生的诸如汽油费、过路过桥费等费用不得在计算应纳税所得额时扣除。
笔者认为，根据《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。因此，私车公用发生的费用，只要与企业生产经营具有相关性、合理性、真实性、准确性，可以在企业所得税前列支。但是不能随意扣除，必须按照税法规定。
私车公用如何进行税务处理？
个人所得税方面
第一种情形，企业给予员工私车公用的里程补贴，有观点认为应根据《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》(国税函 ［2006］ 245号)第一条的规定，因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入，均视为个人取得公务用车补贴收入，按照“工资薪金”项目计征个人所得税。笔者认为，这些费用都是员工发生的与企业生产经营有关的费用，和任职没有关系，性质等同于差旅费，不需要代扣个人所得税。以实际发生的费用来报销也不属于国税函［2006］245号文中规定的取得的补贴收入，这仅仅是个人因公出差实际发生费用的报销而已。因此，不要闻税色变。只要制度健全，费用合理（每公里补贴不超过市场价格的30%，总额不超过湘办发[2015]46号文中关于公务交通补贴标准的规定），出差业务证据充分，不是变相发补贴，又不是违规乱报销，那这种方式就能获得税务机关的认可。
第二种情形，租赁股东车辆未签租赁合同，未代扣代缴个人所得税。根据税法规定，企业向员工或股东支付的租赁费应该按“财产租赁所得”税目，适用20%的税目代扣代缴个人所得税。按照《税收征管法》第六十九条规定，扣缴义务人应扣未扣、应收而不收税款的，由税务机关向纳税人追缴税款，对扣缴义务人处应扣未扣、应收未收税款百分之五十以上三倍以下的罚款，因此该企业有被罚款的风险。
企业所得税方面
第一种情形，这部分补贴可以在企业所得税税前扣除，但要建立规范的用车制度，否则在真实性、合理性方面存在瑕疵。
第二种情形，该企业租用股东车辆，由于没有任何合同或协议证明其真实性和合理性，所有费用只能被认定为“与取得收入无关支出”， 需要进行纳税调整。该企业得知相关规定后作了纳税调整。
私车公用支出能否税前扣除，一方面取决于当地政策规定；另一方面与企业准备相关资料备查，以证明费用发生的真实、合理息息相关。根据《国家税务总局关于发布〈企业所得税税前扣除凭证管理办法的公告〉》（国家税务总局公告2018年第28号）企业应将与税前扣除凭证相关的资料，包括合同协议、支出依据、付款凭证等留存备查,以证实税前扣除凭证的真实性。
律师建议
一、租用车辆要签协议。公司应与私车公用的员工签订用车书面协议，约定的条款必须明确车辆的使用情况及其费用分摊方式，员工应向公司提供汽车租赁发票。
二、企业必须建立公务用车制度。主要规定报销流程和报销所需相关单据，并做好车辆使用记录，分清个人消费还是企业费用，同时，按照制度约定报销的费用。有制度，有报销规范，真实合理，扣除方面就没有任何问题，也经得起检查。
三、财务核算要规范。对于私车公用费用税前扣除范围，企业应规范财务核算，相关费用不能相互混淆，不得将应由员工个人负担的费用改由公司承担，并在税前扣除。一般来说，可在所得税前列支的费用，包括与车辆使用相关的汽油费、过路过桥费和停车费等；不能在所得税前列支的费用包括与车辆本身相关的车辆保险费、维修费、车辆购置税和折旧费等。