北京四中院2018行政十大典型案例：合法规范的信息公开答复，法院应予支持

作为政府法律顾问，解答过无数关于政府信息公开答复的问题。问题虽庞杂多样，但万变不离其宗：
怎样的政府信息公开答复才算合法规范？
我在很多场合通过培训、沙龙、案例研讨等方式去分享过一些做信息公开答复的心得和经验。但都是基于不同案例的总结。
今天看到的这则案例，非常工整地呈现作出一份合法规范的政府信息公开答复的所要具备的“动作要领”。特意拿出来给大家分享。
【先看申请内容】
申请人李某向海淀区政府申请公开：“1.三虎桥南路南边安装隔离护栏的所有有关政府文件；2.北京市规划委批准安装护栏的批准文件；3.北京市道路交通管理局有关批准安装的文件。”
看到这样的申请内容，你的第一反应是什么？
是先查一查本机关有没有该信息，还是先问问规划部门和交管部门呢？
其实你的反应都没错，但我要告诉你的是：你可以先判断一下申请事项是否属于本机关职责范围。
具体为什么，我接下来会告诉你。
【海淀区政府的做法】
海淀区政府收到该项申请，首先对申请内容作出如下判断：
海淀区政府是否具有制作、获取和保存安装隔离护栏相关信息的法定职责？
经检索相关法律、法规和规章确认，海淀区政府不负责具体安装隔离护栏的工作，亦不具有制作、获取和保存安装隔离护栏相关信息的法定职责。
其实确认到此，海淀区政府基本可以答复“政府信息不存在”了。因为不具有相应的职责，理论上不会制作获取或保存与履职相关的信息。
但是，为了尽到审慎的查找义务，海淀区政府继续检索确认：
海淀区政府是否实际制作、获取和保存安装隔离护栏的相关信息？
检索步骤如下：
1.【本机关档案信息检索】根据申请人对信息的描述，选取关键词为“三虎桥南路”“安装隔离护栏”“安装护栏”“护栏”，查找本机关档案信息。
2.【其他行政机关协助检索】因信息描述的隔离护栏安装地点位于甘家口街道，隔离护栏与市政管理相关，且描述中涉及规划部门和道路交通部门，故海淀区政府选择向甘家口街道办事处、海淀区市政市容委、区规划分局发函。
经过以上步骤的检索反馈，海淀区政府确认情况如下：
1.海淀区政府实际未制作、获取和保存申请人申请获取的信息。
2.甘家口街道办事处掌握申请人申请获取的第1项信息，即“三虎桥南路南边安装隔离护栏的所有有关政府文件”。
3.区规划分局未查找到相关信息，理由不详。
4.区市政市容委未查找到相关信息，理由不详。
5.北京市现有政府机构中并无名为“北京市道路交通管理局”的机构。
到这里大家对于如何作出答复应该有了自己的答案。大家是否还记得前面提到的关于“第一反应”的问题：
先查找信息是否存在，还是先判定职责？
先查找信息确认信息不存在的，证据充分当然可以答复“信息不存在”。但如果此刻你忽然才发现本机关对申请所描述的事项负有相关职责，会在即将完成答复时再次返工重新搜集证据说明，在负有职责的情况下，本机关为什么未制作、获取和保存相关信息。
但如果你先判定申请事项是否属于本机关职责，就会避免上述被动情况。
这个申请中，海淀区政府先进行职责判定，解决应然层面的问题；再进行信息检索，确认实然层面的信息保存状况，所作出的答复便会顺理成章。
“1.关于李某的第1项申请内容，甘家口街道办制作、获取了相关信息，本机关并无制作、获取安装隔离护栏相关文件的法定职责，在实际工作中亦未制作、获取和保存李某申请获取的信息，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称政府信息公开条例）第二十一条第（三）项的规定，告知李某该信息不属于本机关公开范围，建议李某向甘家口街道办提出申请。
2.关于李某的第2项申请内容，本机关并非该信息的制作主体，亦无制作、获取护栏安装批准文件的法定职责，且在实际工作中未获取和保存该信息，根据政府信息公开条例第二十一条第（三）项的规定，告知李某该信息不属于本机关公开范围，建议李某向北京市规划委员会提出申请。
3.关于李某的第3项申请内容，北京市现有政府机构中并无北京市道路交通管理局，且本机关在实际工作中未获取过其他机关批准安装护栏的批准文件，根据政府信息公开条例第二十一条第（三）项的规定，告知李某该信息不存在。”
也许你会问，第1项申请内容能否答复不存在？
答案是可以的。因为行政机关依法明显不具有制作或获取该政府信息的法定职责的，本机关不存在相关信息的理由亦可以成立。
也许你会好奇，第2项申请内容涉及规划部门，在海淀区规划委已回函确认未查找到相关信息的情形下，为什么还建议申请人向北京市规划委员会提出申请，而不直接答复信息不存在？
根据申请人的描述，其所申请的信息制作主体应为北京市规划委员会，且规划海淀分局的回函并未阐明信息不存在的理由。在此情况下，秉持“谁制作谁公开”的原则，建议申请人向北京市规划委员会提出申请，比直接答复“信息不存在”更有利于帮助申请人了解相关信息。
【你也能做到】
通过剖析这个政府信息依申请的办理流程，大家其实也能体会到，做一份合法规范的政府信息公开答复并不难，你只需要做到以下几点：
1.职责判定——申请事项是否属于本机关职责
2.全面检索——本机关内部档案检索、外部机关协查
3.说明和告知——尽到告知义务，信息不存在的理由要充分
你不用奇怪我为什么这么了解这份信息公开的办理过程，因为该份申请从受理到答复均由嘉观全程跟踪。嘉观对待每一份信息公开申请，均用一个团队3大模块6个步骤12个模板和72个检查项完成全程服务，这是每一份信息公开答复都“合法规范”的服务保障。
这个案例被收录在北京市第四中级人民法院2018年十大典型案例中。标题中“合法规范”这四个字，对嘉观而言，是激励亦是鞭策。我们会不断努力，继续提供卓越有温度的法律服务。
【裁判原文】
【裁判案号】
（2017）京04行初1462号
【当事人信息】
原告李某，男，195×年7月1×日出生，住北京市海淀区。
被告北京市海淀区人民政府，住所地北京市海淀区长春桥路17号。
委托代理人陈美竹，北京嘉观律师事务所律师。
【基本案情】
2017年10月9日，原告李某向被告北京市海淀区人民政府（以下简称海淀区政府）提交《北京市海淀区政府信息公开申请表》，申请公开：“1.三虎桥南路南边安装隔离护栏的所有有关政府文件；2.北京市规划委批准安装护栏的批准文件；3.北京市道路交通管理局有关批准安装的文件。”被告海淀区政府于当日受理并向原告李某出具了《登记回执》。
2017年10月9日，被告海淀区政府分别向北京市海淀区市政市容管理委员会（以下简称区市政市容委）、北京市规划委员会海淀分局（以下简称区规划分局）、北京市海淀区人民政府甘家口街道办事处（以下简称甘家口街道办）发函进行查找。区市政市容委回函称隔离护栏属交通设施，其无此相关职能；区规划分局回函称其未制作相关信息；甘家口街道办回函称对于原告李某的第一项申请内容查找到十二条信息，对于第二、三项申请内容没有查到相关信息。2017年11月15日，被告海淀区政府在本机关政务办公系统进行了查找，未查找到符合申请内容的信息。2017年10月27日，被告海淀区政府作出《政府信息延长答复期告知书》并向原告李某送达。
2017年11月17日，被告海淀区政府向原告李某作出被诉答复，主要内容为：1.关于李某的第1项申请内容，甘家口街道办制作、获取了相关信息，本机关并无制作、获取安装隔离护栏相关文件的法定职责，在实际工作中亦未制作、获取和保存李某申请获取的信息，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称政府信息公开条例）第二十一条第（三）项的规定，告知李某该信息不属于本机关公开范围，建议李某向甘家口街道办提出申请。2.关于李某的第2项申请内容，本机关并非该信息的制作主体，亦无制作、获取护栏安装批准文件的法定职责，且在实际工作中未获取和保存该信息，根据政府信息公开条例第二十一条第（三）项的规定，告知李某该信息不属于本机关公开范围，建议李某向北京市规划委员会提出申请。3.关于李某的第3项申请内容，北京市现有政府机构中并无北京市道路交通管理局，且本机关在实际工作中未获取过其他机关批准安装护栏的批准文件，根据政府信息公开条例第二十一条第（三）项的规定，告知李某该信息不存在。原告李某不服被诉答复，提起行政诉讼。
【裁判结果】
北京市第四中级人民法院经审理认为：根据政府信息公开条例第四条第一款的规定，被告海淀区政府具有作出被诉答复的法定职责。政府信息公开条例第十七条规定，行政机关制作的政府信息，由制作该政府信息的行政机关负责公开；行政机关从公民、法人或者其他组织获取的政府信息，由保存该政府信息的行政机关负责公开；法律、法规对政府信息公开的权限另有规定的，从其规定。该条例第二十一条第（三）项规定，依法不属于本行政机关公开或者该政府信息不存在的，应当告知申请人，对能够确定该政府信息公开机关的，应当告知申请人该行政机关的名称、联系方式。
本案中，针对原告李某提出的3项政府信息公开申请内容，被告海淀区政府向区市政市容委、区规划分局、甘家口街道办发函进行查找，区市政市容委与区规划分局均回函称未查找到相关信息，甘家口街道办回函称针对第一项申请内容查找到十二条相关信息，针对其他两项申请内容未查到相关信息。同时，被告海淀区政府以“三虎桥南路”“安装隔离护栏”“安装护栏”“护栏”等为关键词在本机关进行了查找，未查找到相关信息。对于第一、二项信息内容，目前相关法律、法规及规章均未规定被告海淀区政府负有制作或获取上述信息的法定职责，且被告海淀区政府在本机关及向相关部门发函查找后，已履行了查找义务，故被告海淀区政府根据查找情况告知原告李某申请获取的第一、二项信息不属于本机关公开范围，并建议其向相关部门咨询并无不当。对于第三项申请内容，被告海淀区政府提出的关于原告李某陈述的信息制作主体“北京市道路交通管理局”不存在，该主体批准安装护栏的文件不可能存在的意见，应予采纳。被告海淀区政府根据上述情况及信息查找情况，告知原告李某申请的第三项信息不存在，符合法律规定。据此，判决驳回原告的诉讼请求。经原告提起上诉，北京市高级人民法院作出驳回上诉，维持一审判决的终审判决。