合同管理问答——订立合同应当采用什么形式

摘要：订立合同可以采用哪些形式，是不是只有纸质合同才算是书面形式。对于“来不及”签署而履行在先的合同，或者口头形式的合同，如何确认补救。
说起合同，通常指书面形式的合同。根据法律规定，订立合同的形式既可以有书面形式，也可以采用口头形式和其他形式。所谓书面形式，也并非仅指纸质文件，以合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等形式订立的合同均为书面形式的合同。
对于合同形式的选择，首先应当遵守法律规定。对法律明确要求采取书面形式的合同，例如，借款合同、期限六个月以上的租赁合同、融资租赁合同、建设工程合同等，应当按照法律规定采用书面形式。由于书面合同可以固化约定内容、保留交易证据、促进交易安全，在履行中或发生纠纷后，可以最大限度地还原交易背景和内容，并可以通过违约条款等保护守约方的利益，因此，建议尽量不以口头形式订立合同，所谓“空口无凭”，也是这个道理。
实践中，存在尚未正式签订书面合同即已开始履行的情况，一方已经履行主要义务、对方接受的，合同已成立，即“事实合同”。这种先履约、后签约的事实合同关系，可能因约定不明确、条款不齐备而导致纠纷，一旦出现纠纷，当事人也很难再签订合同文件了，而仅凭履行行为、会议记录、邮件往来等证明各方约定的权利义务和违约责任，是非常困难的。因此，应当先订合同，再履行。对于“不得以”为之的情况，可以先把各方达成的交易要点书面确认签署，或者事后及时书面确认。
此外，以招投标方式订立的合同，还应当满足《招标投标法》的特别要求。根据法律规定，招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。