合规视角下合同管理的操作建议

随着大合规时代的到来，企业对合规工作越来越重视。《中央企业合规管理指引（试行）》指出，“市场交易”是合规管理的重点领域，合同是市场交易的载体，是企业最基本的行为，企业的商业目标大多是通过合同实现的，因此，可以认为合同的合规管理是企业合规管理的重要内容。

合同管理包括但不限于合同签署前涉及资信审查、立项、谈判；合同签署中涉及合同审核、审核意见的反馈、合同的审批和用印；合同签署后涉及履约的跟进、存档及证据搜集。本文将对合规视角下合同管理的几个关键环节进行探讨。
合同签订前的资信审查与风险防范工作
腾讯与老干妈之争，从前期腾讯公司状告老干妈公司，请求冻结其千万资产，期间事件几经反转，最终贵阳市公安局双龙分局发布警情通报指出，该纠纷系不法人员冒充老干妈公司市场经营部经理，与深圳腾讯公司签订合作协议，出现腾讯公司起诉的乌龙事件，但这件事从侧面给我们在企业合同合规管理中以充分的警醒。
从这个不久前的案例我们可以看出，合同成形之前，对合同的管理就已经开始了。合同签署前，资信审查环节尤为关键，关系到在一份合同里，是否选取了合适的交易对象、采取了合适的交易方式。
因此，合同如何签订，合同是否可以正常履行，关键在于具办人能否真实了解相对方的诚实信用及履约能力，而资信审查与尽职调查就是在发生公司行为或经济活动时，对相对方信息及市场行情进行客观的分析履约能力。企业在签订合同前应当进行充分的审查工作，很多企业在这方面就为我们提供了很好的例子，例如：西门子公司就非常重视合同签订前的资信管理，有一个完善和独立的信用管理团队，资信审查管理分为三个模块：客户资信调查评估、客户资信档案的建立和管理、客户资信信息的定期更新。
资信审查重点关注内容主要包括以下几点。首先应了解该标的物所在领域的市场行情，判断合同标的物的价值；其次，需要调查相对方主体的历史沿革，营业执照原件、经营发展现状，资产状况，有无重大诉讼、强执记录，有无不良信息等，授权代理人的代理范围及代理的真实性。
此外，企业业务人员对外签约时需要授权。建议企业在有关介绍信、授权委托书、合同等文件上尽可能明确详细地列举授权范围，以避免不必要的争议。业务完成后建议公司尽快收回尚未使用的介绍信、授权委托书、合同等文件。
1、资信审查及部门分工
经过调研，以某公司为例，在合同签署前的资信审查环节，较理想的部门设置及流程如下图：

资信审查发起部门（一般是业务部门）：负责向合同对方收集相关的基础资信材料，提交或者补充给资信审核部门；
资信审查管理部门具体是指本单位的信用部门或承担运营管理职能的部门，负责进行资信审查从而确定合同对方的签约资质和履约能力，根据审查结果对合同对方进行合理的授信，并将结果反馈给各相关部门；
资信审查协助部门，包括法务部门（或律师事务所，下同）和财务部门等，在此过程中提供和本部门职能相关的协助，法务部门重点协助审查合同对方主体是否合法、有效等，财务部门主要协助审查对方财务数据相关的内容。
在资信审查环节的部门设置中，最核心的是资信审查管理部门，该部门应当是专职的，需有足够的能力和配备足够的人员来承担资信审查工作。实践中，有的公司有大量的资信审查事项，但仅在某部门中设置一两名资信审查人员，无法满足实际需求；有的公司资信审查发起部门和管理部门是一体的，即由业务部门自行进行资信审查，易使业务部门出于业绩的考虑对判断缺乏中立性和客观性，前述情形应当予以避免。
2、资信审查方式及要求指引
根据合同对方系新合作方或长期合作方，资信审查方式及要求应区别对待。详细审查内容建议参考下表设置：


合同签订前的审查与反馈
合同签署中，每个公司基本都会制定合同审核、审批及用印相应的制度和流程，但对于合同审核意见的反馈，做法千差万别，是实践中的难点。
大量企业合同在签署前由法务或者律师进行确认，若未接受法务或者律师意见或上述审核人员认为合同存在较大风险，则无法对合同予以用印。也有部分企业的高风险合同由公司CEO直接作为审批人。
但也有很多企业未建立起明确、规范的合同审核反馈流程；或者存在虽有反馈，但反馈内容粗糙、流于形式的情形。
1、法律审核意见反馈指引
经调研，我们认为，在法律审核意见反馈环节，较理想的分工及流程如下图：

1）合同审核发起部门提起合同审核流程
合同审核发起部门（通常为业务部门）率先提起合同审核流程。在该步骤，发起部门原则上应当提交WORD版本的合同，不应提供PDF版本或对方已经盖完章的纸质版，以防止合同审核流于形式，同时应当一并提供合同相关的文件（如担保合同提供主合同，补充协议提供原合同等）。
2）法务或律师对合同进行修订及风险评估
法务或律师出具审核意见过程中，除需对协议进行修订及批注外，对于总体性风险、重大风险或重要待确认事项，应进行电话沟通确认予以特别提示并出具法律分析意见，且审核的法务或律师一般情形下应由前期跟进谈判的人员担任进行合同审核，方便进行衔接及在协议中落实谈判要点。
针对审核意见，合同审核发起部门的反馈和说明尤为重要，应重视并尽量采纳法务或律师的意见，对于法律意见的采纳情况、不能采纳的原因及风险防范措施，应该进行准确并具针对性的反馈；除关注协议修订版外，需高度重视有关总体性风险、重大风险的提示及法律意见书。
此外，建议各企业设置提升决策领导层级的机制，在业务部门反馈相关重大风险无法避免、而法务部门或律师建议不予签署时，由上一级领导进行决策。此外，实践中，在领导审批环节，若领导仅批复原则性的“同意”，未针对各部门会签意见一一批复，则存在难以确定最终版本的问题，故领导签批意见需尽量明确。
3）完善公章保管、使用制度，避免“真印章、假合同”等任何危及企业利益的情况出现
司法实践中存在着大量案例：公司没有建立妥善的公章保管制度以及用章流程，导致伪造合同后加盖公司公章被认定为合同真实有效。根据检索的169例“真印章、假合同”案例，其中有162例案件法院均以无证据证明或无足够证据证明为由，否定当事人对涉案合同虚假的主张，并以公司印章真实为由，认定合同内容真实有效，具体内容可以见往期文章“大数据报告 | 从司法案例看“真印章、假合同”的法律认定”。
在此，我们建议公司完善有关公章保管、使用的制度，杜绝盗盖偷盖等可能严重危及企业利益的行为。在签署多页合同时加盖骑缝章并紧邻合同书最末一行文字签字盖章，同时也防止少数缺乏商业道德的客户采取换页、添加等方法改变合同内容侵害您的权益。
此外，在用印步骤，用印部门除核对相关合同是否经审批外，还应对法律审核意见是否采纳、是否已进行反馈及说明进行把关，否则不予用印。用印后做好签署版本的留存备案工作。
合同签署后的履行管理
1、按照合同约定严格履行权利义务，树立诚信意识
企业和客户之间订立的合同如果不存在违反法律、行政法规的强制性规定、损害社会公共利益等情形，即为受法律保护的有效合同，双方有义务严格遵循约定，全面履行合同。无论是单位改变名称、企业股权易手，还是法定代表人、负责人、经办人变更，都不能成为不履行合同的理由，这也是维系企业商业信誉的重要保证。
2、任何变更均需采用书面形式
受经济形势变化影响，在合同履行过程中双方变更合同内容，包括数量、价款、交货、付款期限等现象较多，任何已签署的合同条款发生变化双方均应采用书面形式，修改条款应采用下列表述：本合同签订后，经双方协商一致可对本合同进行修改。本合同的任何修改均应采用书面形式，并经双方法定代表人或授权代表签署并（注：如果委托人提供的合同文本没有将代表签字作为生效条件之一的，则删除“法定代表人或授权代表签署并”）加盖公章后方为有效。修改形成的附件或补充协议是本合同的组成部分，与本合同具有同等法律效力。
同时，为避免纷争，建议您妥善保管对于证明双方之间合同具体内容具有证明力的下述资料：与合同签订和履行相关的发票、送货凭证、汇款凭证、验收记录、在磋商和履行过程中形成的电子邮件、传真、信函等资料。
3、加强证据留存，慎用合同撤销权
如果认为对方在签署合同过程中存在欺诈、胁迫行为的，或者事后发现签署合同时对合同内容有重大误解，或者您认为合同权利义务安排显失公平的，可以请求法院撤销合同。但是务必自知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使撤销权，否则将失去请求法院撤销合同的权利。当然，单位需要留存好相应证据，在撤销权行使期限内提出的请求是否能得到法院支持还将取决于您所举证据是否充分。
以买卖合同为例，梳理了一些证据要点，供参考：