仓储合规管理要点指引——以多零部件加工组合产品的仓储管理为视角

前言
仓储管理作为高端制造业企业如期完成科研项目、高效对仓储增值变现以实现企业盈利的重要管理手段之一，它在落实生产计划、保证有序生产、如期交付产品、提高资金利用效率和防止仓储贬值等方面具有重大意义。企业合规管理的目的，首要目的是风险的防范，根本目的还是要以科学的合规管理助力企业降本增效、增强企业的竞争力。仓储管理作为企业生产经营的紧要部分，特别是针对产品为上千、上万个零部件组装加工的高端制造业企业（例如大件工务产品、汽车行业企业）而言，其管理制度的制定和有效运行，是企业合规管理重点之一。本文将以“多零部件加工组合产品的仓储管理为视角”，高度融合制造业企业实际经营情况，介绍制定仓储合规管理制度应关注的要点问题。
大多律师、甚至是部分制造业企业的法务部门，在协助或自行制定仓储合规管理制度时，不清楚仓储管理是什么、涉及的哪些管理范围、管理流程是如何行进的等等实际经营情况，为了建立制度而建立制度，最终的结果是这些制度要么被束之高阁、要么成了部门之间矛盾的根源、要么成了工作推诿的依据等等，没有将制度应有的作用发挥出来。为此，我们会一并简要介绍一下仓储管理的基本知识，当前仓储管理方面普遍存在的问题。
一、仓储管理的基本知识
在许多现代仓储设计中，仓库仓储较之固定地点的传统静止储存状态，更应该被看作是一类动态连接/转移需求设备。以制造业仓储物料为例，工厂语境下“物料”通常作为一项广义概念被使用，它不仅指原材料，而是包括与产品生产有关的所有物品，如原料、外购件、外协件、半成品、成品及备品备件等材料及产品。
仓储部门传统职责在对仓库进行标准化仓储管理，负责物料的出入库管理，确保材料及产品在存储期间的质量；同时，仓储部门需要注重同需求部门、使用部门等的对接、连接，及时为生产提供优质原料、零配件以及半成品；为销售部门提供合格优质的产成品及完整清晰记录产品出入库情况并定期向财务部汇报数据，通过适当外延协作职责边界，充实完整仓储部门职责。
（一）仓储物料入库交接、验收
根据产品订单结合库存情况等相关情况，生产部门制定生产计划，物资部门根据生产几环制定物资采购计划，在物料接收前端环节，仓储部门针对物料包装与数据交接、验收，会同物资部门就物料入库、质量管理部门就外购件、外协件的检验进行有效协作。本部分以“外协件、外购件的检验及入库”为例，就该类物资产品的具体入库检验流程进行概要介绍：
1.确定外协件、外购件质检技术标准
一般按照前期有关技术文件进行，当检验要求存在调整或变化时，需应经过相应工艺技术部门审定。
2．进行数量外观检验、尺寸理化性能试验
外协件、外购件进入公司后，采购部门进行产品表面质量、包装质量、材质标记及规格型号等的外观检验；再由质量管理部门进行尺寸检验及理化性能试验。所有物资材料需经过验证方可入库。
3.填报物料购置检验记录，出具物料购置报检/合格通知单
4.检验合格产品入库办理
经检验合格的物资产品，库管人员依据如ERP系统中的物资采购计划数量同采购人员清点确认后，办理入库手续，由库管人员分类放置。由ERP系统管理下，仓库点收数量原则上不得大于物资采购计划数量。
5.检验不合格品标识隔离处置
经检验不合格的物资产品，由质量管理部门填发相应不合格品处置单，通知物资采购部门，并对本批不合格品做出明确标识，隔离存放，按不合格品控制程序处置。
（二）物料入库后的发放、领用及成品管理
1．物料入库后的发放、领用
各车间单位根据生产制造部门下发的生产计划提报领料单据，根据领用物资产品的类别不同，经库管人员核实后直接发放，或经主管领导审核签字后由库管人员发放。
此环节有两类情况需要特别予以规范，一是隔离存放处置的落实，如车间领用后如发现入库产品存在质量问题，库管人员对不合格品的隔离区处置（待退、换处置，采购类合同对应条款细化约定），避免仓库内与正品混放混置；废旧物资应隔离集中存放，统一处理；二是对于外购件、外协件材质、规格的代用，必须由产品工艺部门确认是否属于可代用情况，签署书面代用准许凭证，仓储部门方可放料发料。
2．仓储部门成品管理
针对铁路钢制工务产品的特性，以辙叉为例，不同成品仓储存放要求类似垫料，均存在不同要求，如“尖、基、导轨底层料垫采用钢轨，其他层间采用垫木，垫木宽30mm、高40mm”，仓储部门需严格落实具体存放要求，避免成品生锈造成销售成品质量问题，及堆码不合规定导致库房安全隐患。
另一方面，铁路工务产品型号品类繁多，加工工艺要求各异，成品入库前，需由车间开具成品入库单，质量管理部门出具检验合格证，库管人员根据入库单据所列名称、规格型号、加工工艺及数量等清点入库；为最大程度避免成品出货对应规格、材质错误，仓储部门必须在成品入库时对每种入库成品粘贴标牌，清晰醒目标识内容（名称、规格、图号、材质）等。
二、目前企业在仓储管理方面普遍存在的问题
（一）仓储管理制度不健全
当前，部分高端制造业企业是由传统制造业企业转型升级而来，管理层对仓储管理还是原来的传统人治模式，虽然部分企业制定的仓储管理制度，但是，现实中仍旧存在如下问题：一是在物料的出入库、运送、盘点等方面没有明确规章制度；二是鉴于多零部件数量较大、存放保管要求不一，部门间的不协作等等问题直接导致库存混乱、企业成本增加；三是管理人员工职责不明确、分工不清晰，一人多岗、一人多权的现象普遍存在，极易出现徇私舞弊的现象，导致在采购、生产、 销售、发货、回款等各个方面存在相应的问题。
（二）仓储管理方式落后
随着经济全球化竞争的加剧和我国市场经济体制改革的深化，互联网工具的介入等，客户要求企业缩短产品交付的时间，促使企业产品生产过程中的每一个环节都科学合理合规。但是，部分高端制造企业企业仍在采用落后的管理方式，比如手工记账不能及时收集和存储大量数据，远不能满足当下的账务处理和报表分析；研发部门在设计产品工艺流程时，对产品下料的标准用量留下一定冗余，但是随着生产技术及设备的不断优化升级，以前留下的余量数据未及时更新，增加了库存管理的难度；再有，部分制造业企业中，经常出现采购计划、生产计划和销售计划不平衡的情况，特别是在多零部件加工组装生产的企业，有时间采购、生产和仓储不及时数据沟通，要么物资短缺，要么物资积压，造成制造业企业的成本浪费，等等上述落后的管理方式，导致经常出现产品无法按照规定的日期发货的违约情况发生。
（三）仓储人员整体素质不高
管理者对仓储管理工作重视不够，认为库管员只要如实做好物料和产品的收发登记;财务人员只要做好核算、保证账实相符;经营管理缺乏精益生产系统管理的理念，对库管员素质要求不高，甚至为了节约人工成本，聘用一些非专业和缺少相关工作经验的员工，导致仓储管理混乱，极大影响了生产计划的执行、销售合同的兑现，甚至出现私拿私售的违规违法现象。
三、制定仓储合规管理制度时应关注的主要方面
为了使得仓储管理制度适用于高端制造企业的经营需求，发挥合规管理制度的重要作用，在制定仓储合规管理制度时，我们提出如下几点建议。
（一）管理层支持，制度合规部门牵头，全程多部门联动合作
企业中，没有管理层的协调和支持，相关部门难以联动合作支持合规部门制定科学合理合规的仓储管理制度。销售部门是物料入库标准及相关要求的原因起点，销售部门负责订单获取，其中将客户对产品的要求明确、准确地了解并录入订单，是销售部门向生产部门下达内部订单的重要信息，待技术、采购、生产、仓储部门备产。技术部门按照销售部门提供的关键信息，准确地提供物料的组套清单，确保不同型号的产品适用的技术条件、规格特性等符合合同要求，亦是是物料入库时的验收标准。采购部门接收订单后，结合库存情况、交货、排产期，以及技术部门提供的各类参数，制定采购计划，保障生产的同时，减少存货占用资金。生产部门根据上述情况，从仓储部门领取物料，保质保量完成生产，将合格成品入库，待客户提货。 物流部门根据发货时间要求，自仓储部门出库合格产品送达用户。其间，仓储部门还需随时向销售部门提供各类存货型号、数量等待销数据，以备销售部门向客户确认是否有现货可售，或提前通知客户送货时间等。 财务部门需定期定期盘点，提供存货分析，尽量减少长账龄库存，减少资金占用，为制造企业的存货管理工作提供可靠的报表数据。
上述多部门工作均与仓储管理工作链接，如果仓储管理制度的制定没有上述多部门的联动参与，要么环节缺失，要么制度不科学不合理，不能企业经营高度融合，导致制度的制定工作走形式，浪费企业人力、物力。
（二）仓储合规管理制度既要内容清晰明确，又要与各部门有效衔接
高端制造业企业自产品研发、试制、试用到物料采购、生产、销售、物流、回款、售后等，经营链条较长又环环相扣。仓储部门负责物料至产品全过程的对接和流转。这就要求仓储合规管理制度不仅要本部门职责清晰和健全，还有制度上与其他部门形成有效合理的衔接，既要责任到人，又要人与人之间、部门和部门间可以高效协作，以系统经营的思维制定仓储合规管理制度。
（三）在仓储合规管理制度中融入先进的管理理念和方式
传统制造业遗留下来的管理理念和方式，仍然在极大影响管理层对企业的经营和管理。现在部分制造企业还在排斥OA系统的使用，拒绝采用ERP 系统，这让长链条经营的高端制造业企业，在面对网络平台云端销售时，不能满足该销售方式在产品现货存量和周转上，提出的更高的时限要求，无法对接现代化的新型销售模式。企业迫于这种快捷和低成本的销售方式的压力，必须在制度中融入先进的管理理念和方式，以指引全体成员从意识和行为上学习和使用现代化的办公工具，发挥员工的积极性，选择适合自身企业的仓储管理办法，把仓储管理放入整个供应链视角下进行管理，促进企业持续快速发展，实现企业战略发展目标。
结语
企业的规章制度是其组织行为准则，是国家法律法规在企业的具体化，科学合规的规章制度必然促进企业的发展。高端制造业企业的仓储管理是实现研发、生产、销售的重要物质基础，适应企业的个性情况、并能解决企业痛点，适应全球经济发展需求和合规要求的管理制度，才能为企业保驾护航、提升核心竞争力。