HR必须知道的“离职证明”那些事

离职证明，是指用人单位与劳动者解除劳动关系的书面证明，是用人单位给离职员工办理离职手续的重要内容之一。
很多员工在离职后，常常会要求用人单位开具“离职证明”，原因不外乎以下两点：
其一 现在很多用人单位在招用员工时，均要求求职者提供上家单位开具的离职证明，以便了解求职者在上家单位的相关信息，用于判断其与拟招用岗位的匹配程度，往往也据此作为是否录用的依据之一；
其二 根据我国失业保险相关法规，员工非本人意愿离职的，持离职证明去人社部门进行失业登记，可按规定领取失业保险金。
那么，是否可以拒绝开具“离职证明”？根据劳动合同法的规定，给离职员工开具离职证明，是用人单位的法定义务。
《劳动合同法》第五十条第一款规定“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明……”可见，每当有员工离职时，用人单位应当主动给其开具离职证明。
并且，根据《劳动合同法》第八十九条规定“用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。”
因此，在员工离职时，若用人单位未及时出具离职证明的，用人单位将会面临行政处罚以及承担给员工造成损失的赔偿责任。
HR们跟着我们一起来看一则案例，学习开具离职证明中的法律风险及技巧。
01公报案例丨蔡玉龙诉南京金中建幕墙装饰有限公司劳动合同纠纷案
原告：蔡玉龙。
被告：南京金中建幕墙装饰有限公司
当事人主张
原告蔡玉龙诉称，其从金中建公司离职后，因金中建公司未及时将述证书归还，未及时出具离职证明，未及时办理建造师转出、社会保险及公积金转移等离职手续，导致其不能重新就业。现诉至法院，请求判令：金中建公司出具离职证明，协助办理建造师转出、社会保险及公积金转移等离职手续 ，并要求金中建公司支付因不办理离职手续，致其无法再就业的损失。
被告金中建公司辩称，原告蔡玉龙主动向公司申请辞职，蔡玉龙要求公司賠偿损失的请求不能成立，请求驳回蔡玉龙的诉讼请求。
南京市江宁区人民法院一审审理查明
原告蔡玉龙于2014年2月24日入职被告金中建公司，双方于当日签订劳动合同一份，合同期限自2014年2月24日起至2019年2月23日止。2015年3月28日，蔡玉龙“因个人事业发展机会需要"，向金中建公司提出书面辞职申请。2015年4月28日，双方签订解除劳动关系协议。离职前12个月，蔡玉龙的月平均工资为13975元。
关于被告金中建公司是否拖延归还证件并不办理原告蔡玉龙离职手续致蔡玉龙无法顺利就业问题，蔡玉龙称其未找到工作，因为所有应聘单位均要求其提供岗位相关证书，其中南京倍利达新材料有限公司要求其提供一级建造师证书、离职证明、社保转移手续等。金中建公司主张蔡玉龙自行离职，且离职后至其他单位就职，故不应支付蔡玉龙无法找到工作的损失。
南京市江宁区人民法院一审审理认为
关于原告蔡玉龙主张的离职手续问题。用人单位应依据劳动合同法规定在解除或终止劳动合同时出具解除或终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。用人单位亦应为劳动者办理工作岗位涉及证件的相关转移手续，以便于劳动者再次就业。
本案中，原被告双方劳动关系于2015年4月28日解除，被告金中建公司应依照法律规定和合同约定为蔡玉龙办理上述手续，故对蔡玉龙要求金中建公司出具离职证明，协助办理建造师转出、社会保险和公积金转移等离职手续的诉讼请求，予以支持。
关于原告蔡龙主张的被告金中建公司应赔偿其未就业损失问题。用人单位不及时为劳动者办理离职手续，未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，导致劳动者在再次就业时无法办理相关入职手续，或者无法出示相关证件，而不能顺利就业的，损害了劳动者再就业权益，应依照法律规定给予赔偿。
本案中，原被告双方劳动关系于2015年4月28日解除后，金中建公司未在法律规定的期限内为蔡玉龙办理离职手续，一方面，劳动合同法规定，用人单位招用与其他用人单位尚未解除或终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。
因此，用人单位在招用劳动者时通常要求劳动者提供离职证明、档案和社保转移等手续，因金中建公司拖延办理，蔡玉龙无法向新单位出具，可能影响蔡玉龙再次就业，综上，金中建公司未及时为蔡玉龙办理离职手续，已经影响蔡玉龙再次就业的权益，应给予蔡玉龙赔偿。
法院判决
依照《中华人民共和国劳动合同法》第五十条、第八十九条、《中华人民共和国民事诉讼法》第六十四条之规定，作出判决：
一、被告金中建公司支付原告蔡玉龙未办理离职手续而造成的损失。
二、被告金中建公司于本判决发生法律效力之日起15日内协助原告蔡玉龙出具离职证明、办理建造师转出手续、社会保险和公积金转移手续等离职手续。
02精益化法律指引 企业开具离职证明包含要点
看了以上案例，HR们是不是有所感悟，那么让我们给大家总计如下要点：
首先 根据《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第二十四条规定：“用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限”。因此，离职证明必须写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等四项内容，缺少任何一项，员工有权要求单位重新开具离职证明。
其次 离职证明需载明员工的离职性质，一般而言，离职性质包括双方协商一致离职、员工辞职、因单位过错而导致的员工单方面离职、单位单方面辞退、无过失性辞退、经济性裁员、单位违法解雇等。
最后 需要注意的是用人单位出具离职证明的时间节点，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，如果因用人单位拖延出具，而给员工造成损害，用人单位需赔偿员工的损失。
劳动者是企业运转的活细胞，因此对于劳动者管理是企业经营管理中的重要一环，把控好员工的离职，企业才能更好的保护自己，从而走得更加长远。
若企业想要避开这些风险，最好的方法就是从本质上规避劳动人事风险，理顺好员工与企业之间的关系，针对员工从招聘到离职的各个环节、风险点进行梳理与剖析；将管理流程进行法律设计；再之后便是对落地执行所依赖的关键性表单文件、管理制度进行修订与规范，以此达到最大限度降低企业日常运营风险的效果。
如有疑问不妨约法律顾问好好聊聊~