有限责任公司如何合法召集临时股东会议

引言
有限责任公司临时股东会的召集，看似简单，实则牵扯到众多法律规定。会议召集者如有疏忽将会直接导致召集程序违法，进而影响到股东会决议的效力。尤其在股东之间存有矛盾，就将召开的会议事项存有争议的情况下，严格按照公司法规定召集股东会更显重要。本文将详述，如何合法召集有限责任公司临时股东会议。
一、关于股东会的定义及职权范围
（一）股东会定义
股东会是指由全体股东组成的，决定公司重大经营管理事项的机构，是公司最高权力机构，其他机构都由它产生并对它负责，属于公司的意思形成机关。
（二）股东会职权
依据《中华人民共和国公司法》第三十七条：“股东会行使下列职权：
（一）决定公司的经营方针和投资计划；
（二）选举和更换非由职工代表担任的董事、监事，决定有关董事、监事的报酬事项；
（三）审议批准董事会的报告；
（四）审议批准监事会或者监事的报告；
（五）审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案；
（六）审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案；
（七）对公司增加或者减少注册资本作出决议；
（八）对发行公司债券作出决议；
（九）对公司合并、分立、解散、清算或者变更公司形式作出决议；
（十）修改公司章程；
（十一）公司章程规定的其他职权。
对前款所列事项股东以书面形式一致表示同意的，可以不召开股东会会议，直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名、盖章。”
（三）股东会会议种类
股东会会议分为定期会议和临时会议。定期会议应当依照公司章程的规定按时召开，无需再另行召集。本文仅讨论如何合法召集临时股东会议。
二、关于股东会会议的召集和主持
（一）股东会会议的召集
依据《中华人民共和国公司法》第三十九条第二款：“代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事，监事会或者不设监事会的公司的监事提议召开临时会议的，应当召开临时会议。”
因此，有限责任公司的召集主体为：① 代表十分之一以上表决权的股东；② 执行董事、三分之一以上的董事；③ 监事会、监事。
注意：上述主体并非均有权直接召集股东会议，召集主体之间存有先后顺序，排位在后的召集主体，只有当其前位召集主体均不召集的情况下，才有权召集。
（二）股东会会议的主持
在完成会议召集工作之后，会议召开当日需要由相应主体开展会议主持工作，这项工作的核心是为了助推会议的顺利进行，比如宣读并推进具体的会议议程等。
依据《中华人民共和国公司法》第四十条：“有限责任公司设立董事会的，股东会会议由董事会召集，董事长主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。
有限责任公司不设董事会的，股东会会议由执行董事召集和主持。
董事会或者执行董事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会或者不设监事会的公司的监事召集和主持；监事会或者监事不召集和主持的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。”
可知，召集主体之间的顺位为：董事会、执行董事→监事会、监事→代表十分之一以上表决权的股东。
当前一顺序的召集主体经书面提议后不召集的，后一顺位的主体才可以召集。
三、股东会会议的通知时间和方式
（一）会议通知时间
1、应当提前十五天通知
《中华人民共和国公司法》第四十一条：“召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。”
公司法规定召集者应当提前十五天通知是为了保障其他股东有充足的时间为股东会作准备，保障其经营决策权。
2、从通知到达时开始计算通知时间
值得注意的是，该十五天为作出通知的时间还是通知到达的时间？这个在立法体系中尚无明确规定，但是在审判实践中已有相关案例。
在俞小琦等诉上海长信会计师事务所有限公司等要求确认股东会决议效力案中，法院认为：“我国原修订前的公司法规定，召开股东会会议，应当于会议召开15日以前通知全体股东。该条款明确是“应当于15日以前通知”，但该通知时间是指“通知发出”还是“通知到达”，未予明确。从公司法的立法目的来看，规定通知期限旨在保护股东充分行使股东权利。通知时间的要求是为了使股东在出席股东会之前有充分的准备时间，既使股东有充裕时间安排参加会议，也为股东提供充裕的时间就表决事项进行研究，能够对其合理性及合法性作出自己的判断和决定。所以，考虑到会议通知的交邮方式、会议场所与股东住址间的交通状况，以及股东因故可能需要委托他人等诸多因素，如以“通知发出”为通知时间，显然难以保证股东能够及时收到会议通知并进行充分准备，无法保护股东充分行使股东权利，公司法的立法目的则难以实现，因此，公司法对股东会会议召开的通知时间的现定，应理解为是“通知到达”的时间。”
可见，在司法审判实践中，一般认为是以通知到达的时间为准。召集者在发会议通知的时候应当充分考虑在途时间，确保其他股东能够提前15日收到通知。
3、如未提前15天通知会导致召集程序违法，继而影响股东会决议的效力。
根据《中华人民共和国公司法》第二十二条：“公司股东会或者股东大会、董事会的决议内容违反法律、行政法规的无效。股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，或者决议内容违反公司章程的，股东可以自决议作出之日起六十日内，请求人民法院撤销。
股东依照前款规定提起诉讼的，人民法院可以应公司的请求，要求股东提供相应担保。
公司根据股东会或者股东大会、董事会决议已办理变更登记的，人民法院宣告该决议无效或者撤销该决议后，公司应当向公司登记机关申请撤销变更登记。”
会议通知时间属于召集程序事项，如召集者提前十五天通知其他股东，将影响到召集程序是否符合法律规定，进而影响股东会决议的效力，审判实践中，该类案例屡见不鲜。
在（2007）淄民四终字第33号撤销董事会决议案中，法院认为：“杨滨川是2006年6月12日在淄博收到会议通知，2006年6月14日会议就在重庆召开，完全没有给杨滨川准备的时间，这实际上是不正当地剥夺了杨滨川董事对这次会议的表决权。”
（二）会议通知方式
具体通知方式应当根据公司章程规定办理。公司章程一般规定以邮寄的方式向股东于公司登记备案的地址送达。为了确保万无一失，召集人应当穷尽一切送达方式。审判实践中，因送达地址不正确，导致股东会决议被撤销的案例也不在少数。
在（2012）浦民二（商）初字第197号公司决议效力确认中，法院认为：“收件人系第三人的邮寄地址分别为……，且原告并无证据证明寄送邮件时第三人确实居住在上述地址的事实，因此原告无证据证明2011年9月2日下午召开临时股东大会的通知已于会议召开十五日以前通知全体股东，故2011年9月2日召开的临时股东大会违反了《公司法》及公司章程的规定，侵犯了其他股东的合法权利，该临时股东大会形成的《股东会决议》和关于《上海XXX工具有限公司章程》修正案仅是原告单方意思表示，不具有法律效力。原告要求确认2011年9月2日形成的《股东会决议》有效，不符合法律规定，本院不予支持”
因此，公司在召开股东会会议时应做好充分细致的准备，如至少提前15日发送书面会议通知（章程等另有约定按具体约定执行），会议通知应当包括召开时间、召开地点、会议方式、提交会议审议事项、召集人等。其中，会议通知中有关审议事项内容的表述应当准确、具体且清晰，以便股东提前了解进而作出有效决策。在此基础上，公司应当做好相应会议准备，比如会议主持人在会议前打印会议签到表、议案等会议材料，并将表决票发送给参会股东，同时安排相应人员做好会议记录等。
四、股东会会议的通知内容
1、会议通知中应当明确会议事项，可就会议事项另附会议提案。
会议通知中，除会议召集的时间、地点等必要事项外，还应当包括本次会议的事项。如前所述，公司法规定应当于会议召开前15日通知是为了保障其他股东能够为股东会作充分准备，保护其经营决策权。如召集者并未提前告知其他股东会议事项，其他股东自然无从作准备，实际上剥夺了其他股东的权利。
在（2018）京0105民初15755号马骏诉怡合公司公司决议撤销纠纷案，法院认为：“法律或者公司章程关于“召开股东会应于会议召开十五日前通知全体股东”的规定的意义，是确保股东提前获知会议议题所需要的信息，以便于提前了解会议内容、做好相应的会议准备，进而形成相关意见，参与会议表决，充分行使股东权利。通知内容中仅告知会议涉及的审议事项的名称，未明确告知审议事项的具体内容，在涉及多项议题且内容繁多、复杂的情况下，无法保障股东能够充分行使相应的权利。因此，该股东会在召集程序方面存在瑕疵。”
2、落款处的处理
落款处可由召集人签名加盖公司公章。如是董事会或监事会可以载明某某公司董事会（监事会）加公章，如无公章可以附董事会（监事会）的会议记录表明召集主体。
五、股东会会议召开过程的注意事项
在会议召开过程中，建议公司在各环节都留存书面材料，如有必要最好能做到全程录音录像。另具体细节建议如下。
（一）股东到会签到环节
如果与会股东是法人股东的，其参会代表应提交书面授权书（需有单位盖章、委托事项、委托日期等内容具体准确）及本人身份证明；如果与会股东是自然人股东的，则应提交本人身份证明，若为自然人股东代理人的也应提交股东的书面授权书及代理人身份证明。
（二）正式会议环节
会议主持人宣布会议开始后，尽可能保证会议按既定议程推进，在议案讨论中注意确保各股东有权进行讨论并提问，同时做到准确记录股东表达意见及建议，便于后续梳理以及存档。
（三）会议表决环节
在经过会议充分讨论后，参会股东对议案进行投票表决，发表同意、反对或弃权的意见，并在表决票上明确作出选择。
（四）会议结束后
形成会议纪要及最终的股东会决议文件，并让股东当面签字确认。
六、临时股东会决议可能出现的法律结果
（1）有效：会议程序和决议内容均符合法律、行政法规规定，且符合公司章程规定。
（2）无效：决议内容违反法律、行政法规规定。
（3）可撤销：会议程序违反法律、行政法规或公司章程；决议内容违反公司章程
（4）不成立：未实际召开股东会（全体股东一致同意且书面签字的除外）；没有实际进行表决；参会人数或表决权不符合《公司法》或公司章程规定；表决结果未达公司法或公司章程规定的通过比例。
综上，合法召集股东会议是为作出合法、有效的股东会决议作准备。律师建议各公司应当尽量完善其章程，可根据公司法相关规定就召集临时股东会事项作出更加详尽具体的规定，以期提高操作性，减少争议。