HR必看，实习生用工流程及注意事项

招用实习生，因实习生未与公司建立劳动关系，公司可不按劳动法规定标准支付工资，故成为很多公司节约人力资源成本的方式。但实习生招用事宜若处理不当，同样会给公司带来不小的用工风险。每年公司HR都会处理很多实习生招用事宜，HR在招用实习生时应注意些什么？笔者从公司用工风险防范角度，作了如下实习生用工流程及注意事项梳理：
一、核查实习生资格
根据《高等学校学生勤工助学管理办法》(教财【2007】7号)第二条“本办法所称高等学校是指根据国家有关规定批准设立、实施高等学历教育的全日制普通本科高等学校、高等职业学校和高等专科学校（以下简称学校）。”、《职业学校学生实习管理规定》（教职成【2016】3号）第二条“本规定所指职业学校学生实习，是指实施全日制学历教育的中等职业学校和高等职学校学生……。”以及劳动部《关于贯彻执行<中华人民共和国劳动法>若干问题的意见》（劳部发【1995】309号文件）“在校生利用业余时间勤工助学，不视为就业，未建立劳动关系，可以不签订劳动合同。”规定，不被认定为劳动关系的实习生主体应具备以下条件：1、实施学历教育的全日制普通高等学校、高等专科及中等、高等职业学校学生；2、在读，未领取毕业证；3、实习目的为勤工助学。故HR在招用实习生时，应结合以上3个条件，首先核查拟招用人员是否符合实习生用工主体资格。
注意事项
1、招用未满18周岁职业学校实习学生，应取得学生监护人签字的知情同意书；
2、核查身份时不得扣押学生的居民身份证、不得要求学生提供担保或者以其他名义收取学生财物。
二、签订实习协议
根据《职业学校学生实习管理规定》（教职成【2016】3号）第十二条：“学生参加跟岗实习、顶岗实习前，职业学校、实习单位、学生三方应签订实习协议。协议文本由当事方各执一份。”、《高等学校学生勤工助学管理办法》(教财【2007】7号)第二十八条：“学生在校外开展勤工助学活动的，学生勤工助学管理服务组织必须经学校授权，代表学校与用人单位和学生三方签订具有法律效力的协议书”的规定，公司在确定使用某实习生后，应尽快与该实习生及所在学校签订三方《实习协议》，通过协议形式明确公司及实习生的用工法律关系性质。签订《实习协议》时，应在协议中明确招用实习生的背景情况，并对实习生的工作时间、工作要求、劳动报酬、事故责任等进行明确约定。
注意事项
1、招用即将毕业领取毕业证的实习生时，特别需要注意应在协议中明确说明公司招用背景是为该实习生提供实习、实践机会，与其就业无关，以防止司法实践中被认定双方建立的是劳动关系；
2、职业学校顶岗实习生实习报酬，原则上不低于公司相同岗位试用期工资标准的80%，且顶岗实习学生的人数不超过公司在岗职工总数的10%，具体岗位顶岗实习的人数不高于公司同类岗位在岗职工总人数的20%（《职业学校学生实习管理规定》第九条、第十七条）。
三、安全职业培训
根据《职业学校学生实习管理规定》（教职成【2016】3号）第三十四条：“实习单位应当会同职业学校对实习学生进行安全防护知识、岗位操作规程教育和培训并进行考核。未经教育培训和未通过考核的学生不得参加实习。”的规定，公司应在《实习协议》签订后、安排实习学生正式上岗前，就工作流程、安全生产教育等内容对实习生作一次安全职业培训、考核。以备日后实习生在工作期间发生人生伤害、意外事故时，公司可主张实习生因违反公司安全操作流程自身具有一定过错，从而降低公司的赔偿责任。
注意事项
1、安全职业培训中应做好培训记录，确保接受培训实习生已签字确认；
2、公司不得安排实习生从事高空、井下、放射性、有毒、易燃易爆，以及其他具有较高安全风险的工作。
四、购买保险
根据《高等学校学生勤工助学管理办法》(教财【2007】7号)第二十九条：“在勤工助学活动中，若出现协议纠纷或学生意外伤害事故，协议各方应按照签订的协议协商解决”。《职业学校学生实习管理规定》（教职成【2016】3号）第三十六条：“学生在实习期间受到人身伤害，属于实习责任保险赔付范围的，由承保保险公司按保险合同赔付标准进行赔付。不属于保险赔付范围或者超出保险赔付额度的部分，由实习单位、职业学校及学生按照实习协议约定承担责任。”规定，因公司与实习生之间形成的是雇佣关系，而不是劳动关系，故实习生在工作中受伤的不被认定为工伤。又根据《最高人民法院关于审理人身损害赔偿案件适用法律若干问题的司法解释》，雇员在从事雇佣活动中遭受伤害，雇主应当承担赔偿责任规定，实习生在工作中发生人身伤害的，公司具有赔偿责任。为了最大程度降低公司用工风险，公司应为招用实习生购买人生意外伤害保险、雇主责任保险或者实习责任保险。在发生保险合同约定事故时，雇主责任保险中雇主应当承担的赔偿责任由保险人代为承担，而在人生意外伤害险中，保险人向实习生赔付后，不足部分实习生亦可向公司追偿，故笔者建议公司在为非职业学校实习生购买保险时可优先选择购买雇主责任保险，以降低自身赔偿风险。
注意事项
1、招用职业学校实习生，为实习学生投保实习责任保险是公司法定强制义务（《职业学校学生实习管理规定》第三十五条）；
2、建议应在实习协议中明确约定实习生遭受意外伤害事故时，学校、实习生、公司应如何承担相应责任。
五、登记备案
招用实习生后，建议公司HR应对实习生的所读院校、毕业时间、学生证等信息进行登记备案。定期核查所招用实习生是否即将毕业，并对临毕业实习生的去留及时作出考核决定，以防止实习生毕业后，公司继续用工存在应签而未签劳动合同需支付双倍工资的法律风险。
注意事项
1、应留意通过第三方途径核查招用实习生的毕业时间真伪；
2、做好登记备案交接工作，避免因公司内部工作失误，导致未能及时发现招用实习生已不具备实习生用工主体资格。