企业如何有效开展反舞弊内部调查工作

前言
2022年5月5日，最高人民检察院发布了六起检察机关依法办理民营企业职务侵占犯罪典型案例。这批案例涉及银行保险、电商、电子产品、快消品、轮胎制造领域民营企业。案件主要呈现以下特点：一是行为人运用专业知识，利用相关业务程序、制度漏洞作案。二是虚增交易环节，以“低买高卖”赚取差价的方式侵占公司财产。三是采取虚报、冒领薪酬，“公费私收”方式侵占公司财物。四是共同犯罪情况突出，作案群体层级分布广[1]。以上案例均涉及民营企业内部腐败问题，是典型的企业舞弊行为。企业舞弊行为能被查处并被公之于众，企业的反舞弊内部调查程序必不可少。
企业反舞弊合规有一定的系统体系，其中反舞弊内部调查是最重要的内容之一，本文主要聚焦反舞弊内部调查的方式方法、常见风险及风险应对展开探讨。
一、舞弊的概念和类型
舞弊可以被统称为一类非诚信行为的集合，迄今为止并未形成统一的概念。江苏省律师协会合规业务委员会发布的《律师从事合规法律服务业务指引》认为：舞弊行为是指公司的管理层、经营层、雇员或第三方中的单人或者多人，故意通过欺骗获取不公正或者非法利益的行为，体现为侵占资产行为、欺诈行为、利益冲突行为、腐败行为、其他舞弊行为。《企业舞弊防范与对策》一书对舞弊做出了如下定义：“企业中的舞弊，就是指企业职员或者管理当局利用账务上、凭证上的处理技巧，或利用交易过程中非法活动等敲诈手法达到以窃取资财或粉饰（掩盖）其贪污盗窃行为为目的的一种违法乱纪行为。如贪污、盗窃、行贿受贿、挪用资金、隐匿资金、偷漏税金、偷工减料、制假售假、缺斤短两、坑蒙拐骗等，都属于企业舞弊行为。”[2]舞弊是全球企业所面临的一个共同问题，其规模和发生频率近年来均呈现出上升的趋势，但多数被发现的舞弊行为都在企业内部进行了保密处理，并未公之于众。
舞弊主要包括以下三类：一是侵占资产类，包括有形资产和无形资产、商业机会；二是操纵财务报表类，主要表现为不实的收入、支出报告，不实反映资产负债表的数额，不实的篡改或隐晦披露，隐瞒资产挪用等；三是贪污、腐败类，主要表现为贿赂和酬金，盗用公款、未经授权提款、付款、未记录现金付款、收到贿赂、洗钱等。
二、舞弊的信号、产生原因及危害
一般情况下，企业的相关人员发生舞弊行为前，会表现出以下几个危险信号：入不敷出、与供应商或客户关系异常密切、资金困难、成瘾问题、控制欲极强和不愿与人分担责任这五种，在所有的舞弊案件中，84%的舞弊者至少显示了一个行为危险信号[3]。
舞弊产生的原因目前存在多个学术理论，较为知名的主要有舞弊三角理论、GONE理论、风险因子说、冰山理论、企业反舞弊四层次理论。根据美国注册舞弊审核师协会（ACFE）创始人史蒂文·阿伯雷齐特提出的“舞弊三角理论”，企业舞弊的产生是由压力、机会和自我合理化三要素组成[4]。当人们置身于一个控制因素少、会计责任松懈、诚信度低、压力大的环境中，绝大多数人都会实施舞弊。笔者认为，舞弊三角理论内容全面，科学合理，对抑制舞弊行为的发生有重大理论意义。刺激个人为其自身利益而进行舞弊的压力大体有四种类型：经济压力、恶癖的压力、与工作相关的压力、其他压力。机会要素是指可进行舞弊，而又能掩盖起来不被发现或能逃避惩罚的时机，主要有六种形成原因：缺乏发现职务舞弊行为的内部控制；无法判断工作的质量；缺乏惩罚措施；无知和能力不足；审计制度不健全。自我合理化是指舞弊者找到某个理由，使舞弊行为与其本人的道德观念、行为准则相吻合，常用理由主要有：这是公司欠我的；我只是暂时借用这笔资金；凭我的贡献应获得更多的报酬等。
舞弊行为对企业的不利影响主要表现在以下方面：一是使企业遭受有形、无形利益的损失，包括企业资产的损失、市场价值的流失、劣化口碑、打击股东信心等；二是可能为企业带来审计、财务、税务、不正当竞争等领域的行政处罚；三是带来商事风险，如合同违约；四是带来刑事处罚风险，舞弊行为可能涉及多种刑事犯罪。
三、如何有效开展反舞弊内部调查
企业舞弊行为长期以来都困扰着企业的发展，随着企业合规的兴起，如何进行企业反舞弊成为大家的共同关注。企业反舞弊最重要的内容之一是反舞弊调查，可分为内部调查和外部调查。其中，反舞弊内部调查是指公司企业内部监察机构或者高层授权的专业人员或团队，对员工侵害公司企业合法权益的不忠诚行为进行的调查、取证和处置，通过查明事实、明确责任，为公司企业高层的最终处理确立主动权的工作过程。
（一）反舞弊内部调查的主要方式
反舞弊内部调查活动有两个环节非常重要：一是调查人员与相关人员的访谈；二是穿插于调查过程的取证保全环节。
1.访谈调查
访谈调查的工作重点主要包括制定访谈计划、开展访谈及访谈记录。
（1）制定访谈计划。与被调查对象进行访谈不仅仅是简单的问答环节，而应当具有周全缜密的计划安排，其重点包括：基于此前调查过程中已经获取的线索、事实和证据，有针对性地准备访淡问题和内容，明确哪些证据可以在访谈中向被访谈对象展示等。对于被调查对象为多人的情况，如可能，应尽量分组在不同地点同时进行访谈，以避免被调查对象之间交换信息，沟通回复内容。要审慎考虑是否应当在办公场所以外的地点进行访谈。访谈人员通常应有两人以上组成并且应当熟悉调查情况且具备必要的专业知识。
（2）开展访谈。访谈没有标准的模式，需要注意以下几点要求：如可能，应尽量在征得访谈对象同意的情况下录音录像。要由访谈人员占据主导。在访谈过程中，尤其是开始阶段，不宜主动向访谈对象披露过多调查内容及已掌握的证据和信息。应注意安抚访谈对象的情绪，告知其公司与其进行访谈只是标准化的流程之一。
（3）访谈记录。制作访谈笔录时应当注意：制定内容全面、形式规范的访谈笔录的标准化模板。应清晰记录谈话内容，如果访谈对象提供文件资料的，也应对该文件的名称及其中涉及的主要内容进行记录。要求访谈对象在访谈笔录的每一页的页脚处签字，在最后一页结尾处写明“以上笔录内容我都已看过，和我说的相符”并签署姓名和日期。
2.调取相关证据
调取相关证据主要包括内部证据调取及外部第三方证据的调取。内部证据的调取对象主要以有明确指向的具体文件资料为主，其重点可能包括：与举报内容直接相关的文件资料，如相关业务合同、财务凭证、往来邮件等；与举报内容相关的背景资料，如部门管理政策、绩效考评制度等；与举报内容相关的运行记录，如相关的反舞弊规章制度、授权审批文书等。外部第三方证据的调取方式主要包括公开信息检索、走访第三方、查阅第三方提供的文件资料、第三方背景调查等，通常建立在内部信息调查的基础上。
（二）反舞弊内部调查活动的主要风险
1.超过必要限度的自助行为
公司财产受到舞弊行为的侵害，公司基于在情势紧迫而不能及时请求国家机关予以救助的情况下，依靠自己的力量，对舞弊者的财产或自由施加扣押、拘束或其他相应措施符合《民法典》的“自助行为”规定。自助行为的性质属于私力救济，与紧急避险、正当防卫的性质是相同的。自助行为作为正当化事由的根据即在于其是权利人对自己合法权利的自我保护，是对国家权力在维护社会秩序和公民个人权利不及时的情况下的有效补充。但是自助行为也应当有一定的限度：不得以限制人身自由或逼迫、暴力的方式要求被调查员工提供个人财物或者限定范围留置，要注意保证被调查员工的人身自由及财产安全，如果在调查过程中有过激行为，有可能涉嫌非法拘禁、抢夺，可能会面临承担行政处罚、刑事处罚的责任风险。
2.违反劳动法的人事处理行为
企业不可为了隔离嫌疑员工、减少舞弊损失而擅自对涉及舞弊的员工停薪留职或逼迫辞职，应严格按照《劳动合同法》第四章规定的“劳动合同的解除和终止”条件的相关要求进行合规处理。
3.侵犯公民隐私和个人信息的行为
企业在开展反舞弊内部调查的过程中，不可避免地会涉及被调查员工本人乃至亲属等自然人主体的个人信息，该信息可能涉及身份、居住情况、网络使用痕迹等人身性较强的隐私信息，在针对员工个人的背景、活动调查时，应严格注意把握调查的公私限度，明确红线，如非必要不可调查，在保证证据的证据能力的同时也要避免让企业面临其他风险。
（三）如何应对反舞弊内部调查的风险
企业推行反舞弊合规包含两个层面的目标价值：一是通过反舞弊活动来实现企业的合规经营，二是以合规的方式开展反舞弊活动。在反舞弊内部调查开始前、进行中，调查者可以采取以下措施，以降低内部调查工作潜在的违法性风险：
1.为员工提供相关办公设备及软件并提前获得相关免责承诺
为员工提供办公电脑等设备，预先明确告知设备及储存于设备上的电子数据均归企业所有，同时规定员工仅可将其用于工作用途而禁止用于存放个人文档等其他用途；为员工分配企业邮箱账户以及其他办公软件或系统账户，同时规定员工仅可将其用于工作用途而禁止用于私人通信、个人文件传输等其他用途。由员工自愿签署相关承诺书，同意企业可以根据管理或调查需要对其办公设备、办公软件、企业邮箱以及存放有工作信息的个人设备或邮件中的文件或数据予以查看和获取，并且承诺不会就此提出个人隐私受到侵害等主张。
2.在员工手册或规章制度中明确规定员工在反舞弊调查过程中的配合义务
就反舞弊调查可能涉及对以上办公设备、企业邮箱及其他办公系统中的相关文件或数据进行查看和获取的行为，在劳动合同、员工手册或规章制度中予以明确，并规定企业就该类审查无需单独获得员工同意，并且员工应当提供必要的配合和协助。规定员工不得使用企业分配的办公电脑、企业邮箱、办公系统以外的方式沟通工作信息或对工作文件进行传输和保存，并规定若员工通过个人移动设备保存传输或沟通涉及工作内容的信息或文件，则相关信息和文件属于企业资产且企业在开展相关调查时有权查看和获取，员工应当提供必要的配合和协助。
3.在调查过程审慎地采取停薪留职、降低薪酬待遇或逼迫辞职等措施
反舞弊调查作为一项非常规的控制活动，对于企业员工而言具有高度敏感性，如果实施不当会引发其抵触情绪进而对企业正常业务的开展造成负面影响。依据《劳动合同法》第三十九条的规定，劳动者在“严重违反用人单位的规章制度的；严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的”情形下，用人单位可以解除劳动合同。在调查过程中，对于是否达到严重情形的状况不明朗，企业要审慎采取停薪留职、降低薪酬待遇或逼迫辞职等措施。
4.在访谈调查过程要保障被访谈对象的相关权益
反舞弊调查的权限是有限的，为了确保证据的合法性，在访谈过程中要注意方式方法。访谈不能限制人身自由，不能使用暴力、威胁等侵害他人权益的方式，否则可能违反《治安管理处罚法》，甚至可能涉嫌非法拘禁罪。最好将访谈安排在工作的时间和地点，使被访谈者处于较为轻松的环境中，缓解其抵触和紧张情绪。
[注释]
[1] 参见中国长安网 http://www.chinapeace.gov.cn/chinapeace/c100007/2022-05/05/content_12623176.shtml
[2] 袁晓勇：《企业舞弊防范与对策》，北京经济学院出版社1995年版
[3] 参见《2020年反舞弊防范与调查报告—亚太版》
[4] 阚宇 周叶君：《刑事合规与企业反腐败、反舞弊实务指南》，人民法院出版社，2021年5月第一版