企业对员工的处罚体系设计

中国有句俗话：没有规矩，不成方圆。其意思是说，没有规则（即制度）的约束，人类的行为就会陷入混乱。这样一个朴素而重要的思想，可能没有人会认为它不正确，同样在企业当中亦是如此。良好的、规范的企业规章制度是维持企业作为独立组织存在的各种社会关系的总和，它是企业赖以生存的体制基础，是企业及其构成机构的行为准则，是企业员工的行为准则，是对企业功能的规定、是企业经营活动的体制保证，它可以防止管理的任意性，保障企业的运作有序化、规范化，降低企业的经营运作成本，增强企业的竞争实力。
然，企业规章制度的作用及效果只有在规章制度得到良好遵守的前提下才能产生，如何让员工遵守规章制度是企业管理的重要任务。但现实中，员工违纪或违法的现象是无法避免的，故对于违反规章制度的行为给予相应的处罚也成为企业管理的重要部分，没有处罚约束的规章制度是苍白无力的，通过处罚措施才能彰显制度的威严，进而达到企业通过规章制度进行有效管理的目标。我们必须对处罚的合法性有个全面、综合的掌握，切忌“小错重罚、处罚不当”造成企业因违反法律法规导致的处罚不当、得不偿失。
本文将与读者浅析企业如何构架合法的处罚体系，并通过合法的处罚体系对员工依法依规进行处理。
一、明晰处罚目的并非处罚
在讨论处罚体系的构架前，我们先需要明晰我们设计处罚体系的目的是为了什么？许多企业认为设计处罚程序的目的是为了员工出现错误时能够为企业提供处罚的有效依据，这其实是偏失的观点，我们首先应摆正处罚体系设计的首要目的并非为了处罚员工，而是为企业构建一个良好有效的秩序，让员工不去或不敢去破坏企业的规章制度，从而使得企业达到更好而不是避免最差的状态。即使员工因过错遭受处罚，也应达到让受惩罚员工不仅要有压力，更要有动力的效果。只有当企业明晰了处罚的本质目的，才能构建出最利于企业发展的处罚体系，使企业权益最大化的得到保障；如企业未在宏观角度把处罚作为整体管理的一部分却单独割裂出来，一味地追求苛刻严厉的处罚手段，其设计的处罚体系是无法发挥其应有作用，甚至起到背离作用。
二、处罚应有合法依据
处罚是指依据法令规章加以惩罚，首先就明确了企业的处罚必须有白纸黑字的规章制度作为依据，而不能采取口说无凭的形式对员工进行随意性的处罚，这就要求处罚条款的内容设计除包括不得或禁止某些行为外，更重要的是对于禁止性行为将进行怎样的处罚措施必须事前予以明确、具体；其次，处罚不仅要有依据，且该依据，即处罚员工的规章制度必须具有合法性，合法性应同时包含内容合法与程序合法，且缺一不可。
内容合法指规章制度的制定内容不违反相关法律、行政法规及政策之规定，如《劳动合同法》明确规定企业可以要求员工支付违约金仅限于劳动者违反培训协议约定的服务期限与竞业限制人员违反竞业限制条款两种情形，如果企业在规章制度中规定员工提前辞职或未尽到工作职责的应向企业支付违约金，则属于规章制度的内容违反法律法规，规章制度内容违反法律法规必然产生规章制度无效，进而导致企业将承担不利的后果。
同时，《劳动合同法》及相关法规对于涉及劳动者切身利益的相关规章制度有着严格的程序要求，而对员工进行处罚的规章制度即属于与劳动者切身利益相关的规章制度。对于此类规章制度，《劳动合同法》第四条及最高院司法解释均明确规定其制定程序为：“应当经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定，即经过相应的民主程序后，并将规章制度公示或告知劳动者，才符合规章制度的程序合法。”
所以，企业的规章制度是否合法应从内容与程序两方面同时观察，只有内容与程序均合法的规章制度才能作为企业对员工处罚的合法依据；否则，企业极易面临违法对员工进行处罚的风险。
三、处罚应具有合理性
虽然我国《劳动合同法》中只规定了规章制度应当具备合法性要素，对欠缺合理性规章制度的相关问题并未涉及。然而司法实践中，对于欠缺合理性的规章制度不应具有法律效力的观点已越来越强烈，所有违纪、违法、犯罪行为肯定是有过错的，只是过错的程度不一样而已。对其处理，要依法依规进行且应“罚当其过”已渐渐成为一种共识。
譬如，员工应聘时隐瞒了已婚事实，或者因为行政违法被拘留，企业便解除其劳动关系。企业这样做，不仅火候有点“过”，甚至违反了法律规定，最终不但达不到处罚员工的目的，反而可能因违法解除劳动合同而需另行向员工支付赔偿金，实属得不偿失！故企业在设计规章制度的处罚机制时不得过于苛刻，应从人性化的角度审视规章制度的合理性。如何审查处罚条款是否具备合理性呢？实践中主要是结合是否符合社会的普遍认知，是否符合公序良俗的原则来综合判断，如条款本身是不近情理的，则极有可能被认定为系不合理的条款。
四、处罚程序的完善
处罚的程序是保证企业正确实施处罚的重要环节，亦是处罚的重要内容。当前，员工出现违规行为后，许多企业虽然依据了合法合理的规章制度对员工作出处罚；然，当员工不服走上司法途径后，司法实践中仍可能裁判企业承担违法处罚的法律后果，其原因就在于企业对员工的处罚过于直接，缺乏必要的处罚程序，可能存在侵害员工知情权、申辩权、救济权等权益。即使企业振振有词，于情于理的诉说着处罚的合法合理性，司法机关最终仍会从公平、诚信的原则上作出不利于企业的裁判，而该类案例并不鲜见。
故企业应重视处罚程序的完善，设计保障员工的基本权益的流程，比如企业可以通过设计调查申辩环节以体现对员工权益的保障，当员工出现违规行为后，企业首先应通过《违规情况调查申诉单》对员工违规行为进行调查，赋予员工申辩的权利，并将前述内容书面化留存。企业通过对员工的调查申辩阶段全面了解情况后，再依据相应制度的规定将处罚结果告知员工并交由其签字确认，如处罚为解除劳动关系的，企业还应向员工送达加盖企业公章的解除劳动合同通知书。