股东会会议决议我们一般都很重视,但会议记录重要吗?没有会怎样?
答案是没有会议记录,股东会议决议可能会被撤销。
之前我们说过股东知情权的事情(点击蓝字回看相关文章),其中股东可以申请查阅复制的内容有:
“ 公司章程 ”
“ 股东会会议记录 ”
“ 董事会会议决议 ”
“ 监事会会议决议 ”
“ 财务会计报告 ”
股东可以可以复制查阅股东会会议相关内容的就是会议记录,可见其重要性。那么会议记录是个什么东西呢?
一、谁需要做会议记录
《公司法》第四十一条第二款规定:
“股东会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的股东应当在会议记录上签名。”
从字面理解就是:需要作股东会会议记录的是股东会。但股东会是个组织,需要有人来履行,我们可以天然地认为,谁召集、组织股东会,谁来做或安排人作股东会会议记录。
那么可以召集股东会的主体就包括:董事会(执行董事)、监事会(监事)、十分之一以上的股东。也就是这些主体在行使召集股东会会议、通过股东会决议的同时,需要制作会议记录。
二、没有股东会会议记录会如何
召开股东会会议并形成决议的,如果没有相应的会议记录,则会存在相应决议被撤销的情况。对于此类事件可查询到的案例并不多,但大多认可公司(股东会)应当提供会议记录,如果没有会议记录的,部分案例中法院会确认公司应当承担举证不能的责任,从而导致相应股东会会议决议被撤销。
也就是说会议记录是股东会会议召开及表决程序合法合规的证据,如公司无法提供相应证据,而部分股东申请撤销该等决议的,公司如无法提供会议记录并表明会议召集和表决程序符合法律和章程规定,那么相关决议存在被撤销的可能(具体可撤销事由参看之前文章:股东会决议的撤销)。
三、出席会议的股东不在会议记录签名怎么办
对此法律没有规定,只是规定出席会议的股东应当在会议记录签名,但如果部分股东不签名的,也没有规定相应法律后果,这就需要公司章程或根据议事规则等文件在此类事项上作出必要规定。
但按照一般的逻辑和法理,确实有部分股东出席股东会会议但不在会议记录上签名,那么其他股东应当在会议记录上将相关拒绝签名的情况记录在案,并签名确认。
这些都是无奈的补救措施,如果发生纠纷,势必因此类事项发生巨大争议,尽量公司在章程等文件中对此进行明确,减少纠纷的可能性。
四、法院判决的多样性
虽然法院通常是尊重公司自治的,但真要是因股东间纠纷诉诸法院的,不同地域的法院或者同一法院的不同法官对此类事项的认知和裁判是有可能出现较大的差距的:
1.有些法院会对会议召集的过程、会议召开的时间、时长、各方的发言和态度进行全方位的调查,然后根据各方举证责任对相关事项进行裁判;
2.也有法院会简单通过通话记录确认相关方履行了必要的通知义务,概况性的确认股东一方在众多电话记录中必然涉及股东会会议审议内容等;
3.也有部分法院会回避一些流程问题,通过法官个人“自由心证”对相关事项按照一般逻辑进行判断。
虽然可查询的有关股东会会议记录的诉讼纠纷案件并不多,但仍然在裁判结果上有众多不统一的情况,这源于之前多次提到的“公司自治”的理念,和不同法官对该理念的不同认识。
公司治理事项上,除了股东会会议记录有相应法律效果外,董事会、监事会都需要在每次会议形成决议的同时制作相应的会议记录,这些会议记录也会有与股东会会议记录相一致但略有区别的法律效果。
公司治理,尤其是多股东公司的公司治理中,还能对会议召集等流程等闲视之么?
没有会议记录的股东会决议会被撤销么?
作者:沃克来源:呈现法税

股东会会议决议我们一般都很重视,但会议记录重要吗?没有会怎样? 答案是没有会议记录,股东会议决议可能会被撤销。