仲裁秘书在仲裁程序中的重要性

仲裁秘书是指在商事仲裁机构中，专门从事仲裁业务，负责案件的程序管理和服务工作的人员，也有机构称之为“办案秘书”。仲裁机构在办理每一起仲裁案件中都会有仲裁庭秘书参与其中,仲裁秘书作为仲裁机构委派的协助仲裁庭推进仲裁程序、为仲裁庭提供服务的助手,其具有十分显赫的特殊性,发挥着十分重要的作用。
一、仲裁秘书的主要职能：
1、接到案卷之初的前置审查；
2、依据仲裁委员会《仲裁规则》缮制和发送仲裁文件、通知等；代表仲裁庭接受当事人递交的证据和文件,在当事人、代理人之间以与仲裁庭之间进行流转；负责仲裁庭成员之间、仲裁庭与仲裁机构之间的联系与沟通；
3、协助组庭和确定开庭时间；
4、庭审阶段：（1）庭前核对当事人及委托代理人的身份；（2）准确完整地记录开庭审理笔录；（3）参与仲裁庭评议,负责记录仲裁员意见；（4）在仲裁庭确定自行调查时,参与调查,负责记录；
5、负责印制和发送仲裁裁决；
6、仲裁案件终结后整理卷宗并装订成册归档；
7、根据仲裁程序需要和仲裁庭的安排,从事其他服务工作。
二、依据仲裁庭秘书的职责可以看出，其工作类似于人民法院的书记员。但实践中仲裁庭秘书的重要性和作用要远远大于人民法院的书记员，对其工作的要求、难度也更高。
首先，仲裁委员会既是公断机构，也是服务机构，仲裁庭秘书处于仲裁服务的前沿，是仲裁委员会的窗口，仲裁秘书担负着既要为仲裁庭服务、又要为当事人服务的双重任务。根据《仲裁法》规定的条件，仲裁员是来自社会各界的优秀人才、业内精英，因此对仲裁庭秘书的服务水平也要求很高。仲裁秘书是连接仲裁庭、当事人之间的一座桥梁，如何处理好仲裁员与仲裁庭、仲裁庭与当事人之间的关系，给仲裁员以应有的尊重，是仲裁秘书在工作中时常遇到的问题。所以，掌握好双方间沟通的尺度极为重要，既要做到热情主动服务，又要严格依法办事，将两者统一起来，才能通过仲裁秘书的言行真正体现出仲裁委员会是最讲理、最文明的地方，给当事人以宾至如归的感觉。仲裁庭秘书应当恪守职责，严格依照仲裁程序办事，不能因迁就当事人而放弃原则、违反规定，否则就会直接影响仲裁案件的质量和效率。
其次，仲裁秘书是仲裁案件程序的把关者，仲裁秘书能否把好第一道关，对仲裁案件的质量至关重要，毫不夸张的讲仲裁案件的程序是案件质量的命脉。仲裁案件实体问题可以有不同的认识和不同的解决办法，而对仲裁程序来说则是一错引发百错，即使是细小的程序问题，就能成为人民法院据此撤销或不予执行仲裁裁决依据。可见，仲裁庭秘书在程序方面的把关作用十分重要，尤胜于仲裁员和仲裁机构的其他人员。仲裁秘书对案件实体问题适度把关，有利于提高办案质量。此外，仲裁秘书在庭外还可以协助仲裁庭做当事人的调解工作，这在仲裁实践中是必要的、常见的，对案件实体问题的处理所起的作用也是明显的。在仲裁案件审结后，仲裁秘书还要认真细致地做好仲裁法律文书文字校对工作，尽量避免出现差错以保证仲裁的严肃性。
三、仲裁秘书的协调职能始终贯穿于在仲裁活动中，一是协调仲裁庭成员之间的关系。仲裁庭成员来自社会各界，仲裁庭成员之间的联络、沟通主要是通过仲裁庭秘书来进行的。如对开庭、合议时间的确定和对案件意见的交换等，往往需要仲裁庭秘书经过几个回合的协调才能完成。依据《仲裁法》的相关规定，仲裁员不得私自会见当事人。因此，当事人与仲裁员之间的所有联系和活动，都必须通过仲裁庭秘书，否则便有违法之嫌。如证据材料的接收、开庭与调解、庭外证据材料的调查核实、仲裁庭有关决定的告知与送达等，都是依靠仲裁庭秘书来完成的。在仲裁案件审理过程中，如仲裁员的回避、管辖异议的决定、裁决书的核阅、疑难案件的请示等，一般也是通过仲裁庭秘书上传下达的协调来实现的。同时仲裁秘书还要协调当事人之间、仲裁委与当事人之间的、仲裁委与法院等其他部门的关系。仲裁委与法院、审计机构、鉴定机构等部门的具体业务联系，基本上是由秘书进行的，如财产保全、证据保全、撤销和不予执行案件情况的沟通、造价评估、证据的鉴定等。
根据多年的仲裁实践证明，仲裁庭秘书全面发挥好上述职能作用，才能促进仲裁办案质量和效率的提高，促进仲裁事业的健康发展。但是，仲裁秘书队伍的建设，目前仍存在一些不容忽视的问题，表现为，对仲裁庭秘书工作的地位和作用认识不足，重视不够；对仲裁庭秘书没有形成统一、规范、科学的管理制度，人员流动性大，队伍不稳定；仲裁庭秘书素质参差不齐等。针对上述问题，今后要提高仲裁秘书在仲裁工作中的地位和作用的认识。充分要认识到，仲裁庭秘书是仲裁活动的主要组织者和管理者，对于保证仲裁办案质量和提高仲裁办案效率，具有举足轻重的作用；加强对仲裁庭秘书的教育培训工作，从加强职业道德和法律素养培训入手，提高仲裁秘书写作能力、语言表达能力、计算机应用操作能力和协调能力。同时，倡导尊重仲裁秘书在仲裁案件审理过程中付出的艰辛与劳动，积极配合仲裁秘书圆满的完成每一起仲裁案件的审理工作，共同携手前行，使我们仲裁事业更加辉煌。