员工自愿不交社保，补缴时滞纳金谁承担？

关键词：
公司治理
合同纠纷
劳动工伤
有的员工为了到手工资更多，或是公司所在地社保基数太高，会向公司提出让公司不为其缴纳社保，而这对公司来说也节省了用工成本。但若后来员工向税务部门投诉，要求公司补缴社保时，面临的一笔巨额滞纳金应当由谁来承担呢？
经典案例
甲于2020年6月13日入职A公司，签订了三年期劳动合同，担任销售岗位。
甲于入职当天以及6月21日，签署了两份《关于不参加社会保险声明》，两份声明的内容均为“本人将在户口所在地自行参保，不参加公司本地社会保险”，放弃公司为其参加社保。A公司也据此不为其购买社会保险。2023年6月12日合同到期，甲离职后，投诉公司未为其缴纳社保。经税务部门责令，A公司为其补缴了三年在职期间的社会保险以及垫付了滞纳金。对于滞纳金，A公司认为甲系自愿放弃社保，滞纳金应当由甲承担，故向甲要求返还这笔滞纳金。但甲认为这是公司义务，拒绝支付。A公司遂诉至法院。
法院认为，甲作为劳动者主动申请不缴纳社保，A公司作为用人单位明知缴纳社保属于法定义务却放任甲不缴纳社保，双方对于未缴纳社会保险均存在过错，并因此导致在补缴社会保险费用过程中产生滞纳金，按照过错比例，判决滞纳金应由甲承担60%，A公司承担40%。
风险提示
滞纳金属于因未依法按时缴纳社保费而产生的费用，该部分损失应由谁负担需结合双方过错认定。为员工缴纳社会保险是公司的法定义务，该义务不能通过员工自愿放弃社保的声明而免除。若公司放任员工不缴纳社保，则会被认定为存在过错，公司为员工补缴社保时需要按照其过错比例承担滞纳金。
公司治理建议
公司应如何管理员工社保问题，以减少承担大额滞纳金的损失呢？我们建议：
1、员工自愿放弃的，要求签署自愿放弃声明
若员工主动提出自愿放弃社保缴纳，企业可要求其签署自愿放弃声明。该声明在面临补缴社保及滞纳金纠纷时，用以证明员工对未缴纳社保存在过错，从而依据双方过错比例，合理要求员工承担部分滞纳金。在上海地区，此声明还可避免员工事后反悔起诉公司解除劳动关系补缴未缴纳社保时，企业被迫支付经济补偿金的风险。不过，企业务必明确，即便员工签署了自愿放弃声明，也无法免除自身依法为员工缴纳社保的法定义务。同时，不同地区司法实践存在差异，如北京地区，即便员工自愿放弃社保，若因此选择被迫离职，企业仍需向员工支付经济补偿金。所以，企业在要求员工签署声明时，需充分了解当地政策，谨慎操作，不能因声明而忽视自身的社保缴纳责任。
2、严格依法足额缴纳社保
严格依法足额为员工缴纳社保，是企业规避法律风险最为直接且有效的方式。公司应当从员工入职起三十日内向社会保险经办机构申请办理社会保险登记，并按时足额缴纳社会保险费。足额缴纳社保，不仅涵盖险种齐全，还包括缴费基数的准确核定，需根据员工工资收入如实申报，不能为节省成本而故意降低缴费基数。
3、未缴的及时补缴，补缴不受两年限制
一旦发现存在未缴纳社保的情况，企业应立即启动及时补缴程序。需要特别注意的是，社保费用的缴纳并不受“超过2年社保不能要求补缴”这一错误认知的限制。即便员工投诉要求补缴10年前的社保费用，只要事实确凿，企业就必须依法补缴。随着时间推移，累计的滞纳金数额往往十分巨大，这将给企业带来沉重的经济负担。因此，企业应建立常态化的社保自查机制，定期核对员工社保缴纳情况，一旦发现漏缴、少缴，及时进行补缴。更多关于员工自愿放弃社保的问题，可参考我们之前发布的《员工自愿放弃社保，还要付经济补偿吗？|公司法研》